Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt, bevat deze automatisch de standaard lay-outs van de BTW brieven die door WinBooks worden beheerd. Doch kunt u deze nog altijd aanpassen naargelang uw noden.
Ga als volgt te werk:
- Selecteer de menu DOSSIER
- Klik op de optie PARAMETERS en vervolgens op de optie LAY-OUT / BTW-BRIEF
- Klik op de lay-out die gekoppeld is aan de gewenste taal.
De optie Laden vanuit een ander dossier laat u toe om de BTW-brieven die u reeds in een ander dossier hebt aangepast, in dit dossier op te halen.
Lay-out
Het lay-outscherm bestaat uit drie delen :
- De knoppenbalk : handelingen op de velden en op de lay-out in het algemeen.
- Selectie van de velden die op het overzicht moeten staan.(kop, voettekst en centrale deel van het document)
- Het document
Het document.
- Pas het document aan d.m.v. de volgende iconen in de knoppenbalk :
om een tekstveld aan te maken.
om een beeld of een grafiek in te lassen.
om een lijn te trekken.
Nadat u het gewenste icoon hebt geselecteerd, plaatst u uw cursor op de plaats waar u of een tekstveld en een beeld wenst toe te voegen of eerder een lijn wenst te trekken. - Selecteer in de afrollijst VELDEN KOP-/VOETTEKST DOCUMENT de velden die
in het document moeten worden vermeld. Nadat u het gewenste veld hebt gevonden, klik op
, links van de afrollijst.
Klik vervolgens op de plaats waar u dit veld wenst in te lassen. - Verbeter eventueel de presentatie van de lay-out d.m.v. volgende iconen in de knoppenbalk:
om een rechthoek met randen rond het veld aan te maken.
om een rechthoek zonder rand en op grijze achtergrond rond het veld aan te maken.
om een rechthoek op zwarte achtergrond aan te maken.
om de geselecteerde velden horizontaal uit te lijnen.
om de geselecteerde velden verticaal uit te lijnen.
Objecteigenschappen
U kunt bovendien de eigenschappen van een geselecteerd veld wijzigen door op de rechtermuisknop te klikken en door de optie
OBJECTEIGENSCHAPPEN te klikken:
- het geselecteerde veld is een tekstveld: om het lettertype, de lettergrootte, de letterstijl, de kleur en de tekst zelf te wijzigen.
- het geselecteerde veld is een lijn of een rechthoek met randen: om de dikte en de kleur van de lijn of van de rand te wijzigen.
het geselecteerde veld is een rechthoek zonder randen of op zwarte achtergrond: om de kleur van de achtergrond te wijzigen.
Indien u een rechthoek op gekleurde achtergrond met tekst erin wilt aanmaken, maak eerst de rechthoek aan, maak vervolgens het tekstveld aan en wijzig tenslotte de kleur van de tekst.
In het bijzondere geval van de BTW-brief geeft de optie OBJECTEIGENSCHAPPEN die u door op de rechtermuisknop te klikken op het veld Freepara1, kunt activeren, toegang tot de tekst die in dit gedeelte moet staan. D.m.v. een afrollijst kunt u de brief (maandaangifte met nog aan de Staat te betalen bedrag, Kwartaalaangifte met nog aan de Staat te betalen bedrag, Maandaangifte met door de Staat verschuldigd bedrag , Kwartaalaangifte met door de Staat verschuldigd bedrag) selecteren waarvan u de tekst wilt bekijken/wijzigen. Net zoals voor een memo kunt u de tekst verrijken: het lettertype/de lettergrootte wijzigen, een woord onderstrepen/in een andere kleur zetten/centreren, ... U kunt ook variabelen invoegen: datum van vandaag (systeemdatum) of een OGM nr, bijvoorbeeld. 
Afdrukeigenschappen
Tevens kunt u de afdruk eigenschappen van een geselecteerd veld wijzigen door op de rechtermuisknop te klikken en de optie EIGENSCHAPPEN AFDRUK te selecteren.
U kunt dan kiezen of het betreffende veld moet worden afgedrukt op ofwel:
- Alle pagina's
- Enkel de eerste pagina
- Enkel de laatste pagina
- Alle pagina's behalve de eerste
- Alle pagina's behalve de laatste
- Alle pagina's behalve de eerste en de laatste
Bekijk eventueel het overzicht op het scherm door op het icoon 
te klikken.
Bewaar vervolgens de lay-out door op het icoon 
te klikken.
| Lijst met variabelen | ||
| Code | Omschrijving | Opmerking |
| Variabelen gebruikt in het centrale deel van de tekst (FreePara1) | Tekst van de BTW-brief | Rechtermuisklik → Objecteigenschappen |
| Recorddate | Datum beheer | |
| Today | Datum van vandaag | |
| VatPeriod | Periode | |
| ToPayOrReceiveAmount | Bedrag te betalen of verschuldigd | |
| AdminBankNum | Rekening van de Administratie | |
| The20OneMonthLetter | Bedrag voor de 20ste van de 1ste maand | |
| The20TwoMonthLetter | Bedrag voor de 20ste van de 2de maand | |
| ToPay24December | Bedrag te betalen voor 24 december | |
| VCSAdmin | OGM-nummer van de administratie | |
| Variabelen gebruikt in de kop- /voettekst van het document | ||
| Adress1 | Adres 1 van de klant | |
| ZipCode | Postcode van de klant | |
| ZipCodeSI | Postcode zonder ISO-code | |
| ToDayDate | Datum van vandaag | |
| City | Woonplaats van de klant | |
| CustomerName | Naam van de klant | |
| VATNumber | BTW-nummer |
