De verschillende sorteringsmogelijkheden zijn beschikbaar via de menu OPERATIES/DOCUMENTEN SORTEREN of met behulp van een rechtermuisklik op de naam van de map in Virtual Invoice.
Documenten sorteren op datum (per default)
Tijdens de herkenning, wordt de datum van het document weerhouden. Het is deze datum die wordt gebruikt voor het sorteren van documenten. U kunt de te sorteren documenten kiezen, maar u kunt ook een tijdsinterval definiëren: Virtual Invoice zal u de documenten sorteren waarvan de datum binnen het tijdsinterval valt en zal u op de hoogte brengen van documenten waarvan de datum buiten dit tijdsinterval valt.
Selecteer in de menu Operaties/Documenten sorteren /Documenten sorteren op datum
Natuurlijk kan Virtual Invoice geen mirakels doen: de documenten die geen datum hadden of waarvoor Virtual Invoice geen overeenkomende zone zou hebben gevonden, alsook de documenten buiten het tijdsinterval, bevinden zich bovenaan de lijst na het sorteren.
In dit geval, volstaat het voor de gebruiker om deze te bekijken en een documentdatum aan te duiden, ofwel door deze te omkaderen in de factuur, ofwel door de datum in te vullen in het datumveld van het venster van de herkende velden. Eens dit gedaan is, volstaat het om de sortering opnieuw te starten.
Gebruik de optie 'Schik de creditnota's in het begin van de lijst' wanneer u creditnota's in een speciaal hiervoor voorzien dagboek boekt. Hierdoor dient u niet van dagboek te veranderen tijdens de fase van het inboeken.
De boekstukken moeten getrouw en zonder vertraging worden ingeboekt, chronologisch in oplopende volgorde.
Indien uw documenten vervolgpagina's hebben, dan is het belangrijk om deze samen te groeperen. Per default, riskeert de sortering per datum de vervolgpagina's kwijt te raken: de vervolgpagina's met datum zullen op een andere plek gesorteerd worden en deze zonder datum zullen bovenaan de lijst worden geplaatst. Onmogelijk om u er zich in terug te vinden.
Voor meer informatie, raadpleeg de Discussie m.b.t. de nummering van gescande en ingeboekte facturen.
Naast sorteren op datum zijn er andere manieren om documenten te sorteren.
Selecteer de menu Operaties /Documenten sorteren om de sorteerwijze te wijzigen.
Documenten sorteren op klasseringsnummer
- Virtual Invoice zal de documenten sorteren op basis van hun klasseringsnummer die gelinkt is aan de scheidingsstempel.
- Om deze functie te gebruiken, controleer of deze optie wel degelijk geactiveerd is in de lijst van de herkende velden
- Ga hiervoor naar Bestand/Instellingen/Herkende velden en vink het 'klasseringsnummer (VI stempel)' aan:
Van zodra deze optie geactiveerd is, zal het klasseringsnummer zichtbaar zijn in de kolom van de herkende velden, in het tabblad 'Factuur': 
Documenten sorteren op factuurnummer
- Virtual Invoice zal de facturen sorteren in functie van het op de factuur herkende factuurnummer. Net zoals bij het sorteren op datum, zal een document waarvan het nummer ontbreekt bovenaan de lijst worden geplaatst, zodat deze kan aangepast worden.
Documenten sorteren op bestandsnaam
- Virtual Invoice zal de facturen sorteren in functie van hun bestandsnaam zoals weergegeven in de kolom van de lijst van documenten.
Mijn facturen sorteren en klasseren
- Deze optie is enkel beschikbaar op de directory 'READY' (klik met de rechtermuisknop op de directory 'READY' en selecteer de optie 'KLASSEER EN SORTEER'. En wordt voornamelijk gebruikt in combinatie met WinBooks Connect.
- Zeer handig wanneer uw documenten zich in de directory 'READY' bevinden, zonder dat deze gesorteerd en geklasseerd werden in de subdirectory's op basis van de dagboektypes.
- Vul uw verschillende subdirectory's in, alsook de manier waarop ze gesorteerd zullen worden na hun verplaatsing in de subdirectory's.
- Activeer de optie 'Klasseer automatisch na het downloaden' indien u wenst dat het klassement automatisch na elke download van documenten van het digitalisatieplatform van WinBooks plaatsvindt.
De gemaakte selecties in dit venster 'Classificatie van documenten' worden automatisch bewaard (na het klikken op OK). U kunt deze selecties ook voor al uw boekhouddossiers bewaren.
