Versions Compared

Old Version 1

changes.mady.by.user WB Karin

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user WB Karin

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Anchor
Haut de page
Haut de page

L'objectif de ce module Automate est d'exécuter, à l'aide de différents services, une série de tâches en arrière plan. Tâches telles que le téléchargement automatique des documents dans Virtual Invoice, l'injection automatique des fichiers CODA en provenance de vos banques, l'injection automatique des fichiers SODA en provenance des secrétariats sociaux ou l'envoi automatique des données vers WinBooks View.

Il n'est donc plus nécessaire par exemple, d'injecter manuellement les fichiers CODA  un  à un dans chaque dossier. Ils sont automatiquement injectés dans tous les dossiers pour lesquels l'automatisation de l'injection des fichiers CODA a  été activée.

Warning

Le module Automate doit être activé au niveau de votre licence WinBooks On Web, votre dossier doit également posséder un WinBooks ID.

Activation du module Automate dans le dossier

Paramètres - Panneau de configuration - Paramètres du dossier - Option du dossier - Onglet Modules

Image Removed

Cochez la case relative à l'activation du module Automate, cliquez ensuite sur le bouton Image Removed

Warning

L'activation d'un module dans le panneau de configuration nécessite des droits administrateur

Comment accéder à l'automate ?

Une fois le module activé au niveau du dossier, l'automate est accessible via le menu Outils - Comptabilité - Automate 

Image Removed

Configuration des différents automatismes

Gérer les fichiers coda

Cochez cette case afin de gérer les automatismes liés aux coda

Encodage

Injection automatique

Dans le cadre d'une injection automatique, l'utilisateur aura la possibilité d'injecter automatiquement son (ses) fichier(s) coda soit de manière journalière soit avec un délai de x jours.

Note

Si l'utilisateur utilise la solution Codabox en liaison avec l'application WinBooks On Web, les fichiers coda seront directement téléchargés à partir des serveurs de Codabox, dans le cas contraire, il revient à l'utilisateur d'alimenter lui-même le répertoire qu'il utilise habituellement et d'y déposer ses fichiers coda. Dans les 2 cas de figures exposés, il suffira ensuite de cliquer sur le bouton Image Removed afin d'injecter automatiquement les fichiers coda dans les financiers du dossier.

Journalier

Cochez cette option afin d'injecter vos coda de manière journalière

Avec un délai

Cochez cette option afin d'injecter vos coda avec un délai de x jours (à spécifier par l'utilisateur)

A la demande

Cochez cette option afin d'injecter vos coda à la demande

Injecter jusqu'à

Cochez cette option afin d'injecter vos coda jusqu'à une date spécifique (à déterminer par l'utilisateur). WinBooks On Web vérifiera dans ce cas de figure si les fichiers coda ont bien une date inférieure à la date spécifiée. Si tel n'est pas le cas, les fichiers coda postérieurs à la date spécifiée ne seront pas injectés dans les financiers.

Gérer les fichiers de salaires

Cochez cette option afin d'injecter automatiquement les fichiers de salaires en provenance de votre secrétariat social. Les fichiers soda doivent avoir été déposés préalablement par l'utilisateur dans le répertoire habituel

Info

En cas de demande d'injection automatique, les fichiers coda et les fichiers soda sont injectés dans les dossiers à 05h00 AM

Gérer les backup View

Cochez cette case afin de gérer l'exportation automatique de votre dossier vers l'application WinBooks View.

Warning

L'envoi automatique du backup View nécessite au préalable une 1ère exportation du dossier comptable vers l'application WinBooks View.

Fréquence 

Définissez la fréquence de l'envoi de votre backup.

Chaque jour

Le backup de votre dossier comptable sera envoyé chaque jour à l'application WinBooks View

Chaque semaine

Le backup de votre dossier comptable sera envoyé une fois par semaine à l'application WinBooks View. Dans ce cadre, veuillez spécifier le jour de l'envoi.

Comment l'utilisateur peut-il visualiser le statut de l'automate ?

Les différents statuts de l'automate et des automatismes générés sont visibles dans la barre des menus.

Image Removed

Ils sont symbolisés par des codes couleurs et un tooltip explicatif lorsque l'utilisateur passe sa souris sur le carré de couleur

...

Image Removed

...

Image Removed

...

Image Removed

...

Het doel van de module Automate is om, met behulp van verschillende services, een reeks achtergrondtaken uit te voeren. Taken zoals het automatisch uploaden van documenten naar Virtual Invoice, het automatisch inlezen van CODA-bestanden van uw banken, het automatisch inlezen van SODA-bestanden van sociale secretariaten of het automatisch verzenden van gegevens naar WinBooks View.

Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld CODA-bestanden handmatig één voor één in elke dossier in te lezen. Ze worden automatisch in alle dossiers ingelezen waarvoor de automatisering van het inlezen van CODA-bestanden is geactiveerd.

Warning

De module Automate moet geactiveerd zijn op het niveau van uw WinBooks on Web-licentie. Uw dossier moet ook een WinBooks-ID hebben.

Activatie van de module Automate in het dossier

Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - Dossieropties - Tabblad Modules

Image Added

Vink het vakje aan met betrekking tot de activering de module Automate en klik vervolgens op de knop Image Added. 

Warning

Voor het activeren van een module in het configuratiescherm zijn administratorrechten vereist.

Hoe toegang krijgen tot de Automate?

Zodra de module op dossierniveau is geactiveerd, is de Automate toegankelijk via het menu Tools - Boekhouding - Automate.

Image Added

Configuratie van de verschillende automatiseringen

Coda-bestanden beheren

Vink dit vakje aan om de aan coda's gekoppelde automatisering te beheren.

Inboeken

Automatische import

Als onderdeel van de automatische import heeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn coda-bestand(en) automatisch te importeren, hetzij dagelijks, hetzij met een vertraging van x dagen.

Note

Als de gebruiker de Codabox-oplossing gebruikt in combinatie met WinBooks on web, worden de coda-bestanden rechtstreeks vanop de Codabox-servers gedownload. Anders is het aan de gebruiker om zelf de directory die hij gewoonlijk gebruikt, in te voeren en daar zijn coda-bestanden te plaatsen. In beide gevallen is het vervolgens voldoende om op de knop Image Added te klikken om de coda-bestanden automatisch in de financiële verrichtingen van het dossier te importeren.

Dagelijks

Vink deze optie aan om uw coda's dagelijks te importeren.

Met vertraging

Vink deze optie aan om uw coda te importeren met een vertraging van x dagen (aan te geven door de gebruiker).

Op aanvraag

Vink deze optie aan om uw coda's op aanvraag te importeren.

Importeer tot

Vink deze optie aan om uw coda's te importeren tot en met een bepaalde datum (te bepalen door de gebruiker). In dit geval zal WinBooks on Web controleren of de coda-bestanden een datum hebben die lager is dan de opgegeven datum. Indien dit niet het geval is, worden coda-bestanden na de opgegeven datum niet in de financiële verrichtingen geïmporteerd.

Beheer loonbestanden

Vink deze optie aan om automatisch de loonbestanden van uw sociaal secretariaat te importeren. De soda-bestanden moeten eerder door de gebruiker in de gebruikelijke map zijn geplaatst.

Info

In het geval van een automatische import, worden coda-bestanden en soda-bestanden om 05h00 AM in de dossiers geïmporteerd.

Beheer Back-up View

Vink dit vakje aan om de automatische export van uw dossier naar WinBooks View te beheren.

Warning

Het automatisch verzenden van de View-back-up vereist een eerste export van het boekhouddossier naar WinBooks View.

Frequentie

Bepaal de frequentie van het verzenden van uw back-up.

Elke dag

De back-up van uw boekhouddossier wordt elke dag naar WinBooks View gestuurd.

Elke week

De back-up van uw boekhouddossier wordt één keer per week naar WinBooks View gestuurd. Geef in dit kader de dag van verzending aan.

Hoe kan de gebruiker de status van de Automate bekijken?

De verschillende statussen van de Automate en de gegenereerde automatiseringen zijn zichtbaar in de menubalk.

Image Added

Ze worden gesymboliseerd door kleurcodes en een verklarende tooltip wanneer de gebruiker zijn muis over het gekleurde vierkant beweegt.

Status van de Automate

Image Added

Geeft aan dat er geen taak is uitgevoerd.

 Image Added

Geeft aan dat één (of meerdere) taak(en) niet correct is (zijn) uitgevoerd.

Image Added

Geeft aan dat één (of meerdere) taak(en) uw aandacht vraagt (vragen).

Image Added

Geeft het aantal verwerkte documenten aan en dat alles goed is verlopen.

Historiek Automate

De historiek van de door de Automate uitgevoerde taken is toegankelijk via het menu Tools - Boekhouding - Historiek Automate.

Image Added

Type

Selecteer in het afrolmenu het type taken dat u wilt bekijken:

  • Alles
  • Coda
  • Lonen
  • Codabox
Status

Selecteer in het afrolmenu de status van de taken die u wilt weergeven:

  • Alles
  • Te verwerken
  • Waarschuwing
  • Fout
  • In verwerking
  • Verwerkt
  • Fout verwerking
Lezen

Selecteer de bestanden in het vervolgkeuzemenu:

  • Alles
  • Gelezen
  • Ongelezen
Van...Tot....

Selecteer in de afrolmenu's een datum van ... tot ...


De knoppen

Image Added

Markeert alle aangevinkte records in het raster als gelezen.

Image Added

Markeert alle aangevinkte records in het raster als ongelezen.

Image Added

Sluit het venster Historiek van de Automate.

Image Added

Selecteert alle records in het raster.

Image Added

Deselecteert alle records in het raster.

Bovenaan de pagina

Historique automate

L'historique des tâches effectuées par l'automate est accessible par le menu Outils - Comptabilité - Historique automate

Image Removed

Type

Sélectionnez dans le menu déroulant le type de tâches que vous désirez visualiser

  • Tous
  • Coda
  • Salaires
  • Codabox
Statut

Sélectionnez dans le menu déroulant le statut des tâches que vous désirez afficher

  • Tous
  • A traiter
  • Avertissement
  • Erreur
  • En cours de traitement
  • Traité
  • Erreur lors du traitement
Lire

Sélectionnez dans le menu déroulant les fichiers

  • Tous
  • Lu
  • Non lu
De...A....

Sélectionnez dans les menus déroulant une date de...à...