Bien identifier le client est absolument indispensable pour

  • retrouver le client dans la comptabilité.

Virtual Invoice peut avoir des difficultés à identifier le client : vous serez visuellement averti par la couleur rouge de la case de référence du client : la référence comptable n'a pas été trouvée.

Plusieurs cas doivent être envisagés :

  • c'est un nouveau client  (Cela peut arriver si la facture a été établie par un autre logiciel et que ce client n'existe pas encore dans l'application comptable)
  • ce client existe déjà dans la comptabilité, mais il est mal référencé

Un nouveau client

=> en cas de client belge assujetti

Sur base du numéro d'entreprise (TVA)  une recherche est effectuée dans les fiches comptables. S'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez le créer facilement dans la comptabilité.

Dans les environnements multi-dossiers, il est également important de se trouver dans le bon dossier (celui correspondant à la facture) car parmi les numéros d'entreprise (TVA) trouvés sur la facture, Virtual Invoice élimine d'office comme identifiant celui de l'émetteur de la facture, qui est renseigné au niveau du dossier. En effet, une facture comporte en général deux numéros d'entreprise (TVA) : celui de l'émetteur et celui du récepteur.

Lorsque le client n'a pas été reconnu par Virtual Invoice, vous pouvez créer une nouvelle fiche client à partir de l'écran d'encodage d'une facture de vente de WinBooks Classic:

Cliquez sur l'icône dans l'illustration ci-dessus : WinBooks affiche la fiche client qui se complète automatiquement, sur base de son numéro d'entreprise (TVA) et des données contenues dans la Database Internet de WinBooks (clients belges assujettis uniquement).

La Fiche Compte Client de WinBooks se remplit automatiquement dans la mesure où vous disposez d'une connexion internet valablement configurée et que votre configuration Proxy et/ou Firewall permet l'accès à cette database. Si vous rencontrez un problème ou pour plus de renseignements à ce sujet, contactez votre administrateur réseau au sein de votre entreprise.

Par défaut, WinBooks vous propose un nom de référence qui reprend les 9 premiers caractères (sans blanc) du nom du client, sur le maximum de 10 autorisé pour la référence. Vous pouvez modifier cette proposition si nécessaire. Le nom , l'adresse, le numéro d'entreprise (TVA) sont remplis automatiquement. N'oubliez pas de spécifier un code TVA par défaut ainsi qu'un compte d'imputation : les encodages ultérieurs pour ce client bénéficieront de ces automatismes.

=> en cas de client étranger

S'il s'agit d'un numéro de TVA d'un client étranger (automatiquement détecté par Virtual Invoice, WinBooks ne fera pas de recherche dans la base de donnée Internet. Toutefois, la fiche client sera pré-remplie avec le code pays et le numéro de TVA.


Client existant, mal référencé

Ce client existe déjà dans la comptabilité, mais son numéro d'entreprise (TVA) n'est pas renseigné ou reconnu sur la facture .

Vous pouvez chercher immédiatement dans la liste des clients à partir de l'écran d'encodage de WinBooks Classic .

 

Une fois le client trouvé, et afin de le reconnaître automatiquement la prochaine fois, complétez le numéro d'entreprise (TVA)  Facile à faire : cliquez sur la zone numéro de TVA en édition de la fiche comptable client pour la rendre active, et , en mode reconnaissance (curseur , cliquez avec le bouton DROIT sur le numéro de TVA reconnu sur le document : le numéro de TVA est transféré dans la zone comptable active. 

Clic gauche : la fenêtre des marques reconnues s'affiche. Sélectionnez "Copier" et ensuite choisir le menu "Copier les résultats dans la zone"

Pas d'identifiant client sur la facture

S'il s'agit d'un client étranger, ou d'une facture qui ne mentionne ni numéro de TVA (Client non assujetti) , il va falloir indiquer au programme quel identifiant utiliser pour ce client.

il vous est loisible de définir une clé additionnelle, c'est-à-dire une zone (nom, numéro de TVA étranger, ...) comportant une chaîne de caractères unique, propre à ce client. L'important est évidemment que la clé retenue soit bien unique pour ce client!

En sélectionnant cette chaîne de caractères (numérique ou alphanumérique) après avoir double cliqué sur le document afin d'activer le mode OCR de Virtual Invoice, vous pourrez attribuer, dans la fenêtre RÉSULTAT OCR, cet identificateur avec le bouton CLÉ CLIENT. Il faudra également préciser un nom de clé (entrez le nom du client) pour permettre de mettre ultérieurement de l'ordre dans les clés.

Vous pouvez également spécifier comme CLÉ CLIENT plusieurs mots, pourvu qu'ils se suivent, en encadrant la zone délimitant les mots

Chaque fois que Virtual Invoice ne trouvera pas d'identifiant pour une facture, il cherchera parmi les clés définies.

Identifiant client mal reconnu sur la facture

Pointez l'identifiant mal reconnu sur la facture et corrigez le manuellement dans la fenêtre des marques reconnues en utilisant la méthode décrite plus haut. Si, pour la prochaine facture de ce client, le numéro est toujours mal reconnu, il faudra sans doute définir une clé additionnelle pour ce client (voir ci-dessus).




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