Om via web te kunnen goedkeuren, gelieve vooraf te controleren of uw VI-licentie de goedkeuringsmodule bevat en of dezelfde licentie toegang verschaft tot het digitalisatieplatform van WinBooks.
De procedure van het genereren van goedkeuringsaanvragen en hun inzameling is dezelfde als de procedure voor het goedkeuren van documenten via Virtual Invoice.
De goedkeurder ontvangt een e-mail om zich op de goedkeuringsinterface te begeven:
Na identificatie, stelt het systeem de lijst met de verschillende dossiers voor waarvoor er goed te keuren facturen zijn.
Om een factuur goed te keuren, klik op de factuur en kies uit één van de opties.
Approve
Ik keur de factuur volledig goed.
Er wordt een groene stempel op het document geplaatst:
Reject
Ik keur het document niet goed.
Er wordt een rode stempel op het document geplaatst:
Not for me
De goedkeuringsaanvraag is niet voor mij bestemd.
Ik moet een andere goedkeurder kiezen.
In dit geval wordt er een blauwe stempel geplaatst:
Andere mogelijkheden (bijkomende)
Via deze optie is het mogelijk om zijn/haar goedkeuring te vervolledigen:
- Partial amount: gedeeltelijke goedkeuring voor een specifiek bedrag
- Comment: toevoegen van een commentaar i.v.m. het goedgekeurd of het verworpen gedeeltelijk bedrag
- Note: toevoegen van een nota
- Attachments: toevoegen van een bijlage (bestelbon, leveringsbon, of andere ...).
Van het ene document naar het andere document gaan
Klik op de linkerkant of op de rechterkant van het document om van het ene document naar het andere document te gaan.
De interface van de goedkeuring via web is op dit moment iets beperkter ten opzichte van de goedkeuring via Virtual Invoice:
De analytische stempels kunnen niet gebruikt worden.
De goedgekeurde/verworpen documenten kunnen niet gearchiveerd worden. Het is echter wel mogelijk om de documenten op de pc te downloaden.
Het is niet mogelijk om de regels MUST en CAN manually forward te gebruiken.
- Het is momenteel niet mogelijk om documenten te zoeken of te sorteren
Wanneer een batch van documenten is goedgekeurd, heeft de gebruiker 15 minuten de tijd om hierop terug te komen. Na het verstrijken van deze tijdspanne worden de documenten als goedgekeurd beschouwd en kunnen worden ingezameld.
Technische nota: in speciaal beveiligde omgevingen, moet u toegang verlenen tot de linken https://dep-indexing.winbooks.be en https://approvals.winbooks.be
