Om als vast actief beschouwd te worden en opdat afschrijvingen eventueel berekend zouden worden, dient elke investering als dusdanig gedefinieerd te worden. Hiervoor dient u de basisfiche van de investering in te vullen. Op deze fiche vindt u de belangrijkste eigenschappen van een investering.

Afhankelijk van de gekozen instelling wordt de basisfiche m.b.t. een investering ofwel tijdens het boeken van aankopen - voor zover de aankopen op een investeringsrekening geboekt worden - ofwel onafhankelijk, achteraf geopend.

Wat de gekozen instelling ook is, de basisfiche van een vast actief kan op elk moment onafhankelijk van een aankoop of een CN/Aankopen worden gedefinieerd en op het scherm worden opgeroepen.

Om de fiche van een vast actief (investering) op het scherm op te roepen:


Open het bestand van de investeringen door op het icoontje   te klikken in de linkermenu van WinBooks on Web of via de menu Bestanden.


Identificatie

Deze rubriek groepeert de identificatiegegevens van de investering. U vindt er de gebruikelijke informatie terug. 

Referentie

De referentie identificeert de investering op unieke wijze. Twee investeringen kunnen geen zelfde referentie hebben. De referentie wordt éénmalig gekozen en kan achteraf niet worden gewijzigd.

De referentie wordt gebruikt om een investering op te zoeken en dient als standaard sorteringscriteria tijdens het opzoeken van een investering of in de lijst van de investeringen.
Indien u Numerieke referenties met automatische increment (nadat u als toegelaten karakters 'Enkel cijfers' geselecteerd hebt) in de instellingen van uw boekhouddossier (Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - Opmaak - tabblad Vast Actief) hebt aangevinkt, zal WinBooks on Web bij het aanmaken van een nieuwe fiche automatisch de referentie toekennen. Deze bestaat uit het vorige nummer plus één.

Memo

Klik op het icoon   om een memo in te voeren die gelinkt is aan deze investeringsfiche of om toegang te verkrijgen tot een bestaande memo.

Slapend

Klik op  om deze investering inactief (slapend) te maken. Het icoon verandert dan van aspect  .  Zo kan de gebruiker zien dat de investering inactief geworden is. Indien een investering niet actief is, verschijnt hij niet meer standaard in de lijsten. Deze functie laat toe om de lijst te beperken tot de op te volgen investeringen.

Blokkeren

Klik op  om een investering te blokkeren. Van zodra een investering geblokkeerd is zal deze niet meer in aanmerking worden genomen tijdens het berekenen van de afschrijvingen.

Klik opnieuw op dit icoon om de investering te ontgrendelen.   

Hoofd vast actief

Klik op  om van dit vast actief een Hoofd vast actief te maken.

De hoofd vaste activa dienen voornamelijk om een globaal zicht te hebben over een groep van investeringen die nauw verbonden zijn.

Bijvoorbeeld: een gebouw in Brussel is een hoofdactiva maar de ruwbouw, het dakgeraamte, de lift enz...  zijn de gekoppelde activa.

  • Als het om een gebouw gaat, weet iedereen dat er meerdere investeringen aan te pas zullen komen. Eerst wordt er dus een fiche voor het vast actief gemaakt waarin de wijze, de frequentie, de duur en de algemene rekeningen worden bepaald. Tevens wordt de aanschaffingsdatum van de eerst aangekochte investering gebruikt als aanschaffingsdatum van de hoofdactiva.
    Naarmate de werken vorderen en de facturen binnenstromen, worden aparte fiches aangemaakt voor iedere investering. Zodra u de koppeling met het hoofd vast actief vermeld, zullen de overige instellingen automatisch ingevuld worden. De wijze, frequentie en rekeningen kunnen niet meer worden veranderd. De duur kan eventueel aangepast worden indien het om een creditnota gaat die op hetzelfde moment als de overige investeringen moet eindigen.
  • De gekoppelde investeringen zullen als alle niet gelinkte investeringen worden behandeld (wissen,...)
  • Hoofdactiva worden niet afgeschreven. Het zijn namelijk de gekoppelde investeringen die afgeschreven worden. Het hoofd vast actief dient enkel om een globaal overzicht te hebben.
Naam

Volledige beschrijving van de investering, eventueel in één of meerdere alternatieve talen. 

Categorie

Voer hier een investeringscategorie in of klik op om de lijst met bestaande investeringscategorieën te raadplegen, nieuwe categorieën aan te maken of de bestaande categorieën te wijzigen. Deze categorieën kunnen m.n. bij het genereren van lijsten gebruikt worden. U kunt categorieën bijvoorbeeld definiëren volgens de locatie of het project waarmee het goed is  gekoppeld.

Hoofd vast actief

Specificeer in dit veld de code van het 'Hoofd vast actief' waaraan u het vast actief dat u aan het aanmaken bent, moet worden gekoppeld.

Restwaarde

Dit is de restwaarde die door WinBooks on Web berekend werd op basis van de ingevoerde gegevens. Het bedrag dat in dit veld wordt aangegeven, kan niet door de gebruiker worden gewijzigd.

Aanschaffing

Indien u 'Maak automatisch een nieuwe investering aan tijdens het inbrengen van een aankoop/CN op aankoop' hebt aangevinkt in de instellingen, worden de gegevens m.b.t. de aanschaffing automatisch gerecupereerd.
Indien u dit niet hebt aangevinkt, dient u volgende gegevens zelf in te voeren.

Ref. Lev.

Voer indien nodig de referentie van de leverancier in of klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met leveranciers. Klik op  om uw zoekcriterium aan te passen:

  • Referentie
  • Naam
  • BTW-nummer
  • Algemene rekening
Dagboek

Voer indien nodig de referentie van het aankoopdagboek in of klik op  om de lijst met dagboeken te raadplegen.

Document

Voer het nummer van het aankoopdocument in.

Datum

Voer de aanschaffingsdatum in.

Periode

Specificeer de periode die overeenkomt met de aanschaffing.

Bedrag

Voer het af te schrijven bedrag in.

Als u geen dagboek definieert in de investeringsfiche, zal het dagboek OLDTOTAL automatisch worden ingevuld. U kunt deze dagboekcode pas wijzigen als een leverancier en een documentnummer gedefinieerd werden.

Indien de details van de aankoop niet opgenomen zijn in de boekhouding (aankoop verricht in het verleden, ...), klik dan onmiddellijk in het veld datum en laat het leveranciersveld leeg.

Afschrijving

Methode

Lineair, Degressief, Versneld: kies de berekeningswijze van uw afschrijvingen.

Start

De startdatum van de afschrijving dient steeds gelijk aan of later dan de aanschaffingsdatum te zijn. Standaard recupereert WinBooks on Web de aanschaffingsdatum.
Indien de ingevulde datum tot een vorig boekjaar behoort, stelt WinBooks on Web voor om een overnamefiche van de overschrijving aan te maken en hier de reeds gedane afschrijvingen in te vullen, evenals de eventuele herwaarderingsmeerwaarde en de afschrijving van deze herwaarderingsmeerwaarde.

Frequentie

Frequentie (jaarlijks, driemaandelijks, maandelijks): WinBooks on Web verwerkt de afschrijvingen door de overeenkomende diverse posten in een specifiek dagboek (AFSCHR) te genereren. Dit wordt op aanvraag uitgevoerd, via de menu Operaties / Afschrijvingsvoorstellen.  De keuze van de frequentie bepaalt het maximum aantal diverse posten die gegenereerd kunnen worden.   

Belangrijk :

  • Zodra de afschrijving van een goed begonnen is, kunt u de frequentie voor dit goed niet meer wijzigen.
  • Kies voor een maandelijkse frequentie om een zoveel mogelijke soepelheid te hebben. U kunt voor een maandelijkse frequentie kiezen en niettemin maar één diverse afschrijvingspost genereren door maar één keer de afschrijvingen te laten berekenen. De periodes dienen in dit geval met de begin- en einddatum van het boekjaar overeen te stemmen.

Jaarlijks tarief (%)

Voer het jaarlijks in aanmerking te nemen afschrijvingstarief in als een percentage. 

Duur (jaren)

Voer het aantal jaren in waarmee rekening dient te worden gehouden.

Boekjaar

  • Vink het vak Volledige annuïteit aan om het jaarlijks afschrijfbare bedrag in zijn geheel af te schrijven vanaf het eerste jaar.
  • Vink het vak Pro rata (dagen) aan om met de dag van de aanschaffing rekening te houden en maar een deel van het afschrijfbare bedrag het eerste jaar af te schrijven.

Voorbeeld:


Een investering van 4.800 euro dient lineair op 4 jaren afgeschreven te worden. Het jaarlijks af te schrijven bedrag is van 1.200 euro. Het goed werd op 1 oktober aangekocht. Het boekjaar loopt van januari tot december.
Indien u voor Volledige annuïteit kiest, zal WinBooks on Web vanaf het eerste jaar rekening houden met het totaal afschrijfbare bedrag, dit is 1.200 euro. De afschrijving zal in oktober beginnen.
Indien u voor Pro rata kiest, zal WinBooks on Web rekening houden met een deel van het afschrijfbare bedrag, naar verhouding van de resterende dagen, dit is 302 euro (1.200 x 92 / 365).


Eerste jaar: af te schrijven bedrag = 302 euro (pro rata van de betrokken dagen)

Tweede jaar : af te schrijven bedrag = 1.200 euro

Derde jaar: af te schrijven bedrag = 1.200 euro

Vierde jaar: af te schrijven bedrag = 1.200 euro

Vijfde jaar: af te schrijven bedrag = 898 euro (saldo).

Boekhouding

Hieronder vindt u de rekeningen die voor de verrichtingen op vaste activa zullen worden gebruikt.

Investering

Dit is de rekening waarop de aankoop van het goed geboekt wordt (2xxxxx). Klik op om toegang te verkrijgen tot de lijst met de algemene rekeningen.

Herwaarderingsmeerwaarde

Dit is de overeenkomende herwaarderingsmeerwaarderekening (2xxxx8). Klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met de algemene rekeningen.

Afschrijving

Dit is de overeenkomende afschrijvingsrekening (2xxxx9). Klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met de algemene rekeningen. 

Afschrijvingskosten

Dit is de dotatierekening (kostenrekening) waarop geboekt wordt (63). Klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met de algemene rekeningen.

De velden waar een   achter staat, zijn verplicht in te vullen velden.

Analytische boekhouding

Wanneer uw 'WinBooks on Web'-licentie ook de analytische module bevat, kunt u de standaard analytische waarden instellen in uw identificatiefiches voor vaste activa.

Vink de analytische plan(nen) aan die u in aanmerking wenst te nemen voor uw analytische boekhouding en selecteer eventueel een standaardwaarde.

Zodra de afschrijving is gegenereerd en geboekt, bevindt de voorgestelde analytische informatie zich in het analytische venster van de DP van de afschrijving.

WinBooks on Web zal eerst kijken of er een analytische waarde is ingevoerd in de fiche van het vast actief. Als er daar geen is, in de algemene rekening dat aan het vast actief is gekoppeld.

Houd er rekening mee dat WinBooks on Web op het niveau van de fiche van het vast actief rekening zal houden met de afschrijvingsrekening (in het getoonde geval de rekening 630200). Het is daarom deze kostenrekening die de analytische uitsplitsing moet beheren.

Knoppen Vaste activa

Klik op deze knop om een nieuwe investeringsfiche toe te voegen.

Klik op deze knop om de gegevens van de investering te kopiëren in een nieuwe investeringsfiche (met een nieuwe referentie).

Deze functionaliteit is zeer interessant wanneer u slechts 1 factuur ontvangt die een geheel van gelijkaardige investeringsgoederen bevat en wanneer u zoveel fiches wenst aan te maken als er activa zijn, om deze individueel te kunnen afschrijven (hierdoor hebt u minder problemen ingeval van een realisatie of bijvoorbeeld een uitzonderlijke afschrijving van een bepaald goed).

Klik op deze knop om uw fiche op te slaan.

Klik op deze knop om de aangebrachte wijzigingen in de investeringsfiche te annuleren.

Klik op deze knop om de investeringsfiche te wissen (op voorwaarde dat deze geen verrichtingen (meer) bevat).

Klik op deze knop om de investeringsfiche aan te passen door configureerbare velden toe te voegen.

Wordt gebruikt om de referentie van een vast actief te hernoemen. Voor deze actie zijn specifieke rechten vereist die zijn voorbehouden aan gebruikers met een beheerdersprofiel. Het vereist ook de introductie van de admin-code van uw licentie.

Knop Andere

Klik op deze knop om een bijlage toe te voegen aan uw investeringsfiche (zoals bijvoorbeeld de garantie van een machine)

Knop Aanschaffing

Klik op deze knop om het zoekvenster te activeren.


Het zoekvenster van de investeringsmodule is gelijkaardig aan deze van de algemene boekhouding van WinBooks on Web, maar is aangepast aan de specifieke behoeften van de investeringen.

De velden eigen aan investeringen:

  • Rekening: kies de algemene rekening waarop de opzoeking zal worden uitgevoerd. Klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met de algemene rekeningen.

  • Relatie: kies de relatie waarop de opzoeking zal worden uitgevoerd. Klik op  om toegang te verkrijgen tot de lijst met de relaties. Klik op   om uw zoekcriteria te wijzigen:
    • Referentie
    • Naam
    • BTW-nummer
  • Nummer: vul het documentnummer in waarop de opzoeking zal worden uitgevoerd.

De kolommen eigen aan investeringen:

  • Selecteren: vink de vakken aan m.b.t de lijnen die u wenst te selecteren.
  • Relatie: geeft de relatie weer van de verrichtingsregel.
  • Bedrag vaste activa: geeft het bedrag weer vanuit de investeringsfiche.
  • Opmerking: geeft de specifieke opmerking weer vanuit de aankoopfactuur / creditnota op aankoop die aan de investering is gelinkt.

Knoppen specifiek voor investeringen:

Selecteer alle regels in het zoekscherm

Geen enkele regel in het zoekscherm selecteren

Knoppen Afschrijving

Klik op deze knop om het goed niet afschrijfbaar te maken (bijvoorbeeld voor een terrein)

Deze knop is slechts actief wanneer de begindatum van de afschrijving vroeger is dan de aanschafdatum en zich in een vorig boekjaar bevindt


Indien het verplicht is om jaarlijks een Diverse Post Afschrijving voor elk investeringsgoed te genereren (jaarlijkse frequentie), kunt u echter, indien u dit wenst, een maandelijkse of een driemaandelijkse frequentie vragen om te kunnen beantwoorden aan uw beheerbehoeften.

Bovenaan de pagina