Nieuwe iconen
Presentatie van de nieuwe iconen (snelkoppelingen) van het hele WinBooks-gamma.
Accounting
Connect
Digitalisatie (Virtual Invoice)
Logistics
View
First jaarrekeningen
WinPrest
Algemene boekhouding
Transfer van een klanten-/leveranciersrekening naar een andere klanten-/leveranciersrekening
De transfer van een boeking op een klanten- of een leveranciersrekening naar een andere klanten- of leveranciersrekening kan gedaan worden voor diverse posten of financiële verrichtingen.
Totaal Debet-Credit tijdens het selecteren van meerdere algemene rekeningen
Tijdens het selecteren van meerdere algemene rekeningen of meerdere boekingen op een algemene rekening, zal een debet- of credittotaal worden weergegeven.
Aanmaken van een nieuw dossier
Tijdens het aanmaken van een nieuw dossier, is het voortaan mogelijk om:
- volgende modules te activeren (hierdoor moet u deze niet meer activeren na het aanmaken van het dossier);
de dagboekcodes te kopiëren, mits uitzondering van de financiële dagboeken;
Het kopiëren van bepaalde parameters is afhankelijk van de recuperatie van de dagboekcodes.
de algemene parameters te kopiëren;
Bepaalde parameters zoals de automatische DP kunnen slechts gekopieerd worden wanneer u gevraagd hebt om de dagboekcodes te recupereren.
De instelbare velden Klanten en Leveranciers zijn automatisch geselecteerd wanneer u de klanten- en leveranciersbestanden recupereert.
de parameters te kopiëren (in functie van de geactiveerde modules);
De plannen en analytische rekeningen, evenals de artikelen van de facturatiemodule en de tabel met de SODA-rekeningen, worden niet gerecupereerd.
VIES controle bij het opslaan van de fiche
In de menu Venster/Gebruikersvoorkeuren - tabblad Derdereferentie, kunt u vragen om de geldigheid van het intracommunautaire BTW-nummer te controleren bij het opslaan van de fiche.
Automatisch instellen van de opmerking van de invoerregels per algemene rekening
In de menu Venster/Gebruikersvoorkeuren - tabblad Invoer Aankopen / Verkopen, kunt u kiezen hoe de opmerking van de algemene rekening zal worden ingevuld bij het invoeren van een aan- of verkoop.
Overname van de inhoud 'Mededeling' in de opmerking van de invoerregels (AANKOOP/VERKOOP)
Via de F5 toets kunt u de Mededeling of het OGM-nummer van de hoofding van de factuur recupereren.
Verbetering van de inhoud van de boodschap die getoond wordt bij het ontdekken van het inboeken van een dubbel
Wanneer u het zoeken naar dubbel ingeboekte aankoopfacturen geactiveerd hebt, zal de getoonde boodschap voortaan het nummer van het eerst gevonden document weergeven.
Te ontvangen facturen
De gedeeltelijk aftrekbare BTW en de analytische boekhouding worden nu beheerd.
De BTW-aangifte
- Wanneer u een BTW-aangifte bekijkt of afdrukt, wordt er eveneens een pagina die op het ontvangstbewijs van Intervat lijkt getoond/afgedrukt, hetgeen een makkelijkere vergelijking mogelijk maakt.
- De omschrijving van de uitgevoerde controles door WinBooks Classic wordt weergegeven, zelfs indien de controle correct is.
- Indien u een correctieaangifte moet doen, dan moet u de Intervat Aangifte Referentie invullen (Bij het wijzigen van de BTW-aangifte, tabblad Algemene informatie). Deze referentie werd u door Intervat verstrekt op het ontvangstbewijs van de eerste aangifte.
- Dit veld is eveneens aanwezig voor de jaarlijkse BTW-listing.
- Voor de BTW-plichtigen die een trimestriële aangifte doen en die voorschotten wensen te berekenen (dit is niet meer verplicht sedert begin 2017), kunt u deze functie activeren via Dossier/Parameters/ Algemeen/Admin. /BTW.
- Toevoeging van de twee BTW-codes (NR61 en NR62) die enkel in de diverse posten kunnen gebruikt worden en die de vakken 61 en 62 van een BTW-aangifte invullen.
Afdrukken
Financiële dagboeken
Vink dit vakje aan indien u in uw rapport gecumuleerde saldi wenst in te lassen, hetgeen u het finale saldo per lijn zal weergeven.
De dagboeken
Deze optie is beschikbaar voor alle dagboeken van het afdruktabblad Boekhouding.
Wanneer u de afdruk van een dagboek over meerdere opeenvolgende periodes vraagt, dan zal er noch een onderbreking noch een totaal per periode aanwezig zijn.
Zeer handig voor wanneer uw dossier maandelijks gedefinieerd is en u het dagboek voor een trimester wenst af te drukken om dit met uw trimestriële BTW-aangifte te vergelijken.
Interne Belgische balans "Lay-out 2016"
- Herziening van het selectiescherm
- Twee extra schema's: Resultatenrekening - Verkort en Resultatenrekening - Volledig
- U kunt kiezen om al dan niet de rekeningen af te drukken waarop er verrichtingen geboekt werden maar waarvan het saldo = 0.
Balans-herindeling algemene rekeningen
De optie De heringedeelde rekeningen apart afdrukken via de menu Bestand / Tabellen / Balans-herindeling alg. rek., zorgt ervoor dat de detail van de heringedeelde rekeningen in hun nieuwe rubriek (of klasse) wordt weergegeven. Zij worden dus niet gehergroepeerd op de vervangingsrekening.
Rekeningen buiten het MAR
Druk de lijst van de rekeningen buiten het MAR niet af
Indien u dit vakje aanvinkt zullen de rekeningen buiten het MAR niet meer op de laatste pagina van de interne balans worden afgedrukt (pagina met de rekeningen buiten het MAR).
Beheer van de BTW periodes
De knop "Afdrukken" is voortaan toegankelijk in de menu Operaties / Tabel van BTW documenten
De 'Lijst overeenstemming Omzet BTW' beheert de BTW periodes.
Bankmodules
Overschrijvingen leveranciers
Hoewel de SEPA-betalingen volgens Europese normen zijn opgesteld, kan elk land en soms ook elke bank zijn eigen specificiteit in dit betalingsbestand hebben.
WinBooks beheert het Belgisch, Luxemburgs en Frans SEPA-formaat, alsook dit van de Nederlandse Rabobank.
Als de rekening van de opdrachtgever in uw financieel dagboek gedefinieerd is en overeenstemt met een formaat zoals hierboven vermeld, moet u niets doen, het verloopt automatisch.
Daarentegen, indien u een rekening hebt waarvoor u een ander betalingsformaat wenst op te leggen, dan kunt u dit specificeren in het veld 'SEPA-betalingsformaat' van uw financieel dagboek.
Bijvoorbeeld, een Duitse bank die hetzelfde SEPA formaat als Luxemburg gebruikt.
Overschrijvingen van creditnota's van terug te betalen klanten
Indien u beschikt over de module Leveranciersoverschrijvingen, dan beschikt u eveneens over de optie die u toelaat om uitsluitend de creditnota's van terug te betalen klanten over te schrijven.
De stappen van de betaling zijn identiek aan deze beschreven in het hoofdstuk van de leveranciersoverschrijvingen (voorstel, betaling, aanmaken van de diverse post).
Omdat het hier gaat over klanten creditnota's, moeten we wel rekening houden met enkele verschillen ten opzichte van de leveranciersoverschrijvingen.
Enkel de klanten creditnota's die niet gematched zijn (of gematched met een andere creditnota of een financiële verrichting) worden in aanmerking genomen.
De betaling van de klanten creditnota's wordt exclusief in EUR gedaan aan klanten in de SEPA-zone.
Indien Virtual Invoice in uw dossier geactiveerd is, is het niet meer nodig om met de module van de goedkeuringen in Virtual Invoice (facturen en klanten CN) te werken of te activeren om de documenten te zien vanaf het betalingsvoorstel.
Indien twee of meerdere leveranciers dezelfde bankrekening hebben, waarschuwt een niet-blokkerende boodschap de gebruiker bij het verlaten van het betalingsvoorstel dat een of meerdere leveranciers dezelfde bankrekening hebben.
CODA
Coda's in valuta
De CODA-bestanden in valuta worden voortaan behandeld.
Het is noodzakelijk dat het CODA-bestand uw IBAN-rekening bevat en niet uw oude BBAN-rekening.
De wisselkoers zoals gedefinieerd in WinBooks wordt in aanmerking genomen.
Beheer van maaltijdcheques en beheer van ecocheques
Van zodra deze functionaliteit geactiveerd is, laat deze toe om het innen van maaltijdcheques of ecocheques (Bankverrichtingscodes BVB 0150 en 0450) beter te beheren en het brutobedrag en de commissie op te splitsen. Inderdaad, wanneer u een betaling int via een maaltijdcheque of een ecocheque, wordt er een enkele lijn voor de inning weergegeven in het CODA bestand en dus bij het inboeken in de boekhouding. De communicatie daarentegen bevat het brutobedrag en de commissie van de inning. Deze twee bedragen kunnen dus op verschillende algemene rekeningen geboekt worden.
Klik in het tabblad Bestanden (Tabellen) op 
of 
om naar de betrokken tabellen te gaan.
U hebt slechts toegang tot deze opties wanneer Beheer van maaltijdcheques of Beheer van ecocheques werd aangevinkt.
Het is mogelijk om per type maaltijdcheque of ecocheque twee algemene rekeningen te definiëren (kolommen Bruto bedrag en Commissie).
Dezelfde algemene rekeningen kunnen aan meerdere cheques gelinkt worden.
Op dit moment worden enkel de maaltijdcheques en ecocheques van Sodexo et Edenred herkend en beheerd.
Tijdens het bekijken van het CODA bestand, wordt het betaalde bedrag per maaltijdcheque of ecocheque dus uitgesplitst in twee delen. Het brutobedrag wordt geboekt op de rekening van de maaltijdcheques of van de ecocheques en de commissie wordt gedebiteerd op de overeenkomstige kostenrekening.
Nadat u de rekeningen gedefinieerd hebt, klik op 
om uw gegevens te bewaren of klik op 
om het scherm te verlaten zonder uw wijzigingen te bewaren.
is enkel toegankelijk indien u een ander type cheque hebt toegevoegd. Enkel deze kan gewist worden.
Net zoals voor het beheer van de sleutelwoorden, kunnen het beheer van de maaltijdcheques en het beheer van de ecocheques slechts gebruikt worden voor CODA V2 bestanden of hogere versies.
Na het inlezen van een CODA-bestand, wanneer u de opzoeking per bedrag gebruikt aan de hand van de toets -, zal het ingeboekte bedrag dat bekend is automatisch worden ingevuld.
De CODABOX mandaten
Deze mandaataanvraag werd vergemakkelijkt en kan vanuit het boekhouddossier van uw klant.
Hiervoor moet u vooraf TOKENS (toegangscodes) bekomen bij CODABOX.
Bewaar vervolgens deze code(s) in de menu Dossier-Overzichtstabel - Automate/Algemene configuratie van WinBooks.
Dit gedeelte van de menu is beveiligd door de administratorcode.
Voor het verkrijgen van mandaten is alleen de 'Mandates token' vereist.
Deze token is uniek per licentie, dus uniek voor een fiduciaire.
Na het bevestigen van deze code(s), hebt u toegang tot een nieuwe menu, met name Dossier/Mandaten CODABOX.
Naast het invullen van de volledige gegevens van het dossier waarin u zich bevindt, zal de lijst met de bankrekeningen en eventueel de sociale secretariaten getoond worden.
Als het bankrekeningnummer waarvoor u een mandaat wilt bestellen niet aanwezig is, kunt u rechtstreeks vanuit dit venster het financiële dagboek aanmaken door op 
te klikken
Alvorens een mandaat aan te vragen, zorg ervoor dat de gegevens van de onderneming goed zijn ingevuld, voornamelijk de naam van het bedrijf en het ondernemingsnummer.
Zoals u kunt merken is het statuut 'Actief' voor de reeds bekomen bank- en sociale mandaten.
Om een mandaat aan te vragen, selecteer de bankrekening of het sociale secretariaat en klik op 'Bestellen [F9]' . De status verandert vanaf dan in 'In afwachting'.
CODABOX zal uw aanvraag behandelen, contact opnemen met uw klant, zijn bank of zijn sociaal secretariaat. Van zodra het mandaat geaccepteerd is, zal de status veranderen in 'Actief'.
- Aan de gang: u hebt uw bestelling geplaatst, zij wordt naar Codabox verzonden.
- Voorbehandeling: de aanvraag van de fiduciaire is in behandeling.
- Voorbereid: het mandaat volgt de administratieve afhandeling zoals overeengekomen tussen de fiduciaire en Codabox.
- Online beschikbaar: het mandaat is beschikbaar op Mycodabox.
- Naar de klant verzonden: het mandaat is door de post naar de klant van de fiduciaire verzonden.
- Naar de bank verzonden: het mandaat is door de klant getekend en naar de bank verzonden voor validatie en activatie.
- Actief: het mandaat is actief.
- Gearchiveerd: het mandaat is gearchiveerd.
- Probleem: ofwel heeft CodaBox uw aanvraag niet kunnen behandelen wegens het ontbreken van informatie, ofwel heeft de bank het mandaat geweigerd. De fiduciaire zou informatie hieromtrent moeten hebben ontvangen.
- Ontbrekend: een bankrekening waarvoor de fiduciaire een mandaat heeft maar waarvoor de dagboekcode in WinBooks niet werd gevonden.
- Niet ondertekend: het mandaat werd besteld, maar er zijn geen getekende CODA-mandaten.
- In afwachting: de aanvraag van de fiduciaire is in behandeling.
- Actief: het mandaat is actief.
- Gearchiveerd: het mandaat is gearchiveerd.
- Probleem: ofwel heeft CodaBox uw aanvraag niet kunnen behandelen wegens het ontbreken van informatie, ofwel heeft de bank het mandaat geweigerd. De fiduciaire zou informatie hieromtrent moeten hebben ontvangen.
- Ontbrekend: een bankrekening waarvoor de fiduciaire een mandaat heeft maar waarvoor de dagboekcode in WinBooks niet werd gevonden.
De toegang tot deze menu kan beveiligd worden voor wanneer u niet alle gebruikers toegang wenst te geven.
Facturatie
Indien u facturen per mail naar uw klanten verstuurt, hebt u de mogelijkheid om een lay-out aan te maken die verschillend is van deze die voor het afdrukken op papier wordt gebruikt. Om bijvoorbeeld eenvoudigweg een logo toe te voegen.
Menu Dossier/Parameters/Lay-out/Factuur/Type Facturen /Wijzigen
Wanneer u een lay-out wenst aan te maken voor het versturen via mail, dan stelt WinBooks voor om de lay-out die gebruikt wordt voor het uitprinten op papier, te kopiëren.
Het is niet nodig om lay-outs voor het versturen via mail aan te maken. Indien uw lay-outs hetzelfde zijn voor het afdrukken op papier, als voor het versturen via mail, dan zal WinBooks de lay-out selecteren die voor het afdrukken gedefinieerd is.
Via de Menu Facturatie / Instellingen / Fac. invoeren kunt u een default lay-out definiëren.
Automate
Overzichtstabel voor Fiduciaires
Wat zijn de vereisten om de overzichtstabel te kunnen gebruiken?
- Werken met een fiduciaire licentie
- WinBooks Versie minimum 7.00.570
- De boekhoudgegevens moeten zich op een Windows-server bevinden
- Beschikken over een Virtual Invoice licentie (verplicht)
- Beschikken over een toegang tot WinBooks Connect (facultatief)
- Beschikken over de modules CODA en/of Lonen DP (facultatief)
- Elke gebruiker van de overzichtstabel moet over zijn eigen WinBooks Id beschikken, dat op zijn beurt moet overeenkomen met een mailadres en zijn wachtwoord. De tabel die aan de WinBooks ID gelinkt is, is dus specifiek voor elke gebruiker.
- Installeer de Offload Service op de server waarop de gegevens zich bevinden. De overzichtstabel voor fiduciaires is onafscheidelijk verbonden met de Offload Service. Deze service zorgt voor:
- het downloaden van documenten;
- het ter beschikking stellen van de documenten bij de boekhouder;
het weergeven van een telling van wat beschikbaar is.
(Klik op één van deze lijnen om toegang tot het betrokken document te bekomen)
- De componenten WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue en WinBooks Connect moeten op elke post geïnstalleerd zijn waar WinBooks geïnstalleerd is.
- Controleer de eigenschappen van de Offload Service via Dossier/Overzichtstabel-Automate/Algemene configuratie
- Deze verschillende parameters zijn automatisch ingevuld in functie van de ontvangen informatie van de server waar uw gegevens zich bevinden en dus ook van de Offload Service.
Na activatie van de Offload Service, verschijnt het volgend icoon
.
U kunt de overzichtstabel nu gebruiken.
Toegang tot de overzichtstabel
Om toegang te hebben tot de overzichtstabel, klik op of ga via de menu Dossier / Overzichtstabel - Automate / Overzichtstabel voor fiduciaires / Visualisatie.
Een dossier toevoegen in de overzichtstabel
- Open het boekhouddossier dat u in de overzichtstabel wenst te integreren.
- Klik op .
De overzichtstabel wordt geopend. Klik op
.
WinBooks geeft u de lijst weer met directory's die nodig zijn voor de telling van de verschillende te behandelen bestanden (Virtual Invoice documenten, te boeken CODA, SODA, e-FFF SocSec bestanden).
Deze directory's werden vanzelfsprekend uit de verschillende parameters van WinBooks gehaald.Indien u het pad van deze directory's in dit scherm wijzigt, zal dit automatisch worden bijgewerkt in de parameters van WinBooks en omgekeerd.
Vervolgens wordt u voorgesteld om de toevoeging van dit dossier in de overzichtstabel voor fiduciaires te bevestigen.Technische informatie:
Wanneer u dit dossier toevoegt aan de overzichtstabel voor fiduciaires, worden de modules Offload Communication en Offload Dashboard Compute enkel voor dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks geactiveerd.
Het automatisch downloaden van documenten in Virtual Invoice is per default aangevinkt. Vanaf nu zullen uw documenten van zodra ze verwerkt zijn via de Optimum of de Premium processing, in de overeenkomstige Virtual Invoice directory's geplaatst worden.
Technische informatie:
Wanneer u het automatisch downloaden van documenten in Virtual Invoice voor dit dossier activeert, wordt de module Offload Data Transfer enkel voor dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks geactiveerd.
Dezelfde directory's, evenals de opties van het subvenster 'Automatisatie', worden gebruikt voor de Automatisatiefunctie en worden in detail beschreven in het desbetreffende hoofdstuk.
Klik op 'Bewaren' om de toevoeging van uw dossier in de overzichtstabel te beëindigen.
Het huidige dossier werd toegevoegd in het grijs in de tabel.
Herhaal deze handeling voor elk dossier dat u in de overzichtstabel wenst op te volgen.
De overzichtstabel wordt herberekend op het moment dat u het dossier verlaat.
U kunt eveneens vragen om de overzichtstabel bij het opstarten van WinBooks weer te geven.
Om deze functionaliteit maximaal te optimaliseren, raden wij u aan om in deze tabel enkel de dossiers weer te geven die u beheert.
Als de lijn van het dossier grijs blijft, gelieve op het digitalisatieplatform na te gaan of u wel degelijk toegangsrechten hebt tot het betrokken dossier.
U kunt uw dossier eveneens toevoegen in de overzichtstabel via de menu Dossier/Overzichtstabel-Automate/Overzichtstabel voor fiduciaires/Toevoeging - Wijziging
Welke informatie kunt u terugvinden in de overzichtstabel voor fiduciaires?
Naast de verkorte naam, de volledige naam en het ondernemingsnummer, vindt u volgende informatie in het overzicht terug:
Update
Datum en uur van de laatste update van de tabel.
Het updaten van de overzichtstabel vindt plaats wanneer u een dossier verlaat, wanneer u op de knop
klikt en automatisch op het uur dat u in de Offload Service hebt ingesteld.
Wanneer u op
klikt, wordt er gevraagd om de tabel te verlaten om niet geblokkeerd te zijn voor de tijd dat het updaten in beslag neemt. Inderdaad, de duurtijd van het updaten is afhankelijk van het aantal te behandelen dossiers.
Van zodra het updaten gedaan is, verschijnt er een boodschap om u te verwittigen dat de update beëindigd is.Het doel van de Offload Service is om de gebruiker niet te blokkeren tijdens de behandeling (het updaten in dit geval) die op de achtergrond plaatsvindt.
Facturen
Bureau klanten
- Aantal documenten (facturen) die zich op het bureaublad van de klant bevinden, klaar om naar zijn boekhouder (accountant) te versturen. (De boekhouder heeft hier geen toegang toe.)
Te valideren
- Aantal door de boekhouder te valideren (goed te keuren) documenten om naar 'processing' te worden gestuurd.
- Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect geopend worden en zich positioneren op de pagina van de facturen.
Te behandelen
- Aantal documenten in Virtual Invoice (Aantal documenten teruggevonden in de map 'Ready' en haar submappen) die klaar zijn om in de boekhouding te worden ingelezen .
- Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal Virtual Invoice geopend worden en zich positioneren in de map 'Ready'.
Voor
Laatste periode voor dewelke de klant gepreciseerd heeft dat alle documenten verstuurd waren.
Documenten
- Te behandelen
- Aantal door de boekhouder (accountant) te behandelen documenten in WinBooks Connect (verstuurd door de klant).
- Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect geopend worden en zich positioneren op de pagina van de documenten.
- Te behandelen
Coda's
Te behandelen
Aantal te behandelen CODA-bestanden
Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.
Indien u de CODA-directory's gedefinieerd hebt met de variabele %IBAN%, zorg er dan voor dat uw CODA-bestanden voorzien zijn van een IBAN-nummer. Inderdaad, bepaalde CODA-bestanden zijn nog geïdentificeerd met een BBAN rekeningnummer.
Sec. Soc.
Soda's
Aantal te behandelen SODA-bestanden
- Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.
e-FFF's
Aantal te behandelen e-FFF SocSec bestanden
- Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.
Berichten
Ongelezen
Aantal ongelezen berichten in WinBooks Connect
Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de berichten.
Het betreft de berichten bestemd voor de gebruiker die geconnecteerd is in functie van zijn WinBooks Id.
Taken
Te behandelen
Aantal te behandelen taken in WinBooks Connect
- Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de taken.
Vervallen
Aantal vervallen taken in WinBooks Connect
Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de taken.
Het betreft de taken bestemd voor de gebruiker de geconnecteerd is in functie van zijn WinBooks Id.
U kunt op elk moment op een element van een andere regel klikken. In dit geval, zal de actie worden uitgevoerd voor het geselecteerde dossier.
Overzichtstabel tijdens het openen van WinBooks
Indien u de optie 'Dit scherm tonen bij het openen van WinBooks' geactiveerd hebt, wordt er een beknopte overzichtstabel weergegeven van zodra u van dossier wijzigt of een dossier opent.
U hebt twee mogelijkheden om een dossier te openen:
Indien dit dossier aanwezig is in de overzichtstabel, dubbelklik op dit betrokken dossier. Zo niet, selecteer uw dossier in de afrolmenu 'Bedrijf' van de beknopte overzichtstabel.
De lijst met dossiers die in de beknopte overzichtstabel wordt weergegeven is in functie van de filters die u hier geactiveerd hebt.
In het dashboard vindt u de belangrijkste dossiers die u beheert, en natuurlijk vindt u in de afrollijst alle dossiers waartoe u toegang hebt.
Een dossier uit de overzichtstabel wissen
- Open het boekhouddossier dat u uit de overzichtstabel wenst te wissen.
- Klik op .
- De overzichtstabel wordt geopend. Klik op
. - Het betrokken dossier is nu verwijderd.
Import Excel
Import Excel van de identificatiegegevens van artikelen
Om gegevens van artikelfiches vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals beschreven in het hoofdstuk 'De import van Excelbestanden'.
Hieronder vindt u de beschrijving van de verschillende velden van het artikelbestand zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de recuperatie van dit type bestand.
Bepaalde velden in het WinBooks bestand vereisen voorgedefinieerde waarden. Deze worden vermeld in de kolom Mogelijke waarden. Andere velden moeten van een specifiek type zijn (bijvoorbeeld logische velden of een datum).
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kunt de velden van het Logische type op verschillende manieren invullen.
- 'TRUE' of 'VRAI' of 'YES' of 'CHECK' of '1'
- 'FALSE' of 'FAUX' of 'NO' of 'UNCHECK' of '0'
Definitie van de iconen in de kolom 'Verplicht?' :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld of automatisch ingevuld (indien standaardwaarde) tijdens de import, indien niet verstrekt.
= veld overgenomen in het WinBooks bestand ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is en er een Standaardwaarde gedefinieerd is, zal deze waarde in aanmerking worden genomen.
Beschrijving van de velden van de identificatiefiche van de artikelen
Veld | Type veld | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht ? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
ATYPE | C | 1 | 0 | Type van het artikel | 1 = Artikel 9 = Standaard memo |
| 1 |
AKEY | C | 15 | 0 | Referentie van het artikel |
| ||
ANAME1 | C | 35 | 0 | Naam 1 van het artikel |
| ||
AMEMO1 | C | 8 | 0 | Memo gelinkt aan naam 1 van het artikel |
| ||
ANAME2 | C | 35 | 0 | Naam 2 van het artikel |
| ||
AMEMO2 | C | 8 | 0 | Memo gelinkt aan naam 2 van het artikel |
| ||
AOBSOLETE | C | 1 | 0 | Gebruik van het artikel | Niet gebruikt |
| |
ACATEGORY | C | 5 | 0 | Categorie van het artikel |
| ||
ACATEGCSF | C | 5 | 0 | Categorie klant gelinkt aan de fiche van het artikel |
| ||
APRICE | N | 17 | 2 | Verkoopprijs EXCL. BTW |
| ||
AACCOUNT | C | 8 | 0 | Boekingsrekening per default |
| ||
AVATCODE | C | 6 | 0 | BTW code per default |
| ||
AMEMOGEN | C | 8 | 0 | Algemene memo van het artikel |
| ||
AMEMOTYPE | C | 1 | 0 | Status van de memo | 1 = Normaal, 2 = Dringend |
| |
AISLOCKED | L | 1 | Geblokkeerd artikel |
| 0 | ||
APRICE1 | N | 15 | 2 | Verkoopprijs alternatief 1 EXCL. BTW |
| ||
APRICE2 | N | 15 | 2 | Verkoopprijs alternatief 2 EXCL. BTW |
| ||
APRICE3 | N | 15 | 2 | Verkoopprijs alternatief 3 EXCL. BTW |
| ||
ZONART1 | C of N of D of L | 0 | Vrije zone 1* (mogelijkheid om max. 15 vrije zones aan te maken) | 60 Karakters of Logisch veld of Datum of 15 Numerieke posities of tabelwaarde van 5 posities |
| ||
AINVISIBLE | L | 1 | Zichtbaarheid van de identiteitsgegevens |
| 0 |
Import Excel van de identificatiegegevens van analytische rekeningen
Om de gegevens van de analytische fiches vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excel bestanden.
Hieronder vindt u de beschrijving van de verschillende velden van het bestand van de analytische rekeningen zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de recuperatie van dit type bestand.
Bepaalde velden in het WinBooks bestand vereisen voorgedefinieerde waarden. Deze worden vermeld in de kolom Mogelijke waarden. Andere velden moeten van een specifiek type zijn (bijvoorbeeld logische velden of een datum).
Enkel de analytische rekeningen kunnen via de import van een Excel bestand gerecupereerd worden. (Geen recuperatie van de samengestelde verdeelsleutel)
Definition van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kunt de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom 'Verplicht?' :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld of automatisch ingevuld (indien standaardwaarde) tijdens de import, indien niet verstrekt.
= veld overgenomen in het WinBooks bestand ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde, indien gedefinieerd, in aanmerking worden genomen.
Beschrijving van de identificatiefiche van de analytische rekeningen
Veld | Type veld | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
TYPE | C | 1 | 0 | Volgnummer van het analytische plan |
| ||
NUMBER | C | 10 | 0 | Referentie |
| ||
NAME1 | C | 40 | 0 | Omschrijving 1 |
| ||
NAME2 | C | 40 | 0 | Omschrijving 2 |
| ||
ISLOCKED | L | 1 | Geblokkeerd | 1 = Geblokkeerd |
| 0 | |
| MEMOTYPE | C | 1 | 0 | Gelinkte memo | Blanco=geen memo, 1=standaardmemo, 2=dringende memo |
| |
| EXPRESSION | C | 255 | 0 | Formule van de verdeling |
| ||
TOTDEBREP | N | 17 | 0 | Totaal Report Debet vorige boekjaren |
| ||
| TOTCREREP | N | 17 | 0 | Totaal Report Credit vorige boekjaren |
| ||
| TOTDEB1 | N | 17 | 0 | Totaal debet boekjaar 1 |
| ||
| TOTCRE1 | N | 17 | 0 | Totaal credit boekjaar 1 |
| ||
TOTDEB2 | N | 17 | 0 | Totaal debet boekjaar 2 |
| ||
| TOTCRE2 | N | 17 | 0 | Totaal credit boekjaar 2 |
| ||
INVISIBLE | L | 1 | Zichtbaarheid van de identificatiegegevens |
| 0 |
De velden 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' en 'USERNAME' worden automatisch tijdens het importeren ingevuld, voor zover zij geactiveerd werden.
Import Excel van een diverse post met analytische uitsplitsing
De boekhoudkundige en analytische boekingen moeten zich in hetzelfde Excel bestand bevinden. In het Excel bestand zal men naast de kolommen met betrekking tot de boekhoudinformatie ook een kolom per analytisch plan terugvinden.
Wanneer een analytische boeking aan een boekhoudkundige boeking gelinkt moet worden, volstaat het om voor elk plan de betrokken analytische rekening in te vullen.
Het Excel bestand zal per boekhoudkundige boeking, het aantal lijnen bevatten gelijk aan het aantal analytische boekingen.
Wanneer bijvoorbeeld een bedrag dat op een boekhoudrekening geboekt is en dat over 4 analytische rekeningen in eenzelfde plan moet worden uitgesplitst, dan zal het Excel bestand 4 lijnen met dezelfde algemene boekhoudrekening moeten bevatten.
Elke lijn zal naast de algemene rekening en andere boekhoudkundige informatie, de analytische rekening en het op deze rekening te boeken bedrag bevatten.
Om de diverse posten vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals gedefinieerd in het hoofdstuk Import Excel van een diverse post.
Om de import van de diverse posten met analytische uitsplitsing zo correct mogelijk te laten verlopen, gelieve ervoor te zorgen dat het boekhoudplan en de analytische rekeningen reeds aanwezig zijn in uw dossier en de centralisatierekeningen reeds gedefinieerd zijn.
Gelieve ervoor te zorgen dat uw Excel-tabel niet meer dan 999 regels bevat. Als uw diverse post meer dan 999 regels bevat, moet u twee bestanden genereren en injecteren.
U moet slechts de analytische plannen linken die u nodig hebt.
In dit hoofdstuk zult u enkel de omschrijving van de extra velden vinden ten opzichte van de import Excel van een diverse post.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarden |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
ZONANA1 | C | ? | 0 | Analytische rekening van plan 1 |
| ||
ZONANA2 | C | ? | 0 | Analytische rekening van plan 2 |
| ||
... | C | ? |
Het aantal analytische velden is afhankelijk van de structuur die in uw dossier werd gedefinieerd.
Gedeeltelijke recuperatie van de klantenfiches, leveranciersfiches of algemene rekeningen
U kunt op elk moment uw reeds bestaande klantenfiches, leveranciersfiches en fiches van uw algemene rekeningen aanvullen.
Wenst u bijvoorbeeld een categorie in te vullen, importeer een Excel bestand dat slechts de referentie, de naam en de categorie weergeeft (de referentie en de naam zijn twee verplichte velden).
WinBooks zal u vragen wat u wenst te doen met de andere niet gelinkte velden, ofwel behoudt u deze gegevens in uw huidige bestand, ofwel wist u deze.
Vertrouwelijkheid
Vertrouwelijkheid
Twee nieuwe beperkte toegangen werden toegevoegd: 'Beheer van de klanten en van de algemene rekeningen' en 'Beheer van de leveranciers en van de algemene rekeningen'.
Het is voortaan mogelijk om de toegang van een gebruiker te beperken tot enkel de klantenboekhouding of enkel tot de leveranciersboekhouding.
Luxemburg
Naast de jaarlijkse aangifte die gewijzigd werd voor de lay-out 2018, werd er een optie toegevoegd in de menu van het genereren van het boekhoudplan in XML formaat.
Deze optie laat toe om al dan niet rekening te houden met de balansherindeling.
DP lonen
Dossier/Parameters/Algemeen/Automatische DP/ Lonen DP
Het scherm met de parameters werd herzien - de opties zijn hetzelfde gebleven.
Analytische boekhouding
Er werden twee opties toegevoegd onder Analytisch/Instellingen/Boeken:
Het is mogelijk om de slapende analytische rekeningen niet meer af te drukken op de lijsten.
Opzoeking per naam van de analytische rekening in het analytisch inboekscherm. Deze optie laat toe om de opzoeking standaard per naam in te stellen.
Vaste Activa
Er werden twee opties toegevoegd onder Vaste Activa/Instellingen/tabblad Divers:
- Het is mogelijk om de slapende vaste activa niet meer af te drukken op de lijsten. (Uitgezonderd de afschrijvingstabel en de fiches 275 - 276)
- U kunt beslissen om een vast actief slapend of inactief te maken op het moment van de realisatie ervan. (Volledige realisatie)
De aanmaningen
Indien u aanmaningsbrieven via MS Outlook verstuurd, hebt u de mogelijkheid om deze naar keuze te versturen, ofwel direct naar uw klant ofwel via uw Drafts directory.
Er werd een nieuwe variabele aan de lay-out toegevoegd die toelaat om het aantal dagen achterstalligheid van de betaling (verwijl) van een factuur te berekenen.
