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Ne sachant pas quels journaux vous désirez utiliser sur le Portail (OD ?, NC/Achats ?, Ventes ?,...) par défaut aucun journal de votre dossier comptable ne s'y retrouve.

Le comptable a néanmoins la possibilité de synchroniser les journaux désirés vers le Portail à partir de son dossier comptable.

Comment synchroniser mes journaux à partir du dossier comptable WinBooks Classic ?

Pour consulter ou adapter la liste des journaux synchronisés

  1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE / VIRTUAL INVOICE / SYNCHRONISATION DES JOURNAUX
    Retrouvez dans cet écran la liste des journaux présents dans WinBooks ainsi que les journaux créés uniquement sur le portail du dossier.



    Rappel : Seules les colonnes dont le titre est de couleur mauve sont modifiables.


    WinBooks 

    Code journal présent ou pas dans le dossier comptable de WinBooks.

    Portail

    La case est cochée lorsqu'un journal est créé sur le portail et WinBooks Connect
    Activez un journal sur le portail et WinBooks Connect en cochant cette case.

    VI

    Cette zone est cochée automatiquement dès qu'un sous-répertoire portant le nom du code journal est présent dans Virtual Invoice.
    Ce sous-répertoire est créé lorsqu'un document a été traité pour ce journal et, pour autant que ce journal soit activé au niveau du Portail

    Type, code et Description

    Reprend le code et la description du code journal du dossier comptable WinBooks 

    Nom

    Par défaut, cette colonne est identique à la colonne Description. Vous avez toutefois la possibilité de modifier le nom. C'est celui-ci qui est affiché sur le portail et sur WinBooks Connect.

    Mode processing

    Sélectionnez le mode de processing (cartouche) à utiliser pour les documents liés à ce journal. (Premium, Optimum ou Transport)

    IBAN

    Reprend le N° d'IBAN des journaux financiers. (Purement indicatif)
    Cette case est affichée en rouge lorsque le N° d'IBAN n'a pas été renseigné.

  2. Sélectionnez dans la colonne Portail le ou les journaux à créer sur le Portail. Lorsque vous sauvez vos données, la synchronisation est immédiatement effectuée.


Lorsque vous désélectionnez un journal de la colonne Portail et/ou Virtual Invoice, ce journal est supprimé du portail et/ou du sous répertoire Ready de Virtual Invoice.


Lors de la création d'un nouveau journal dans la table des journaux, il vous est proposé d'alimenter directement le portail.

Même si vous n'avez pas WinBooks Connect, vous pouvez synchroniser les journaux avec Virtual Invoice (sur la plateforme de digitalisation et, de ce fait, créer des sous répertoires portant le nom du journal dans le répertoire SCANS

Comment synchroniser mes journaux à partir du dossier comptable WinBooks on Web ?

Pour consulter ou adapter la liste des journaux synchronisés

Paramètres - Panneau de Configuration - Virtual Invoice - Virtual Invoice Options

Cliquez sur 

Cet écran reprend la liste de tous les journaux de votre dossier comptable.

WinBooks on Web

Les  cases de cette colonne ne peuvent être décochées, elle reprennent la liste de tous les journaux de votre dossier comptable

Portail

Cochez cette case si vous désirez créer le journal sur le Portail

Type

Affiche à titre indicatif le type de journal associé

Code

Affiche le code journal dans votre dossier comptable

Description

Affiche la description du journal dans votre dossier comptable

Nom DEP

Si rien n'est indiqué dans cette colonne, le journal sur le Portail reprendra le même code que le journal de votre dossier

Mode de reconnaissance

Dans le cas ou votre licence comporte plusieurs cartouches de reconnaissance, vous avez la possibilité d'indiquer pour chaque journal le type de cartouche que vous désirez utiliser

Iban

Affiche le compte bancaire associé à un journal de type financier

Cliquez sur  pour sauvegarder votre paramétrage et synchroniser la liste de vos journaux avec le Portail

Cliquez sur  pour abandonner vos modifications et refermer la fenêtre de synchronisation des journaux avec le Portail


Autre méthode de création des journaux

Une autre méthode de création des journaux consiste tant pour WinBooks Classic que pour WinBooks on Web, de créer les journaux directement à partir du Portail.

Cliquez sur 

Code du journal

Spécifiez un code journal (maximum 6 digits)

Nom du journal

Spécifiez le nom du journal

Type de journal

Sélectionnez le type de journal

Mode de traitement par défaut du journal

Attribuez au journal la cartouche de reconnaissance OCR désirée

Cliquez ensuite sur 

Cette méthode de création de journaux à partir du Portail comporte des limites. En effet tout journal créé manuellement à partir de cet écran ne sera pas répercuté dans le dossier comptable. Il reviendra donc au comptable de créer manuellement ce journal dans son dossier en respectant la syntaxe du code créé sur le Portail. 

A la lecture de la note ci-dessus, nous préconnisons donc la création d'un nouveau journal à partir de votre application comptable suivie d'une synchronisation de vos journaux vers le Portail


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