Bij het inboeken van een verkoopfactuur die bijvoorbeeld betrekking heeft op de uitvoering van een consultancy-opdracht, is het mogelijk de opbrengst van deze verkoop rechtstreeks te verdelen over meerdere periodes of over 2 boekjaren.
Hoe hierbij tewerk gaan?
- Maak een dagboek diverse posten aan van het type 'Dagboek spreidingen'.
- Vul dit dagboek van het type 'Dagboek spreidingen' en een regularisatierekening in het menu Instellingen - Configuratiescherm - Algemene boekhouding - Instellingen Automatische Diverse Post in:
- tabblad Verdeling kosten / opbrengsten (Spreiding kosten /opbrengsten)
Activeer de optie en sla uw instellingen op.
Herstart WinBooks on Web.
3. Vink voor elke algemene rekening die in aanmerking komt voor het spreiden van kosten of opbrengsten, het vakje 'Te spreiden' aan.
Wanneer u een verkoopfactuur boekt op een algemene rekening die gedefinieerd is als een te spreiden verkooprekening, krijgt u een spreidingstabel te zien wanneer u de factuur boekt.
U kunt dan uw spreidingstype kiezen en een periode of een startdatum voor de spreiding invullen, of zelfs een reeks periodes, afhankelijk van het gekozen type spreiding.
De keuzes van de verschillende spreidingsmethodes zijn:
- Spreiding over twee boekjaren in verhouding tot het aantal maanden
- Spreiding over twee boekjaren in verhouding tot het aantal dagen
- Maandelijkse spreiding (met een maximum van 12 maanden)
Bewaar vervolgens de spreiding en de verschillende diverse verrichtingen worden onmiddellijk in elke periode geboekt.
Als het volgende boekjaar nog niet open is, worden de spreidingsboekingen opgeslagen in een wachtbestand. Deze boekingen zullen automatisch worden geregistreerd wanneer het volgende boekjaar wordt geopend.
Het gebruikte dagboek van de spreiding kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Het is vergrendeld.
Als een factuur die aanleiding geeft tot een spreiding moet worden gewijzigd, moet u de factuur eerst verwijderen en opnieuw inboeken.
De iconen 
in de kop van de verkoopfactuur geven aan dat de factuur is gespreid en vergrendeld.
Als u een factuur verwijdert die de bron is van een spreiding, wordt de spreiding samen met de factuur verwijderd. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
Hoe kan ik de spreiding van de opbrengsten van een factuur zien?
Het is mogelijk om de spreiding van opbrengsten te bekijken via het menu Tools - Boekhouding - Visualisatie spreiding kosten / opbrengsten.
Vul hiervoor volgende informatie in de kop van het venster in:
- het boekjaar
- het gebruikte dagboek
- de periode
- het documentnummer
Klik vervolgens op de knop
.
De spreiding van de opbrengsten is ook zichtbaar door op rechtstreeks op het icoon
in de verkoopfactuur te klikken.
Met de knop 
, wist u de volledige spreiding van het gekozen document. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
Voorbeelden van de spreiding van kosten volgens de 3 voorgestelde methodes
Methode 1: maandelijkse spreiding
Voor een verkoop van 2.904 euro op datum van 05/04/2021 op de rekening 700100.
Maandelijkse spreiding van 04/2021 tot 03/2022
12 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (De eerste diverse post om de verkoop op de spreidingsrekening tegen te boeken en een eerste spreiding van de opbrengsten. Vervolgens 11 diverse posten voor de verdere spreiding van de kosten.)
DPSPREID 21040002: C rekening 493000 2.400 EUR à D rekening 700100 2.400 EUR (volledige tegenboeking van de verkoop)
DPSPREID 21040002: D rekening 493000 200 EUR à C rekening 700100 200 EUR (in april 2021)
DPSPREID 21050002: D rekening 493000 200 EUR à C rekening 700100 200 EUR (in mei 2021)
...
DPSPREID 22030001: D rekening 493000 200 EUR à C rekening 700100 200 EUR (in maart 2022) → Jaar 2
Methode 2: Spreiding over 2 boekjaren in verhouding tot het aantal dagen
Voor een verkoop van 2.904 euro op datum van 05/04/2021 op de rekening 700100
Spreiding over de twee boekjaren naar rato van het aantal dagen vanaf 05/04/2021
2 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (De eerste diverse post om de verkoop tegen te boeken en de spreiding ervan van het lopende boekjaar voor zijn rekening te nemen, en een tweede diverse post voor de spreiding van het saldo van de verkoop van het volgende boekjaar.)
DPSPREID 21040003: C rekening 493000 voor 2.400 EUR à D rekening 700100 voor 2.400 EUR (volledige tegenboeking van de verkoop)
DPSPREID 21040003: D rekening 493000 voor 1.781,92 EUR à C rekening 700100 voor 1.781,92 EUR (2.400 x 271/365)
DPSPREID 22010005: D rekening 493000 voor 618,08 EUR à C rekening 700100 voor 618,08 EUR (2.400 x 94/365)
Methode 3: spreiding over 2 boekjaren in verhouding tot het aantal maanden
Voor een verkoop van 2.904 euro op datum van 05/04/2021 op de rekening 700100
Spreiding over de twee boekjaren in verhouding van het aantal dagen vanaf april 2021
2 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (de eerste diverse post om de verkoop tegen te boeken en de spreiding ervan van het lopende boekjaar voor zijn rekening te nemen, en een tweede diverse post voor de spreiding van het saldo van het volgende boekjaar)
DPSPREID 21040004: C rekening 493000 voor 2.400 EUR à D rekening 700100 voor 2.400 EUR (volledige tegenboeking van de verkoop)
DPSPREID 21040004: D rekening 493000 voor 1.800 EUR à C rekening 700100 voor 1.800 EUR (2.400 x 9/12)
DPSPREID 22010006: D rekening 493000 voor 600 EUR à C rekening 700100 voor 600 EUR (2.400 x 3/12)
Wanneer u een spreiding maakt in een boekjaar dat nog niet bestaat, omdat u deze nog niet hebt geopend, worden de spreidingsboekingen voor dit boekjaar in een wachtbestand opgeslagen. Bij het openen van dit nieuwe boekjaar worden deze boekingen automatisch overgenomen.
