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Cliquez sur l'icône Scan 
ou sélectionnez Scanner dans le menu Fichiers ou la touche raccourci F2.
Pour scanner des lots (ou batch) de factures : choisissez les différentes options.
SELECTIONNER SOURCE : Sélectionnez votre scanner. Si aucun scanner n'est correctement branché, la zone est grisée (indisponible). Vous devez disposer d'un scanner disposant d'un driver TWAIN ou WIA et branché sur l'ordinateur où opère Virtual Invoice.
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Ceci vous permet de rapidement retrouver l'original papier dans le classeur, sur base du nom du document. Une autre solution consiste à apposer un cachet numéroteur (incrément automatiqueune étiquette QR code ou code barre 128 (avec N° de classement) sur le document papier.
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Pour un commentaire approfondi sur cette question, voyez la Discussion sur la numérotation des pièces scannées comptabilisées
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| Info |
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Virtual Invoice génère des fichiers PDF avec compression adaptative, autrement dit, la taille du fichier est calculée en fonction du contenu de la facture. |
Noir & blanc : un héritage du passé ! Quand il s'agit de scanner des originaux couleur, certains scanners ajustent mal le contraste lors de la numérisation, et perdent de l'information en présence de fonds colorés : normal : le scanner ne peut que choisir entre deux possibilités pour un pixel de couleur : noir ou blanc : la qualité de l'OCR chute !
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| Warning | ||
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Il est fortement déconseillé de scanner vos documents en noir et blanc. |
Niveau de gris : En consultation, les logos, annotations ou les "post it" jaunes risquent de passer inaperçus. Mais c'est déjà beaucoup mieux que le noir et blanc.
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Choisissez de scanner en Recto uniquement ou en Recto/Verso
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| Note |
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Le scanning certifié ou intègre demande de scanner le verso s'il y figure des conditions générales ou autres informations |
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AVANCE
Grouper les documents séparés par des pages blanches.
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Par défaut, les documents sont scannés au format A4, ce qui signifie également que si vous scannez d'autres formats (comme des notes de restaurant par exemple), le format restera fixé au A4, alors que le document est plus petit. Pour éviter les bords noirs et obtenir les petits documents en pleine résolution, cochez cette option.
| Info |
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Le chapitre " Paramétrage des scannersavancé de scanning " explique comment activer ces options. |
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Si Virtual Invoice a été sérialisé, vous avez accès au scanning certifié ou intègre, il vous faudra obligatoirement renseigner le nom de l'opérateur du scanner. Ce dernier sera mentionné sur le document, avec la date et l'heure du scanning, le tout signé de manière définitive.
Afficher l'image pendant le scan.
Affichage ou non de l'image pendant le scanning, Il est conseillé de désactiver cette fonctionnalité si votre scanner a une vitesse supérieure à 30 images par seconde.
Vous avez la possibilité de scanner des lots de factures, mais également d'autres documents. L'onglet AUTRE DOCUMENT vous en donne la possibilité. La différence ? vous pouvez sélectionner un autre répertoire et d'autres formats que le PDF.
