Afin de pouvoir bénéficier pleinement de votre Virtual Invoice il est nécessaire d'y accoupler une cartouche de reconnaissance de caractères OCR (OPTIMIUM ou PREMIUM).
Au départ d’un document scanné ou d’un pdf, des techniques de reconnaissance sophistiquées vont, en plus du contenu texte complet du document, isoler les mentions essentielles pour votre activité : dans le cas d’une facture,
toutes les mentions nécessaires pour un traitement automatisé dans la comptabilité. Ce qui permet ensuite l’indexation et la recherche sur n’importe quelle mention du document, de même que l’encodage automatique de la pièce comptable.
Les taux de reconnaissance sont exceptionnels, avec en complément l’option « premium » garantissant 99% de taux de reconnaissance.
Veuillez contacter votre revendeur pour obtenir la tarification de nos cartouches de reconnaissances OCR
Paramétrage
Paramètres - Panneau de Configuration - Paramètres du dossier - WinBooks ID
Cliquez sur afin d'y indiquer les renseignements requis reçu de votre revendeur. Chaque identifiant WinBooks ID doit bien entendu avoir été préalablement créé sur la plateforme digitale des produits WinBooks. Utilisation d'un login et mot de passe spécifique fournit par votre revendeur Utilisation du login et mot de passe de l'utilisateur connecté dans la session WinBooks on Web Spécifiez le login créé sur la plateforme de digitalisation et fournit par votre revendeur Spécifiez le mot de passe (sensible à la case) reçu de votre revendeur Sélectionnez le code dossier Spécifiez le nom complet du dossier Lors de l'activation d'un module comme Virtual Invoice, il vous sera demandé de compléter votre WinBooks ID. Une fois l'activation du module terminée, le code dossier ainsi que le nom de dossier seront automatiquement proposés Le bouton donnera directement accès à la plateforme de digitalisation à l'utilisateur renseigné dans le WinBooks ID sans demande d'authentification complémentaire afin que celui-ci puisse par exemple consulter l'état d'un batch de factures envoyé à la reconnaissance OCR. En cas d'activation du module Connect, le bouton donnera également accès à l'application Connect à l'utilisateur renseigné dans le WinBooks ID sans demande d'authentification complémentaire. Le bouton permet d'actualiser la liste des dossiers auquel l'utilisateur renseigné a accès.Utilisateur et mot de passe spécifiques
Utilisation des identifiants de l'utilisateur courant
Login
Mot de passe
Code du dossier
Nom de dossier
Comment travailler avec l'OCR ?
Après l'ouverture de l'écran Virtual Invoice, cliquez sur le bouton dans la partie droite de Virtual Invoice afin de sélectionner un document dématérialisé (PDF).
Parcourez l'arborescence de votre disque afin de sélectionner les documents PDF que vous désirez uploader.
Vérifiez bien que l'extension de votre fichier soit compatible. Dans l'exemple illustré ci-dessus, l'extension .docx n'est pas acceptée.
Envoi des documents à l'OCR
Une fois vos documents uploadés dans l'écran de Virtual Invoice, sélectionnez-les en utilisant les touches shift ou ctrl, cliquez ensuite sur le bouton afin de les envoyer au service de reconnaisance.
Spécifiez les paramètres d'envoi de vos documents à la reconnaissance OCR
Sélection
- Tous les documents du répertoire Scan (l'écran de droite de Virtual Invoice nommé 'A comptabiliser')
- Tous les documents du répertoire Scan (sans les documents (déjà) processes)
- Les documents sélectionnés (valeur par défaut)
Charger les paramètres
- Catégorie : sélectionnez dans le menu déroulant le type de journal de destination
- Journal : sélectionnez dans le menu déroulant le journal de destination
WinBooks On Web proposera par défaut en fonction du type de journal sélectionné, le journal par défaut défini au niveau du paramétrage des options comptables de votre dossier.
- Cartouche : sélectionnez la cartouche de reconnaissance OCR que vous désirez utiliser pour l'envoi de votre batch de documents (dans le cas ou votre dossier serait relié à une cartouche OCR PREMIUM et OPTIMUM).
Cliquez sur pour envoyer votre batch de document(s) à la reconnaissance OCR.
Consultez la documentation relative aux nouveautés de l'écran Virtual Invoice afin de tirer le maximum de profit de l'encodage automatique grâce à le reconnaissance OCR.