De uitleg hieronder weergegeven betreft voornamelijk de leveranciersfacturen. De procedure voor het inboeken van klantenfacturen is dezelfde.
Indien dit nog niet gebeurd is, start WinBooks Accounting, open het dossier en activeer Virtual Invoice via het icoon 
of druk op Ctrl+F1.
Het Virtual Invoice scherm zou nu tevoorschijn moeten komen, naast het WinBooks Accounting scherm, in de positie die u voorheen hebt bewaard.
Een noodzakelijk voorafgaandelijke stap: de in te boeken facturen moeten eerst worden herkend, d.w.z. ofwel verwerkt, ofwel aangeleverd door de OPTIMUM-service ofwel aangeleverd door de PREMIUM-service. Het is bovendien ook makkelijker dat de documenten met meerdere pagina's reeds gegroepeerd zijn, hoewel deze operatie plaats kan vinden tijdens het inboeken. Zo ook, vermits de documenten in chronologische volgorde moeten worden ingeboekt, kunt u deze nu ook Sorteren per datum.
Klik op de eerste in te lezen factuur in de map READY:
De eerst geselecteerde factuur verschijnt in het hoofdscherm van Virtual Invoice, terwijl de herkende velden zich in het scherm van de HERKENDE VELDEN bevinden.
Om het inboeken in WinBooks te starten, klik in het hoofdscherm van WinBooks Accounting en vervolgens op INVOEREN en open het dagboek Aankopen. (Voor de verkoopfacturen, klikt u op dagboek Verkopen).
Nadat het dagboek Aankopen werd geselecteerd (links bovenaan in het scherm van het dagboek Aankopen), zijn alle velden leeg.
Een nieuw icoon werd geactiveerd rechts naast het commentaarveld van het inboekscherm: 
'Import van de gegevens van het gescande document'.
Voor het inboeken van de eerste factuur, uit een reeks van facturen, dient men op dit icoon te klikken. Na het bewaren van de boeking, komt de volgende factuur automatisch tevoorschijn en vervult Virtual Invoice de rol van een virtuele klasseermap.
Gelieve op te merken dat de herkende velden automatisch in het dagboek Aankopen van WinBooks worden geïmporteerd.
De referentie van de leverancier (derde) is ingevuld. Indien de leverancier niet werd gevonden op basis van het herkende BTW-nummer op de factuur, dan wordt de referentie derde in het dagboek rood aangeduid. U kunt makkelijk een nieuwe leveranciersfiche aanmaken. De leverancier goed identificeren en WinBooks zal de gegevens verder voor u invullen.
De factuur- en vervaldatum worden in de boekhoudkundige zones ingelezen.
De OGM (Overschrijving met gestructureerde mededeling) - indien deze zone aanwezig is - wordt geplaatst in het veld 'Mededeling'.
Het factuurnummer wordt geplaatst in het veld 'Opmerking'.
Het totaal van de factuur is terug te vinden in het veld 'Bedrag in Eur'.
Indien er verschillende BTW-basissen op de factuur werden herkend, dan zullen deze in het boekingscherm verwerkt worden. De gekozen BTW-codes zijn afkomstig van dezelfde familie als de default BTW-code voor deze leverancier.
Voorbeeld:
Leverancier John, default BTW-code GD21 (Diverse Goederen en Diensten 21 %). Ingeval Virtual Invoice een factuur herkend met een bedrag aan 6 % en een ander aan 21 %, dan zal Virtual Invoice respectievelijk de code GD6, de code die overeenstemt met 6% in de familie van Diverse Goederen en Diensten, alsook de code GD21 kiezen.
Het leeggoed en de transportkosten worden ingevuld, volgens de parameters bepaald voor de centraliserende rekeningen. De op de factuur herkende disconto wordt eveneens in aanmerking genomen (gebruik van de BTW-code Disconto) tijdens het inlezen van de factuur in de boekhouding. Virtual Invoice houdt eveneens rekening met de aanwezigheid van leeggoed.
De gebruikte rekeningen en voorgestelde bedragen, hangen af van de per default ingestelde parameters van de boekhouding en is afhankelijk van het al dan niet bestaan van een sjabloon voor deze leverancier. Indien er geen VI sjabloon bestaat voor deze leverancier, dan worden de standaardparameters van de boekhouding gebruikt: de rekening of de boekhoudsjabloon (niet de VI sjabloon) verbonden aan deze leverancier, alsook de default BTW-code, aangepast in functie van het percentage aanwezig op de factuur (cfr hierboven). Op dezelfde wijze kunnen extra velden gebruikt worden in specifieke boekingen via de sjablonen.
Klik op de knop 'Bewaren' om de boeking van de factuur te bewaren.
Op dit moment, controleert WinBooks de verschillende bedragen, herberekent indien nodig en stelt automatisch voor om de mogelijke verschillen weg te werken.
Alle validatiecontroles van het dagboek Aankopen (zelfs de meest gespecialiseerde) worden uitgevoerd op de gescande factuur. Deze directe controle is één van de grote voordelen van de boeking met de factuur ernaast: hij laat een onmiddellijke reactie van de gebruiker toe en leidt tot een belangrijke vermindering van het aantal eventuele fouten. Het is dus niet mogelijk om een verkeerde factuur in te boeken.
WinBooks controleert eveneens en waarschuwt wanneer een factuur 2 maal wordt ingebracht, op voorwaarde dat de optie werd aangevinkt in WinBooks Accounting (Venster/Gebruikersvoorkeuren/Invoer/Aankopen-Verkopen). Mocht het voorkomen dat u meerdere facturen ontvangt van dezelfde leverancier met zelfde datum en zelfde bedrag, kies dan om deze van elkaar te onderscheiden via de opmerking.
Volgt nu het toewijzen van het gescande document aan de boeking die net werd ingebracht. De eerste maal zal WinBooks u bevestiging vragen. Door 'Geen bevestiging meer vragen' aan te vinken, zal dit scherm niet meer verschijnen voor de volgende documenten en zal de toewijzing automatisch gebeuren. (Tot de opening van een nieuwe sessie waar het bericht opnieuw zal worden voorgesteld) Het gescande beeld is aldus definitief aan de factuur, die net werd bewaard, gelinkt en het beeldbestand wordt nu verplaatst in de map van het boekhoudarchief. De factuur wordt tevens hernoemd en bevat het nummer van het boekstuk. Deze wordt ook voorzien van een stempel die deze nummer weergeeft (aan te vinken optie in Virtual Invoice via Vensters/Opties/Stempels/Boekhoudstempel).
Het volgende gescande document wordt nu ter boeking aangeboden, de boekhoudkundige inhoud wordt onmiddellijk ingevuld, zoals bij een omgedraaide pagina van een virtuele klasseermap.
Naargelang uw documenten worden ingeboekt, verdwijnen deze uit uw map READY en komen terecht in de map van het boekhoudarchief van WinBooks Accounting. In dit geval, wordt de scan voortaan bewaard onder de map Boekjaar\dagboek. U kunt dus steeds uw gearchiveerde facturen in deze map raadplegen.
Wanneer een derdenfiche in WinBooks Accounting geen bankrekeningnummer of geen BTW-nummer bevat en deze wel aanwezig zijn op de in Virtual Invoice verwerkte factuur, dan zal deze informatie automatisch in de betrokken derdenfiche worden ingevuld tijdens het inboeken van deze factuur.
