Voor een goed beheer van de debiteuren is het noodzakelijk te weten welke posten vervallen zijn en welke posten zullen vervallen: het vervaldagboek, dat u kunt raadplegen of afdrukken geeft u deze informatie. U kunt vervolgens aanmaningen sturen naar de klanten die te laat zijn met betalen. De vervaldatum van een factuur laat toe te bepalen of een klant te laat is met betalen en die op te nemen in de lijst van klanten naar wie een aanmaning gestuurd moet worden. U kunt hieraan andere instellingen toevoegen, zoals het minimum vervallen saldo of de te respecteren termijn tussen twee aanmaningen. Tenslotte, in functie van uw werkgewoontes, kunt u op de aanmaning enkel de vervallen posten of het hele rekeninguittreksel overnemen.
Om over een betrouwbare lijst van vervallen openstaande posten te beschikken, is het sterk aangeraden de facturen en hun betalingen systematisch af te punten. Geen correcte aanmaningen zonder correcte afpunting!
In WinBooks on Web gebeurt het aanmaningsbeheer in drie stappen:
- Configureren van het aanmaningsbeheer
- Genereren van een aanmaningsvoorstel
- Verzenden per mail of het afdrukken van de aanmaningen
Tevens kunt u kiezen om gevorderde functionaliteiten voor het versturen van uw aanmaningen te gebruiken. Deze parametrage is niet verplicht voor het gebruik van de module maar laat toe om volop te genieten van de herlanceringscapaciteiten van WinBooks on Web.
Zoals bijvoorbeeld, het configureren van de berekening van aanmaningen, rekening houdend met intresten op achterstallige betalingen en/of administratiekosten of nog, de historiek beheren van het versturen van aanmaningen.
De aanmaningen kunnen eveneens verstuurd worden vanuit de fiche van een klantenrekening.
