WinBooks On Web vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel. Très pratique si vous reprenez les données d'un autre logiciel pour lequel un programme de reprise n'existe pas par exemple.

Vous pouvez, de cette manière, reprendre le plan comptable, les fiches clients, les fiches fournisseurs, les fiches articles et les tarifs (si vous disposez du module de facturation), les fiches immobilisés, les fiches analytiques et les opérations diverses (OD de reprise par exemple).

Etapes de l'import Excel (plan comptable, fiches clients, fiches fournisseurs, fiches articles, fiches immobilisés et analytiques)

  1. Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne sera réservée aux noms de zones. Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.

    Le fichier sauvegardé doit, pour le moment être de type XLS, XLSX ou CSV.

  2. Dans WinBooks On Web, ouvrez en mode Liste ou en mode Fiche, le type de signalétique que vous désirez reprendre. En effet, l'import ne peut se faire que si la liste ou la fiche des comptes est affichée.
  3. Adapter éventuellement les colonnes de la liste. Par exemple, afficher la langue alternative du plan comptable si cette zone est prévue dans le fichier excel. Si cette zone n'est pas affichée en mode Liste elle ne pourra pas être reprise.
  4. Cliquez sur IMPORT EXCEL dans le menu Outils.
  5. Renseignez le nom du fichier à importer. Cliquez sur  pour sélectionner le fichier et passez à l'étape suivante.
  6. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer et passez à l'étape suivante.
  7. Si vous avez déjà effectué un import pour ce type de signalétique, WinBooks On Web vous signale que vous avez déjà effectué une association pour cet écran. Vous pouvez dès lors, si vous le désirez, récupérer l'association déjà existante.
  8. Dans la partie inférieure de votre écran, vous retrouvez le fichier à importer. Vous devez maintenant procéder à l'association des zones. C'est à dire, lier une zone du fichier Excel à importer avec une zone de votre liste signalétique.
    • Pour ce faire, vous cliquez sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, vous glissez la zone dans l'entête correspondante dans votre liste signalétique.
    • Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom de l'entête de la colonne de votre liste signalétique a changé. En effet, le nom de la zone Excel correspondante y a été ajouté.

      Si vous avez effectué une association par erreur vous pouvez toujours supprimer le lien en étant positionné sur la zone à délier ou encore Réinitialiser les liens en une fois.

    • Procédez de la sorte pour toutes les zones du fichier Excel que vous désirez reprendre.
  9. Lorsque vous avez terminé les associations, cliquez sur Importer les informations et confirmez.


Cas particulier lors de l'importation d'un plan comptable

Lors de la création de votre dossier, WinBooks On Web vous propose plusieurs types de sociétés (asbl, commerciale, co-propriété,...). En fonction du type choisi, le plan comptable proposé sera différent. Si vous décidez d'injecter votre propre plan comptable, vous devrez effacer les comptes proposés par WinBooks On Web A L'EXCEPTION des comptes centralisateurs sous peine de devoir vous même reparamétrer TOUS les codes TVA !

Contrôles lors de l'import des fiches siganlétiques

Bien entendu, des contrôles sont effectués au moment où vous importez les informations. Par exemple, si vous avez lié une zone non numérique à la zone référence d'un compte général.
Dans ce cas, les zones pour lesquelles une erreur bloquante a été trouvée seront teintées de rouge dans la table Excel et l'import ne pourra être effectué. La raison de l'erreur sera affichée en plaçant votre curseur sur la zone en question.
La couleur orange est quant à elle réservée aux messages de type avertissement.

Etapes de l'import Excel d'une opération diverse

  1. Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne sera réservée aux noms de zones. Une zone par colonne et une ligne par imputation comptable.
    Certaines données qui ne peuvent être renseignées que dans l'entête d'une opération diverse comme le code journal ou la date du document doivent être reprises sur chaque ligne.

    Le fichier sauvegardé doit, pour le moment être de type XLS, XLSX ou CSV.

  2. Dans WinBooks On Web, ouvrez le programme d'encodage des opérations diverses.
  3. Cliquez sur IMPORT EXCEL dans le menu Outils.
  4. Renseignez le nom du fichier à importer. Cliquez sur  pour sélectionner le fichier et passez à l'étape suivante.
  5. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer et passez à l'étape suivante.
  6. Si vous avez déjà effectué un import pour une opération diverse, WinBooks On Web vous signale que vous avez déjà effectué une association pour cet écran. Vous pouvez dès lors, si vous le désirez, récupérer l'association déjà existante.
  7. Dans la partie inférieure de votre écran, vous retrouvez le fichier à importer. Vous devez maintenant procéder à l'association des zones. C'est à dire, lier une zone du fichier Excel à importer avec une zone de votre opération diverse.

    • Lorsque l'association est compatible, les deux zones sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom de la zone dans l'écran d'encodage à changé. En effet, le nom de la zone Excel correspondante y a été ajouté.

      Si vous avez effectué une association par erreur vous pouvez toujours supprimer le lien en étant positionné sur la zone à délier ou encore réinitialiser les liens en une fois.

    • Procédez de la sorte pour toutes les zones du fichier Excel que vous désirez reprendre.
  8. Lorsque vous avez terminé les associations, cliquez sur Importer les informations et confirmez.
  9. Confirmez la période dans laquelle vous désirez importer votre opération diverse ainsi que la manière dont vous désirez reprendre la numérotation.

Contrôles lors de l'import d'une opération diverse

Bien entendu, des contrôles sont effectués au moment où vous importez les informations. Par exemple, une référence comptable reprise dans le fichier Excel et qui n'existe pas dans le dossier, ou encore, la pièce comptable qui n'est pas équilibrée.
Dans ce cas, les zones pour lesquelles une erreur bloquante a été trouvée seront teintées de rouge dans la table Excel et l'import ne pourra être effectué. La raison de l'erreur sera affichée en plaçant votre curseur sur la zone en question.
La couleur orange est quant à elle réservée aux messages de type avertissement.

Haut de page