Het is mogelijk om elektronische facturen in Virtual Invoice in te voeren in het UBL formaat (eFFF en PEPPOL).
Deze elektronische facturen kunnen ontvangen worden via mail, via het digitalisatieplatform van WinBooks of via de andere WinBooks-toepassingen (Logistics - WOW - WinBooks Classic - ...)
Via Logistics
Om elektronische facturen via Logistics te kunnen verzenden, moet u een paar instellingen in Logistics activeren (zie: Export UBL).
Zodra de facturen vanuit Logistics verzonden zijn, zullen ze automatisch in de map Ready van uw boekhouddossier in Virtual Invoice belanden, voor dewelke u een gebruiker hebt aangemaakt.
Aangezien alle basisboekhoudinformatie in het aan het factuur bijgevoegde xml-bestand inbegrepen is, kan Virtual Invoice deze informatie automatisch tonen in de kolom 'Herkende velden'.
Via WinBooks Classic
Een factuur die in de facturatiemodule van WinBooks classic werd aangemaakt, is automatisch beschikbaar in Virtual Invoice, op voorwaarde natuurlijk dat de parameters van de facturatiemodule hiervoor werden geactiveerd.
Via een externe leverancier
=> U ontvangt een elektronische factuur van een leverancier via een download platform of via een e-mail (bestanden met extensie pdf en/of een bestand met extensie xml)
Het volstaat om deze factuur in de map @Invoices te kopiëren. U hebt daarna de mogelijkheid om deze in WinBooks in te boeken.
=> u ontvangt een factuur via elektronische weg, via een download platform of via een e-mail (enkel een pdf)
Het volstaat om deze factuur in de map @Invoices te kopiëren en deze verder te verwerken (processen) zoals een klassieke factuur.
Uw factuur zal vervolgens naar de map Ready verplaatst worden en u zult de mogelijkheid hebben om deze in WinBooks in te boeken.
Full text search
Aangezien de elektronische facturen niet verwerkt zijn via OCR, kunnen we geen full text search doen op de inhoud van deze facturen (behalve indien het pdf-document een vectorieel document is). Als men toch een search wil doen op de inhoud van de facturen, dan moet men deze facturen toch verwerken of laten herkennen zoals een klassieke factuur.
Wijzigingen
In Virtual Invoice is het niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de herkende velden van een UBL elektronische factuur.
