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1 - Les opérations effectuées par WinBooks

1.1 - Création de la licence et des utilisateurs 'licence admin' sur le portail de digitalisation

La création de la licence sur le portail de digitalisation est effectuée par le service administratif de WinBooks.

Image Modified

Warning

En aucun cas il ne faut créer la licence manuellement sur le portail de digitalisation.


Warning
titleUtilisateur(s) 'Licence Admin'

L'(es) utilisateur(s) ayant un profil : niveau comptable = Administrateur sera(ont) automatiquement créé(s) sur le portail de digitalisation.

Le(s) nom(s) de(s) l'utilisateur(s) sera(ont) identique(s) au(x) login spécifié(s) dans l'application WinBooks On Web

1.2 - Création des modules

L'activation du module Connect est également réalisée par WinBooks.

Image Added

1.3 - Ajout d'une cartouche à la licence

Une fois la licence créée sur la plate-forme de digitalisation, le service administratif de WinBooks y ajoutera une ou plusieurs cartouches en fonction de la commande passée.

Image Modified

Note

Si le client désire travailler avec de la reconnaissance il devra obligatoirement acquérir une cartouche de reconnaissance OCR de type Premium ou Optimum. Dans le cas contraire seule une cartouche de transport sera créée.

2 - Les opérations effectuées par le revendeur WinBooks

2.1 - Création

...

Recherchez la licence sur le portail de digitalisation, ajoutez dans le menu Image Removed le module Connect en cliquant sur Image Removed.

Image Removed

Sélectionnez Connect dans le menu déroulant et sauvegardez via Image Removed.

...

de nouveaux utilisateurs "Licence Admin" (en cas d'ajout d'utilisateur(s) à la licence existante)

Au niveau de la licence sur le portail de digitalisation, sélectionnez le menu . Dans la barre supérieure de l'écran des utilisateurs, cliquez sur 

Image Modified

Remplissez soigneusement les différents champs, sélectionnez le profil 'Licence Admin' dans le menu déroulant et générez-lui un mot de passe en cliquant sur sur .

Cliquez ensuite sur  et communiquez le WinBooks ID (l'dentifiantidentifiant) et le mot de passe à l'utilisateur admin.

...

Exemple : Prenons l'exemple d'un bureau comptable composé de 3 collaborateurs. 

Grâce à son WinBooks Id, l'utilisateur 'Licence Admin' peut à présent se connecter au portail de digitalisation à l'adresse suivante : https://customers.winbooks.be/portal/login et ainsi créer les identifiants de ses nouveaux collaborateurs.

3.1 - Création des

...

nouveaux collaborateurs du bureau comptable

Image Modified

Dans le menu  du portail de digitalisation, l'utilisateur 'Licence Admin' crée les identifiants de connexion de ses collaborateurs.

Les différents niveaux :

Niveau utilisateurDroits
Utilisateur

Peut accéder aux dossiers autorisés

Peut créer des batches avec des documents dans ces mêmes dossiers

Power User

Peut créer de nouveaux dossiers/sociétés ou de nouveaux utilisateurs

Peut définir les droits d'accès pour les autres utilisateurs aux dossiers auxquels il peux peut accéder

Peut créer des journaux dans les dossiers auxquels il peux peut accéder

Peut créer des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peux peut accéder

Peut télécharger des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peux peut accéder

Peut activer des modules dans les dossiers auxquels il peux peut accéder

License Admin

Mêmes droits que le Power User
+
Peut accéder à tous les dossiers de sa licence

Peut activer des modules de licence

...

L'utilisateur "Licence Admin" à a le choix soit de créer un groupe pour les différents utilisateurs  du bureau comptable, soit créer les rôles un par un.

Image Modified

Dans le menu  du portail de digitalisation," l'Utilisateur Admin" va créer un Groupe "Utilisateurs fiduciaire" afin d'y ajouter son propre login (ap+accountant@winbooks.be) ainsi que les login logins de ces 2 autres collègues en cliquant simplement sur sur .

Image Modified

Le groupe 'Utilisateurs fiduciaire est à présent créé. En double-cliquant sur cette ligne, il peut à présent y ajouter son propre identifiant ainsi que les identifiants de ses autres collègues.

Image Modified

3.3 - Création des rôles pour les collaborateurs du bureau comptable

Il suffit maintenant de définir un rôle au groupe 'Utilisateurs fiduciaire' créé précédementprécédemment.

Image Modified

Tip

Les 3 utilisateurs du groupe 'Utilisateurs fiduciaire' ont ainsi hérités du rôle 'Connect Accountant'


Tip

Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs. Dans le cas contraire, vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.


4 - Les opérations à réaliser par les collaborateurs du bureau comptable sur le portail de digitalisation

...

Dans le menu , chaque collaborateur du bureau comptable peut à présent y créer les utilisateurs auquels auxquels il a décidé de donner accès au module Connect.

Image Modified

Paramétrage avance de l'utilisateur 'Entrepreneur'

Une fois que l'utilisateur 'Entrepreneur' a été créé, vous pouvez décider de ne pas l'autoriser à envoyer directement immédiatement les documents qu'il dépose sur la plate-forme Connect à la reconnaissance OCR.

Image Modified

Pour ce faire, glissez simplement le curseur vers la droite de manière à activer cette restriction. Les documents déposés sur Connect devront êtres être validés par un utilisateur du bureau comptable AVANT d'êtres envoyés sur Connectà la reconnaissance OCR.

Tip

Cette fonctionnalité peut s'avérer être utile afin d'éviter que l'entrepreneur n'envoie à la reconnaissance des documents qui ne doivent pas figurer dans le dossier comptable et évite ainsi le décrémentage excessif l'utilisation abusive de la cartouche de reconnaissance OCR du bureau comptable.

...

L'utilisateur final étant à présent créé, il faut maintenant lui attribuer un groupe et/ou un rôle

Image Modified

Dans licence, créez un nouveau groupe en cliquant sur 

Image Modified

Le groupe 'Connect Entrepreneur' est à présent créé. En double-cliquant sur cette ligne, vous pouvez à présent y ajouter l'identifiant de vos entrepreneurs en cliquant dans le menu User sur le bouton .

Image Modified

Recherchez l'identifiant de votre entrepreneur sur base du WinBooks ID que vous lui avez créé..

Image Modified

Sélectionnez l'entrepreneur et attribuez-lui un rôle.

Image Modified

Attribuez le rôle 'Connect Entrepreneur' au groupe précédement précédemment crée.

Tip

Créez de la même manière tous les identifiants pour vos entrepreneurs.


Tip

Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs. Dans le cas contraire, vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.

5 - Dans l'application WinBooks

...

On Web


...

Excerpt

5.1 - Liaison entre un dossier comptable et Connect

Chaque collaborateur du bureau comptable, peut à présent définir et paramétrer les dossiers comptables qu'il désire utiliser en liaison avec

...

Connect

Paramètres/Panneau de configuration/Paramètres du dossier/Options du dossier-onglet Modules

...

Image Added

Activez les modules Connect et Virtual Invoice au niveau du dossier comptable de WinBooks

...

On Web.

Warning

Cette opération nécessite des droits administrateur au niveau de l'application WinBooks

on Web

On Web AINSI que l'acquisition des modules Connect et Virtual Invoive dans votre licence.


Paramètres/Panneau de configuration/Paramètres du dossier/WinBooks ID

...

Image Added

Encodez soigneusement l'identifiant et le mot de passe reçu de votre revendeur, sélectionnez ensuite dans le menu déroulant le dossier comptable.

Tip

Si pour une raison quelconque vous ne retrouviez-pas votre dossier comptable sur le portail de digitalisation, vous pouvez le pousser sur celui-ci en cliquant sur Image Added.

5.2 - Paramétrage du module Connect pour chaque dossier comptable

Les paramètres du dossier Connect sont accessibles via l'icône Image Added dans l'écran de connexion

Excerpt Include

...

Paramètres du dossier

...

Paramètres du dossier
nopaneltrue

5.3 - Autoriser l'utilisateur 'Entrepreneur' et l'utilisateur 'Fiduciaire' à accéder à un dossier sur Connect

Effectuez une recherche sur le nom du dossier dans la plate-forme de digitalisation

Image Modified

Sélectionnez le

...

dossier et via le

...

menu Image Modified définissez les utilisateurs (Fiduciaire et Entrepreneur) qui y auront accès.

6 - Les paramétrages facultatifs

6.1 -  Création d'une adresse email pour l'envoi des documents sur Connect


Info

L'opération décrite ci-dessous doit être réalisée par un utilisateur du bureau comptable de niveau 'Administrateur'

Le module Email to permet de définir une adresse mail dédiée à la collecte des factures fournisseurs dans le dossier Connect de l'entrepreneur.

Image Added

Dans le Portail, effectuez une recherche sur le nom de votre dossier. Sélectionnez-le et dans le menu MODULES cliquez surImage Added

Image Added

Sélectionnez parmi les propositions le module Email to


Excerpt Include
HelpWDPfr:Email to.
HelpWDPfr:Email to.
nopaneltrue


6.2 - Statut des cartouches

Excerpt

Via le portail de digitalisation, vous pouvez consulter le statut de vos cartouches. Cela vous permet de suivre l’utilisation de votre cartouche, avec une information générale, par dossier ou par date. Une fois que 90% de votre cartouche est utilisée, vous serez automatiquement averti par un e-mail d’alerte.

Dans le menu Image Addeddu portail de digitalisation,  sélectionnez Image AddedVous obtenez alors un détail pour vos différentes cartouches :

Image Added

Sélectionnez ensuite Image Added afin d'obtenir le détail de l'utilisation de la cartouche sélectionnée. Les informations obtenues peuvent-êtres :

6.2.1 - Information sur la cartouche

Image Added

6.2.2 - Utilisation par dossier

Image Added

6.2.3 - Utilisation par date

Image Added

Tip

L'administrateur peut ainsi aisément suivre l'évolution de la consommation des cartouches de sa licence.



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