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Winbooks vérifie également et signale les factures encodées 2 fois, si l'option a été retenue dans Winbooks (Fenêtre/Préférences utilisateurs/Encodage dans WinbooksAchats - Ventes). S'il vous arrive d'avoir des factures différentes de même fournisseur, même date et même montant, choisissez de les différencier par le commentaire.
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S'ensuit alors l'opération d'attribution du document scanné à la pièce comptable qui vient d'être encodée. La première fois, Winbooks WinBooks vous demande confirmation. En cochant la case "ne plus demander confirmation", cette fenêtre n'apparaîtra plus pour les prochains documents et l'attribution deviendra automatique. L'image scannée est alors liée définitivement à la facture qui vient d'être enregistrée et le fichier image est déplacé dans le répertoire de l'archive comptable. La facture est aussi renommée et prend le nom du numéro de la pièce comptable. Elle se voit aussi apposée un cachet qui reprend le numéro de la pièce comptable (en option dans Virtual Invoice, dans fenêtre/option/cachets/cachet comptable).
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