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Si ce n'est déjà fait, lancez Winbooks WinBooks (compta comptabilité générale), entrez dans le dossier et activez Virtual Invoice via l'icône 
ou 
ou le raccourci clavier Ctrl+F1.
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Etape préalable indispensable : les factures à encoder doivent avoir été préalablement reconnues, çàd c'est à dire soit processées, soit délivrées par le service PREMIUM ou le service STANDARDOPTIMUM. Il est également plus facile que les documents multipages soient déjà regroupés, bien que cette opération puisse aussi se faire lors de l'encodage. Egalement, comme les documents doivent être encodés par ordre chronologique pour respecter la loi comptable, si ce n'est pas le cas, vous pouvez les Trier par date maintenant. |
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Une nouvelle icône s'est activée à droite de la zone commentaire d'encodage : 
"importer les données du document scanné actif"
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Remarquez que les zones reconnues sont automatiquement importées dans le Journal des Achats de WinBooks.
La référence fournisseur est remplie. Si le fournisseur n'a pas été trouvé sur base du numéro de tva reconnu sur la facture, la référence fournisseur dans l'encodage est indiquée en rouge. Vous pouvez facilement créer une nouvelle fiche fournisseur, et le programme complétera la fiche signalétique pour vous.
La date de facture et la date d'échéance sont chargées dans les zones comptables.
Le VCS (communication structurée) — si la zone est présente — est repris dans la zone "Communication".
Le numéro de facture est imputé dans la zone "Commentaire".
Le total de la facture alimente la zone "Montant total facture".
Si différentes bases TVA ont été extraites de la facture, elles sont intégrées dans l'écran d'encodage. Les codes TVA choisis sont ceux qui correspondent au taux extrait dans la même famille que le taux mentionné par défaut pour ce fournisseur.
Exemple:
Fournisseur John, taux par défaut BS21 (Biens & Services 21 %). Se présente une facture avec une partie à 6 % et l'autre à 21 %. Virtual Invoice choisira le taux BS6, correspondant au taux de 6 % dans la famille des Biens et Services, ainsi que le taux BS21.
Les vidanges et frais de port sont imputés, suivant le paramétrage spécifié pour les comptes centralisateurs. L'escompte reconnu sur la facture est également pris en compte (utilisation du code TVA escompte) lors de l'injection de la facture dans la comptabilité. Virtual Invoice tient également compte de la présence de vidanges
Les comptes d'imputation et les montants proposés dépendent du paramétrage par défaut de l'application, et du fait qu'il existe déjà pour ce fournisseur un dictionnaire d'imputation. S'il n'existe pas de dictionnaire d'imputation VI pour ce fournisseur, c'est le paramétrage comptable standard qui est utilisé : le compte d'imputation ou la référence dictionnaire comptable (pas VI) associée à ce fournisseur, ainsi que le code tva par défaut, corrigé en fonction du taux présent sur la facture (cfr + haut). De même, les zones supplémentaires reconnues peuvent faire l'objet de traitements comptables particuliers via les dictionnaires.
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