Tijdens het bewaren van een intracommunautaire aankoopfactuur, creditnota of verkoopfactuur, zal er een scherm verschijnen dat u toelaat om de Intrastat-gegevens van uw factuur te boeken.
Dit venster wordt ook verkregen door op de knop 
in het inboekscherm te klikken.
Het is dus de combinatie van de landcode van de klant/leverancier en de gebruikte btw-code die bepaalt of het Intrastat-venster geopend en ingevuld moet worden.
De Intrastat-instelling die standaard is gedefinieerd, wordt in dit eerste venster voorgesteld.
Land
De landcode wordt automatisch overgenomen uit de klanten- of leveranciersfiche.
Verrichtingen
Benoem de aard van de verrichting
Selecteer de aard van uw verrichting in de afrolmenu.
Gewest
- Voor de verzendingen vermeldt u het gewest van oorsprong van de goederen. Onder 'Gewest van oorsprong' verstaat men bij verzendingen het gewest in België waar de goederen zijn vervaardigd, gemonteerd, geassembleerd, verwerkt, gerepareerd of onderhouden. Indien dit niet bekend is, wordt het gewest van oorsprong vervangen door het gewest van herkomst, hetzij het gewest waar het handelsproces is geschied, hetzij dat waaruit de goederen zijn verzonden.
- Voor de aankomsten vermeldt u het gewest van bestemming van de goederen. Onder het 'Gewest van bestemming' verstaat men bij aankomsten, het gewest in België waar de goederen zullen worden verbruikt, gemonteerd, geassembleerd, verwerkt, gerepareerd of onderhouden. Indien dit niet bekend is, wordt het gewest van bestemming vervangen door hetzij het gewest waar het handelsproces zal geschieden, hetzij het gewest waarheen de goederen worden verzonden.
- Het aanduiden van deze gebieden gebeurt a.d.h.v. de volgende codering :
- Vlaams Gewest (de provincies Antwerpen, Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen, Limburg en Vlaams-Brabant)
- Waals Gewest (de provincies Henegouwen, Luik, Luxemburg, Namen en Waals-Brabant)
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest (de 19 Brusselse gemeenten)
Door op
te klikken verkrijgt u de tabel die de goederencodes bevat die door Instrastat worden gebruikt.
Om het selectiescherm van de goederencodes niet onnodig te overladen (9.389 codes !), zal WinBooks on Web slechts de codes weergeven die reeds voorheen in het kader van uw Intrastat-aangiften zijn gebruikt.
Klik op de knop 
om een opzoeking in de tabel met de goederencodes te doen en vul de gezochte goederencode in. De opzoeking naar de goederencode kan op 3 verschillende manieren geschieden:
- op basis van de code
- op basis van de omschrijving van de goederencode
- op basis van de Volledige Tekst opzoeking door op
te klikken.
Zodra de goederencode is gevonden, klik op 
om de goederencode te transfereren naar de tabel met de algemeen gebruikte codes.
Herhaal dit voor de eventuele andere goederencodes van uw boekhouddocument.
Klik vervolgens op de knop om uw goederencodes naar het Intrastat-invoerscherm te transfereren.
En vul ten slotte het gewicht, hoeveelheid, eenheid en bedrag van uw Intrastat-regels in.
Voor bepaalde goederencodes, dient het gewicht of de hoeveelheid niet te worden ingevuld. In dit geval heeft het veld in kwestie een grijze achtergrond.
Van zodra het totaal Intrastat-bedrag gelijk is aan het totaal bedrag van het document, kunt u uw boeking opslaan.
