Afin de pouvoir bénéficier pleinement de votre Virtual Invoice il est nécessaire d'y accoupler une cartouche de reconnaissance de caractères OCR (OPTIMIUM ou PREMIUM).

Au départ d’un document scanné ou d’un pdf, des techniques de reconnaissance sophistiquées vont, en plus du contenu texte complet du document, isoler les mentions essentielles pour votre activité : dans le cas d’une facture,

toutes les mentions nécessaires pour un traitement automatisé dans la comptabilité. Ce qui permet ensuite l’indexation et la recherche sur n’importe quelle mention du document, de même que l’encodage automatique de la pièce comptable.

Les taux de reconnaissance sont exceptionnels, avec en complément l’option « premium » garantissant 99% de taux de reconnaissance.

Veuillez contacter votre revendeur pour obtenir la tarification de nos cartouches de reconnaissances OCR

Paramétrage

Paramètres - Panneau de Configuration - Paramètres du dossier - WinBooks ID

Cliquez sur  afin d'y indiquer les renseignements requis reçu de votre revendeur. Chaque identifiant WinBooks ID doit bien entendu avoir été préalablement créé sur la plateforme digitale des produits WinBooks.

Utilisateur et mot de passe spécifiques

Utilisation d'un login et mot de passe spécifique fournit par votre revendeur

Utilisation des identifiants de l'utilisateur courant

Utilisation du login et mot de passe de l'utilisateur connecté dans la session WinBooks on Web

Login

Spécifiez le login créé sur la plateforme de digitalisation et fournit par votre revendeur

Mot de passe

Spécifiez le mot de passe (sensible à la case) reçu de votre revendeur

Code du dossier

Sélectionnez le code dossier

Nom de dossier

Spécifiez le nom complet du dossier

Lors de l'activation d'un module comme Virtual Invoice, il vous sera demandé de compléter votre WinBooks ID. Une fois l'activation du module terminée, le code dossier ainsi que le nom de dossier seront automatiquement proposés

Le bouton   donnera directement accès à la plateforme de digitalisation à l'utilisateur renseigné dans le WinBooks ID sans demande d'authentification complémentaire afin que celui-ci puisse par exemple consulter l'état d'un batch de factures envoyé à la reconnaissance OCR.

En cas d'activation du module Connect, le bouton  donnera également accès à l'application Connect à l'utilisateur renseigné dans le WinBooks ID sans demande d'authentification complémentaire.

Le bouton  permet d'actualiser la liste des dossiers auquel l'utilisateur renseigné a accès.


Comment travailler avec l'OCR ?

Après l'ouverture de l'écran Virtual Invoice, cliquez sur le bouton  dans la partie droite de Virtual Invoice afin de sélectionner un document dématérialisé (PDF).

 

Parcourez l'arborescence de votre disque afin de sélectionner les documents PDF que vous désirez uploader. 

Vérifiez bien que l'extension de votre fichier soit compatible. Dans l'exemple illustré ci-dessus, l'extension .docx n'est pas acceptée.

Envoi des documents à l'OCR

Une fois vos documents  uploadés dans l'écran de Virtual Invoice, sélectionnez-les en utilisant les touches shift ou ctrl, cliquez ensuite sur le bouton  afin de les envoyer au service de reconnaisance.

Spécifiez les paramètres d'envoi de vos documents à la reconnaissance OCR

Sélection

  • Tous les documents du répertoire Scan (l'écran de droite de Virtual Invoice nommé 'A comptabiliser')
  • Tous les documents du répertoire Scan (sans les documents (déjà) processes)
  • Les documents sélectionnés (valeur par défaut)

Charger les paramètres

  • Catégorie : sélectionnez dans le menu déroulant le type de journal de destination
  • Journal : sélectionnez dans le menu déroulant le journal de destination

WinBooks On Web proposera par défaut en fonction du type de journal sélectionné, le journal par défaut défini au niveau du paramétrage des options comptables de votre dossier.

  • Cartouche : sélectionnez la cartouche de reconnaissance OCR que vous désirez utiliser pour l'envoi de votre batch de documents (dans le cas ou votre dossier serait  relié à une cartouche OCR PREMIUM et OPTIMUM).

Cliquez sur  pour envoyer votre batch de document(s) à la reconnaissance OCR.


Une fois cette action effectuée, les documents sont  processés par nos serveurs de reconnaissance OCR. En fonction du type de cartouche reliée à votre licence (OPTIMIUM ou PREMIUM) le processus et le temps de traitement seront différents. Les documents envoyés au processing sont indiqués en couleur orange.

Vous pouvez suivre l'évolution du processus de reconnaissance en vous connectant au portail en cliquant sur le bouton

Une fois que le message  apparaît sur votre batch de documents, vous pouvez les récupérer dans Virtual Invoice soit en cliquant sur le bouton , soit en réinitialisant votre navigateur internet. 


Après le traitement OCR de vos document Virtual Invoice vous informera par un message que ceux-ci sont disponibles en téléchargement (après avoir rafraîchit votre fenêtre). Répondez par 'Oui' afin de rapatrier vos documents processés.

Les documents traités par l'OCR sont à présent indiqués en vert (sauf le document actif, qui lui reste en bleu). Les mentions comptables de la facture ont été reconnues grâce au processus OCR et les factures sont prêtes à être injectée en comptabilité.

Consultez la documentation relative aux nouveautés de l'écran Virtual Invoice afin de tirer le maximum de profit de l'encodage automatique grâce à le reconnaissance OCR.

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