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La génération de facture électronique au format UBL peut se faire au nom de tiers différents au sein du même dossier Logistics, en renseignant les coordonnées de ces autres tiers dans la Liaison avec plusieurs dossiers comptables.

Comptabilité

Hors ligne

Dans une comptabilité WinBooks :

Lors d'une liaison hors ligne avec la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur un autre poste) via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit, la facture est envoyée au format PDF et UBL dans la comptabilité pour être reconnue par Virtual Invoice et ensuite injectée dans la comptabilité.

Logistics transmet les factures au format électronique dans la comptabilité via portail de WinBooks DEP (Data Exchange Platform). Pour se connecter à cette plateforme, les paramètres de dossier et utilisateur doivent alors être spécifiés comme mentionné dans la section Dossier comptable) du paramétrage.

Dans une autre comptabilité : 

Vous avez la possibilité d'exporter les documents au format UBL

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Ce menu "Exporter vers XML (UBL)" permet comme son nom l'indique de générer des fichiers xml au format UBL en groupe ou a l'unité.

Les fichiers générés sont regroupés dans le sous répertoire DATA/UBL du dossier.

Ceci vous permet par exemple d'envoyer ensuite ces fichiers à votre comptable s'il n'utilise pas la gamme comptable WinBooks et qu'il utilise un logiciel compatible au format électronique UBL.

En ligne

Avec une liaison en ligne à la comptabilité WinBooks (comptabilité installée sur le même poste), le facture électronique n'a pas d'intérêt car les factures sont injectées directement dans la comptabilité. Cependant, il est possible d'exporter le fichier PDF de la facture (afin de le visualiser dans la comptabilité) via l'option Exporter les documents dans Virtual Invoice disponible dans le paramétrage de la liaison à une comptabilité.

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En cliquant sur  à côté de l'option Facture électronique - UBL, accéder à l'écran Configuration de la facture électronique pour modifier les paramètres liés à la facturation électronique.

Champs obligatoires

  1. Pour la facturation électronique en général
  • Entreprise 
    Si c'est une entreprise (voir paramétrage de Logistics onglet Coordonnées)
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    Le numéro de tva doit être valide, le numéro de tva se retrouvera dans l'xml généré.
  • Compte Swift
  • L'adresse de la société
  • La ville
  • Le code postal
  • le Pays
  • Le nom de société
  • L'url su site internet

2. Pour les document peppol 

  • un des champs suivant doit être remplis : Le libellé de l'article, la description de l'article, la référence de l'article. 
  • La facture ne peux être nulle
  • Le document doit soit être relié a une commande, soit avoir une référence de commande dans la zone référence.

Dossier comptable

Pour envoyer des factures au format UBL dans le dossier comptable lors d'une liaison hors ligne, vous devez remplir les paramètres contenus dans le volet Plateforme WinBooks.

Ces informations vous sont fournies par votre revendeur, elle vous donnera également accès à la plateforme d'échange WinBooks qui se trouve ici : https://customers.winbooks.be/portal/login

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Il faut ensuite sélectionner le dossier de la plateforme qui sera lié a celui de Logistics via le bouton "Sélectionner le dossier de la plateforme", celui-ci vous permettra d'éventuellement créer un dossier.

La partie Client est utilisée pour l'envoi des fichiers Peppol, vous devez y mentionner les informations de connexion de votre dossier.

La partie Comptable est utilisée pour l'envoi des fichiers au comptable, vous devez mentionner les informations de connexion du dossier qui a été créé pour vous au préalable sur la plateforme chez votre comptable.

Code TVA

Section
Column

Les codes TVA spécifiques à la facturation électronique sont disponibles en cliquant sur le bouton Lier les codes tva aux codes UBL dans l'onglet Comptable.

Ces codes TVA UBL sont liés automatiquement aux codes TVA standards de Logistics. Mais il est possible de modifier cette liaison entre les codes TVA UBL et les codes TVA de Logistics. Dans cet écran de liaison, sélectionnez une ligne correspondant à un code TVA UBL, puis cliquez sur Lier un code tva pour lui assigner un code TVA de Logistics.

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