Wanneer u de gescande documenten wil linken aan reeds ingeboekte boekhoudkundige verrichtingen, gebruik dan de functie 'Aan een boekstuk toekennen'.  Zoals, per definitie in dit geval, werden de boekingen reeds in de boekhouding verricht en kan WinBooks de gescande documenten in zijn geheel (batch processing) toekennen. Opdat deze operatie correct zou verlopen, moeten de documenten sequentieel en behoorlijk gegroepeerd zijn volgens de volgorde van de boekstukken. Het is uiterst belangrijk om goed te groeperen, zo niet, zal de sequentiële toewijzing van de documenten verkeerd geschieden.

Gebruik deze functie in de drie volgende denkbeeldige situaties:

  1. Bij het opstarten van Virtual Invoice, wenst u tevens de boekstukken van de vorige maanden of jaren te scannen en te linken. Voor de nieuwe boekstukken, kunt u direct beginnen met het boekhoudkundig inboeken in WinBooks Accounting, die naast het automatisch inboeken, tevens ook het gescande document automatisch linkt aan het boekstuk.  
  2. U gebruikt noch de herkenningsfuncties noch het automatisch inboeken, maar wenst de gescande documenten slechts te linken aan bestaande boekhoudkundige verrichtingen (Light-versie).
  3. U wenst gescande documenten toe te voegen aan een bestaande factuur: rechtvaardigingen, een teruggevonden factuur, ...

U kunt een of meerdere documenten (zelfs voor een ganse maand) in één keer toevoegen. Om dit te doen, gelieve onderstaande gedetailleerde procedure te volgen: 

Indien dit nog niet gebeurd is: start WinBooks Accounting en ga in het betrokken boekhouddossier (de toewijzing functioneert enkel wanneer het dossier in de boekhouding is geopend): de optie Document / Aan een boekstuk toekennen wordt dan actief.

Start Virtual Invoice via het icoon  aanwezig in het boekhoudprogramma.

U zult merken dat, wanneer u voor de eerste keer een boekhouddossier in Virtual Invoice opent, de programma's zich synchroniseren. Virtual Invoice gebruikt zijn eigen derdenbestand en deze moet geüpdatet worden met het leveranciers- en klantenbestand van WinBooks Accounting.


Ga in het menu via 'Document' naar 'Aan een boekstuk toekennen' of klik op  .

Selecteer in de documentenlijst van Virtual Invoice, de toe te voegen documenten. Gebruik indien nodig de toetsen CTRL en SHIFT voor meerdere selecties.  

Indien geen document werd geselecteerd, is de mogelijkheid om een document toe te kennen niet beschikbaar.

  

In het voorbeeld, vult u het dagboek AANKP van aankopen in en selecteert u het nummer van het eerste toe te voegen boekstuk: dit documentnummer dient natuurlijk wel te bestaan in de boekhouding: het vergrootglas geeft u toegang tot alle documenten van dit dagboek.   

WinBooks berekent automatisch het finale nummer van een document in functie van het startnummer en het aantal toe te voegen scans, hierbij rekening houdend, dit is duidelijk, met documenten die uit meerdere pagina's bestaan (indien zij op een degelijke manier werden gegroepeerd). Hier in dit voorbeeld, hebben wij willekeurig 2 documenten geselecteerd met als eerste nummer 20210101: het finale document zal dus nummer 20210102 zijn. Dit finale documentnummer moet dus overeenkomen met het nummer van het laatste document.  

Controleer steeds het nummer van het eerste document en het nummer van het laatste document. Indien u een onwaarschijnlijkheid ontdekt in hetgeen Virtual Invoice voor u berekent: GA NIET VERDER ! Herbekijk uw scans en ontdek waar de incoherentie zich bevindt (vergeten factuur, ontbrekende groepering, ...)  alvorens u de procedure herneemt. In geval van fouten, is het altijd mogelijk om een document opnieuw toe te wijzen aan een boekstuk.

Eens de toekenning gestart, toont een procesbalk u de staat van vooruitgang. Van zodra de documenten aan uw boekstukken zijn toegevoegd, kunt u deze voortaan raadplegen via het tabblad BOEKING van elke leverancier in de boekhouding.

De toekenningsfunctie laat u eveneens toe om een verkeerd toegewezen document te vervangen of om een extra scan (bv. een bewijsstuk) aan een boekstuk toe te voegen

Wanneer u een extra pagina of een ander document aan een boekstuk, dat reeds over een document beschikt, wenst toe te voegen, zal het programma u aangeven dat er reeds een gelinkt document bestaat en zal u bijgevolg voorstellen om deze te vervangen of toe te voegen aan de bestaande documenten.  

Wanneer u besluit om een extra document toe te voegen aan een boekstuk waarvoor al een document is toegewezen, kunt u:

  • Dit nieuwe document als een extra document beschouwen.
  • Dit nieuwe document als een bijlage beschouwen.
  • Dit nieuwe document als de vervanging van het reeds toegewezen document beschouwen.


Wanneer het gaat om een bewijsstuk of een toe te voegen bijlage van een factuur, kunt u ook gebruik maken van de functie Toevoegen van een bewijsstuk - een bijlage.


Als u hebt gevraagd om het (de) bestaande document(en) te vervangen door de nieuwe, zal Virtual Invoice aanbieden om de toewijzing ervan ongedaan te maken, met de volgende keuze:

  • No labels