L'enregistrement des pièces comptables – ou les encodages – constitue le noyau de toute comptabilité. Sa finalité est multiple :
- la mise à jour des journaux comptables, du grand-livre, des balances générales et de tiers ;
- l'établissement et calcul des échéanciers et des balances âgées ;
- la mise à jour des extraits de compte et des rappels ;
- l'établissement des documents administratifs.
Dans WinBooks On Web, l'encodage peut être réparti en 4 étapes, suivant votre façon de travailler :
- L'enregistrement des pièces comptables
Ce classement chronologique des pièces comptables par type se fait dans les journaux et met directement à jour les différents états comptables, mentionnés ci-dessus. - Le contrôle et la correction éventuelle des écritures
Vous pouvez rechercher une écriture en vue de la contrôler, de la corriger ou de la supprimer. Ces actions peuvent être prises en charge par un expert-comptable interne ou externe. - La validation des écritures
La validation – facultative, mais irréversible - peut être considérée comme une fixation de l'écriture : une écriture validée ne pouvant plus être supprimée ou corrigée que par une contre-écriture. Action qui, elle aussi, pourra être prise en charge par un expert-comptable interne ou externe, suivant l'organisation de votre entreprise. - La clôture périodique
Tout comme la validation, la clôture périodique est une action irréversible et est en général effectuée par une personne compétente en la matière.
Les obligations légales de dépôt obligent à clôturer régulièrement.
