U hebt toegang tot het beheer van de leveranciersrekeningen door in de linker werkbalk of in de horizontale menu-item Bestanden op  te klikken of met behulp van de sneltoets (per default CTRL F7 of een andere combinatie indien u de instellingen van de sneltoetsen hebt aangepast).

Selecteer vervolgens het tabblad Fiche om de identificatiegegevens van de rekening te bekijken.

Tabblad 'Fiche'

De basisfiche van een leverancier bevat enerzijds identiteitsgegevens, zoals zijn naam en zijn adres, en anderzijds boekhoudkundige gegevens. Het is belangrijk ze correct in te vullen omdat ze op verschillende plaatsen gebruikt worden: in de overschrijvingen, bij het boeken... Ze laten eveneens toe de leveranciers te onderscheiden. Tenslotte zullen ze het boeken versnellen. Immers, sommige waarden, zoals de betaalcode, de boekingsrekening of de btw-code ... zijn standaardwaarden en zullen bijgevolg bij het boeken op de leverancier automatisch worden voorgesteld.

De knop  naast een veld dat verwijst naar een tabel, laat toe de bijbehorende tabel te openen en er een gegeven aan toe te voegen, te wijzigen of te wissen.

Bedrijf

Referentie

De referentie laat toe een leverancier op te zoeken. Dit is ook de standaard sorteervolgorde in de tabbladen en de leverancierslijst. Deze volgorde kan natuurlijk worden gewijzigd.

De referentie moet uniek zijn: twee leveranciers mogen niet dezelfde referentie hebben, wat u toelaat leveranciers met dezelfde naam te onderscheiden.

De karakters die aanvaard worden zijn: cijfers (0 tot 9) en/of letters, in functie van hetgeen gedefinieerd werd als opmaak in het configuratiescherm.

Bij het aanmaken van een nieuwe leverancier staat de cursor op de Naam en niet op het Referentieveld.  De Referentie wordt automatisch ingevuld met de eerst ingevulde posities van de Naam. U hebt natuurlijk de mogelijkheid om de Referentie zelf in te vullen.

De iconen

Klik opom een memo in te voeren.

Klik op om een rekening inactief te maken.

Klik opom een klant aan te maken op basis van deze leverancier.

Klik op  om een rekening te blokkeren.

Klik opom de identificatiegegevens van uw leverancier via internet te bekomen en automatisch in zijn fiche te laten invullen.

Deze laatste functie vereist de aanschaf van de module 'Identificatiegegevens via Internet'.

Naam

In dit veld voert u de naam van de leverancier of van zijn bedrijf in. Dit is een verplicht veld. De naam hoeft natuurlijk niet uniek te zijn. Zoals de referentie laat de naam toe de leverancier te zoeken. Het is dus aangeraden de bedrijfsvorm of de aanspreektitel niet op te nemen: deze gegevens zijn weinig relevant in de sorteringen en bij het zoeken.

Aanspreektitel

Selecteer de bedrijfsvorm of de aanspreektitel van de leverancier in de aanspreektiteltabel.

Taal

Vul de taalcode van de leverancier in.   

 
 

Categorie

Indien u beslist hebt om categorieën te gebruiken voor het onderverdelen van uw leveranciersbestand, is het aangeraden om deze informatie systematisch in te vullen. Dit zal u toelaten om betrouwbare selecties te maken.

BTW

Geef aan of de leverancier btw-plichtig – en in voorkomend geval voer zijn btw-nummer in -, vrijgesteld of niet btw-plichtig is.  Het programma controleert de juistheid van de Belgische btw-nummers. Typ enkel de cijfers van het btw-nummer in; de scheidingstekens (punten, strepen, ...) zijn vooraf ingevoerd. 
Voor de andere E.U.-landen controleert WinBooks on Web het gepaste invoerformaat en past het zijn invoermasker aan volgens de ingevoerde ISO-landcode.

U kunt eveneens de juistheid van een intracommunautair of Belgisch btw-nummer d.m.v.  nakijken. WinBooks on Web zal het nummer nakijken via het VIES-systeem, die de officiële website van de Europese Unie is voor het valideren van btw-nummers.

IBAN/BIC

Vul hier de IBAN en BIC gegevens van uw leverancier in.

Indien u een Belgische IBAN invult, zal de BIC code automatisch ingevuld worden.

Indien u een Belgische BBAN invult, zal deze automatisch in een IBAN-rekening worden omgezet.

Voor de andere landen die deel uitmaken van de SEPA-zone, dient de BIC-code verplicht ingevuld te zijn van zodra u een IBAN-rekening invult. Een geldigheidscontrole aangaande de coherentie van deze twee gegevens wordt uitgevoerd bij het opslaan van de fiche.


Door op  te klikken, kunt u meerdere bankrekeningen voor de leverancier aanmaken.

Deze gegevens zijn onontbeerlijk voor het automatisch uitvoeren van leveranciersoverschrijvingen. 

Standaardwaarden

Rekening

Kies de algemene rekening waarop u de aankopen voor deze leverancier gewoonlijk boekt. Deze rekening zal automatisch worden voorgesteld - maar kan gewijzigd worden - bij het inboeken van een factuur voor deze leverancier.

Sjabloon

Kies een sjabloon om op dezelfde manier een type-boeking te linken aan deze leverancier.

BTW-code

Selecteer de btw-code die gewoonlijk voor de aankopen van deze leverancier gebruikt wordt. Deze code zal automatisch worden voorgesteld - maar kan gewijzigd worden - bij het inboeken van een factuur voor deze leverancier. 

Valuta

Selecteer in de valutalijst, de gebruikelijke valuta van deze leverancier. Deze valuta zal automatisch worden voorgesteld - maar kan gewijzigd worden - bij het inboeken van een factuur voor deze leverancier. Laat dit veld leeg indien de valuta van de leverancier dezelfde is als deze van het dossier.

Intrastat

Ingeval u beschikt over de Intrastat-module, kunt u per leverancier een standaard ISO-goederencode selecteren. Dit veld verschijnt enkel als de Intrastat-module geactiveerd is.

Tabblad 'Contactpersoon'

Vul de gegevens m.b.t. de contactpersoon, evenals het type contact ingeval de module Facturatie geactiveerd werd (Boekhouding/Facturatie/Levering/Commercieel) .

U kunt ook andere contactpersonen toevoegen indien u het beheer van meerdere contactpersonen geactiveerd hebt.

In dit geval zullen de contactpersonen niet getoond worden in de vorm van een fiche maar van een lijst. Elk daarbijhorend veld wordt dan voorgesteld in een volledig scherm om eventueel te kunnen aanpassen.

Het beheer van meerdere contacten is niet beschikbaar in de Business-versie.


Door te klikken op de iconen  ,   of  , kunt u zich in verbinding stellen met het telefoonnummer via één van deze specifieke toepassingen. Door te klikken op , wordt uw mailtoepassing automatisch geopend en kunt u uw mail invullen.

Tabblad 'Adres'

Vul hier de adresgegevens van de leverancier in.

U kunt ook andere adressen toevoegen indien u het beheer van meerdere adressen geactiveerd hebt.

In dit geval, zullen de adressen niet getoond worden in de vorm van een fiche maar van een lijst. Elk bijbehorend veld wordt dan voorgesteld in een volledig scherm om eventueel te kunnen aanpassen. 

Door te klikken op het icoon  of , kunt u het adres opvragen via Google Maps. Door te klikken op het icoon , kunt u zich in verbinding stellen met het betrokken telefoonnummer en door te klikken op het icoon , kunt u zich in verbinding stellen met de website van uw leverancier.

Tabblad 'Voorwaarden'

Agent

Specificeer eventueel de agent die verantwoordelijk is voor de commerciële relaties met uw leverancier.

Betalingsvoorwaarden

Selecteer in de tabel van de betalingsvoorwaarden, de standaard uitstel van betaling voor deze leverancier. Deze betalingsvoorwaarde zal automatisch worden voorgesteld (maar kan gewijzigd worden) wanneer u een factuur voor deze leverancier inboekt. 

Geblokkeerde betaling

Vink dit vak aan indien u de betalingen voor deze leverancier wenst te blokkeren.

Wat wilt u doen ?

Bovenaan de pagina