Gebruik van het digitalisatieplatform van WinBooks en de Codabox-webservice voor het verzenden van PEPPOL-facturen
Elektronische facturen in PEPPOL-formaat worden verwerkt door het digitalisatieplatform van WinBooks en de CODABOX-webservice.
Deze webservice stelt ons in staat om extra controles uit te voeren bij het verzenden van PEPPOL-facturen. Bijvoorbeeld de validatie van het verzonden bestand of het feit dat de ontvanger is geregistreerd in de SMP PEPPOL.
De activatie van de elektronische factuur in WinBooks on Web gebeurt op 2 niveaus:
- in de algemene instellingen van de facturatiemodule via het Configuratiescherm - Facturatie - Opties facturatie - tabblad 'Algemeen'
- in de identificatiefiches van de klanten, in het gebied dat is gewijd aan standaardwaarden
Als u op het niveau van de identificatiefiche van de klant, het PEPPOL- + PDF-formaat hebt geselecteerd, worden de twee bestanden naar uw klant verzonden zonder te worden verwerkt door ons digitalisatieplatform en de webservice van onze partner CODABOX.
Het gebruik van elektronische PEPPOL-facturen vereist de activering van de PEPPOL-module in de licentie en in het dossier van het digitalisatieplatform van WinBooks.
Hoe PEPPOL-facturen versturen vanuit WinBooks on Web?
Als uw klantenlicentie en uw boekhouddossier in orde zijn op het digitalisatieplatform en u beschikt over een WinBooks ID, kunt u direct naar punt 5 gaan.
1. Verificatie van de licentie
Controleer als verdeler of de klantenlicentie bestaat op ons digitalisatieplatform https://customers.winbooks.be/portal/login. Als dit niet het geval is, stuur dan een e-mail naar desk@winbooks.be om ons te vragen de klantenlicentie op het platform aan te maken.
2. Controleren op de aanwezigheid van een WinBooks ID
Nog steeds als verdeler, maak een WinBooks ID aan voor de licentie van uw klant op ons digitalisatieplatform.
In het scherm GEBRUIKERS kunt u al uw gebruikers beheren, alsook hun toegang tot de verschillende dossiers. U kunt daar ook nieuwe gebruikers aanmaken.
Gebruik de snelkoppelingen om een specifieke gebruiker te openen of bekijk de dossiers waartoe hij toegang heeft (blauwe linken in de lijst).
3. De WinBooks-ID in uw dossier invoeren
Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - WinBooks ID
Vul de login en het wachtwoord ontvangen van uw verdeler in de WinBooks ID van uw dossier.
De login van uw WinBooks ID moet worden opgemaakt als een e-mailadres.
4. Aanmaken van het dossier op het portal
Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - WinBooks ID
Klik op de knop 
om uw dossier aan te maken op het digitalisatieportaal.
5. Toevoeging van de Peppol-module in de licentie en configuratie van de module op dossierniveau (op het digitalisatieplatform)
Vanaf 1 december 2021 geldt een nieuwe procedure voor het activeren van de Codabox-Peppol-module op het digitalisatieplatform van WinBooks (Portaal).
Activatie van de module Codabox-Peppol op het niveau van de licentie
Selecteer uw licentie op het Portaal en klik op 
.
Selecteer in het afrolmenu de module CODABOX-Peppol (LIC)
en klik op 
.
E-mailadres
Vul het e-mailadres in van de afzender van de factuur (e-mailadres van de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf)
Hoeveelheid facturen
Specificeer het aantal facturen dat u naar Codabox-Peppol wilt verzenden.
Klik vervolgens op 
.
Activatie van de module Codabox-Peppol op het niveau van het dossier
Selecteer uw dossier en klik op , selecteer de module CODABOX-PEPPOL in het afrolmenu en klik op .
Ga vervolgens naar de configuratie van de module Codabox-Peppol door op 
te klikken.
De module Codabox-Peppol moet eerst op licentieniveau worden geactiveerd en vervolgens op dossierniveau.
Instellingen van de module Codabox-Peppol - tabblad 'Settings'
De informatie die in bepaalde velden wordt ingevuld, moet absoluut een bepaald formaat respecteren. Dit is cursief (in italic) aangegeven in de omschrijving.
Identificatie
ID kaart
Download een gescande kopie van de identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf.
Scan de identiteitskaart, maximaal 1 MB
Bedrijfsnamen
Vul de volledige naam van uw bedrijf in.
Minimaal 1 karakter, maximaal 100 karakters
BTW-nummer
Vul het btw-nummer van uw bedrijf in.
Belgisch btw-nummer, beginnend met 0, geen BE!
Vul het e-mailadres van uw bedrijf in.
Moet een geldig e-mailadres bevatten, maximaal 100 karakters.
E-mail contact
Vul een e-mailadres van de contactpersoon in binnen uw bedrijf in het geval van een probleem met Codabox.
Moet een geldig e-mailadres bevatten, maximaal 100 karakters.
Telefoonnummer
Vul het telefoonnummer + telefooncode van uw bedrijf in.
Moet worden voorafgegaan door het internationale voorvoegsel, dus als voorbeeld voor België moet dit +32 10451244 zijn.
+ XX gevolgd door minimaal 7 cijfers, maximaal 15 cijfers
Startpagina
Vul de URL van uw website in.
Moet een geldige URL bevatten, maximaal 255 cijfers
Klik vervolgens op 
.
Plaats
Land
Vul uw land in.
Moet België zijn.
Postcode
Vul uw postcode in.
Minimaal 1 cijfer, maximaal 11 cijfers
Stad
Vul uw stad in.
Minimaal 1 karakter, maximaal 50 karakters
Straat
Vul uw postadres in.
Minimaal 1 karakter, maximaal 100 karakters
Huisnummer
Vul uw huisnummer in.
Minimaal 1 karakter, maximaal 11 karakters
Klik vervolgens op .
Verdere informatie
Bankrekeningen (IBAN)
Vul uw bankrekeningen in IBAN-formaat in.
Geldige IBAN, maximaal 34 karakters
Ondersteuning e-mail
Vul een mogelijk e-mailadres voor ondersteuning in.
Moet een geldig e-mailadres bevatten, maximaal 100 karakters
Ondersteuning telefoon
Vul een mogelijk telefoonnummer voor ondersteuning in.
Moet worden voorafgegaan door het internationale voorvoegsel, dus als voorbeeld voor België moet dit +32 10451244 zijn.
+ XX gevolgd door minimaal 7 cijfers, maximaal 15 cijfers
Ondersteunings-url
Vul een mogelijk internetadres voor ondersteuning in.
Moet een geldige URL bevatten, maximaal 255 karakters
Klik vervolgens op de knop 
.
Velden gemarkeerd met 
zijn verplichte velden.
Wanneer een stap correct is voltooid en u naar de volgende stap gaat, wordt deze gemarkeerd met een groene stip zoals hierboven weergegeven.
Zodra uw gegevens werden opgeslagen, wordt de informatie ter validatie naar Codabox overgebracht. Deze lidmaatschapsprocedure en validatie van de verstrekte informatie zullen binnen 5 werkdagen worden verwerkt.
Gedurende deze periode worden elektronische facturen uit uw dossier tijdelijk opgeslagen op onze servers. Zodra uw lidmaatschap is gevalideerd door Codabox, worden de in wacht staande facturen door het Portaal naar Codabox verzonden.
De verschillende statussen van uw aanvraag om lid te worden van de Codabox-Peppol-service zijn:
| Status | |
|---|---|
| Created | De leverancier is succesvol aangemaakt bij CodaBox. |
| Approved | De leveranciersinformatie is gevalideerd door CodaBox en de leverancier zal worden geïntegreerd in het (de) elektronische facturatienetwerk(en). |
| Rejected | Er was een probleem met de leveranciersinformatie en CodaBox kan de leverancier niet accepteren. |
| Onboarded | De leverancier is nu volledig geïntegreerd. U kunt nu beginnen met het verzenden van documenten voor deze leverancier. |
| Offboarded | De leverancier werd succesvol verwijderd uit de lijst. U kunt geen documenten meer sturen voor deze leverancier. |
Als we het hebben over leverancier, bedoelen we de uitgever van de Peppol-factuur die een factuur naar zijn klant stuurt.
6. Een PEPPOL-factuur verzenden vanuit WinBooks on Web
U hoeft uw werkgewoonten niet te veranderen, u kunt uw factuur zoals gewoonlijk maken.
De PEPPOL-factuur is geschreven in XML-formaat dat de PDF van de afdruk al bevat. Vink daarom het vakje 
naast de PEPPOL-instelling in de identificatiefiche van de klant niet aan.
De algemene instelling van de facturatiemodule kan dit vakje echter aangevinkt hebben.
Verplichte velden
In de identificatiefiche van de klant, moet naast de referentie en de naam ook de derde partij ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd. De btw-velden moeten daarom worden ingevuld. Vul ook de PEPPOL-informatie in ZONDER het PDF-vakje aan te vinken.
Bij de bedrijfsgegevens moet u het btw-nummer en een bankrekeningnummer invullen.
Maak vervolgens uw factuur zoals gewoonlijk en klik op de knop
om deze naar uw ontvanger te verzenden in elektronisch PEPPOL-formaat.
