Inleidende opmerkingen

Deze handeling vereist heel wat kennis op vlak van informatica. Wij raden u aan om contact met uw WinBooks verdeler op te nemen om deze door hem te laten uitvoeren.

De netwerkbeheerder is verantwoordelijk voor het correct toekennen van de juiste toegangsrechten aan de gebruikers en het bepalen en toekennen van de logische eenheden die toegankelijk zijn voor iedere gebruiker. Uiteraard bestaat er in WinBooks (zoals in het merendeel van de Windows toepassingen) dialoogvenstertjes die toelaten om de boomstructuur van de verschillende logische eenheden van de server te doorlopen en zo de plaats van een bestand aan te duiden (bv PDF archief), of de backups in een welbepaalde map te bewaren. Tevens, indien een boekhoudkantoor toegang aan bepaalde klanten wenst te verlenen, moet er aandacht besteed worden aan de beveiliging van sommige mappen zodat alle klanten alle mappen van de server niet zouden kunnen zien of openen en bijgevolg toegang krijgen tot de gegevens van andere klanten of tot het privé gedeelte van de server.

Elke WinBooks gebruiker dient te beschikken over een eigen Loginnaam op niveau van het netwerk. De Terminal Server licentie van WinBooks laat geen meervoudige logins met eenzelfde loginnaam toe. Iedere nieuwe Loginnaam moet eerst in WinBooks worden geregistreerd (de administrator is vereist) d.m.v. een eenvoudige procedure. Indien bij het opstarten een onbekende Login Name wordt ingegeven, stelt WinBooks voor om over te gaan tot de registratie, op voorwaarde dat het aantal aangekochte aantal gebruikers (FULL of consulting) nog niet overschreden is en mits het invoeren van de administrator code.

Opgelet : Eens een login name geregistreerd is, kan hij niet meer verwijderd worden.

Om te kunnen werken in Terminal Server omgeving moet u beschikken over een WinBooks licentie met inbegrip van de module Terminal Server (lijst v.d. modules). Op deze voucher vindt u eveneens het correct aantal FULL gebruikers (vermeld in de bijkomende velden m.b.t. de modus Terminal server). Ga naar het serialisatiescherm van WinBooks en vervolledig zorgvuldig de gevraagde gegevens aan de hand van de gekregen voucher. In het voorbeeld hieronder, is er sprake van een Terminal server licentie voor 10 Full gebruikers en 99 consulting users.

 

Via deze knop kunt u de loginnamen onmiddellijk in WinBooks registreren. U krijgt dan het volgende scherm :

Herhaal de registratie voor elke gebruiker. Deze procedure kan ook uitgesteld worden. Van zodra een onbekende 'Login name' toegang wenst tot WinBooks, zal er een venster verschijnen om deze gebruiker te registreren. Uiteraard eens de gebruiker geregistreerd is, verschijnt dit venster niet meer.

Men onderscheidt twee soorten installaties :

  • installatie bij een provider (meerdere abonnementen van gebruikersgroepen die niets met elkaar te maken hebben)
  • installatie in het boekhoudkantoor (mogelijkheid om de licentie van een klant te hosten of om toegang tot raadpleging te geven aan bepaalde klanten)


Het is dus uiterst belangrijk om een blanco WinBooks.ini bestand in de privé map DATA van het abonnement te installeren indien u meerdere licenties op een server wenst te installeren. Dit systeem laat toe om alle abonnementen correct af te bakenen; ieder abonnement heeft zijn eigen gebruikersbestand alsook zijn eigen licentiegegevens. De andere dossiers of gebruikers zijn niet zichtbaar.

Installatie bij een provider

Voor de installatie dient u twee eenheden aan te maken : een eenheid M voor de programma's en een andere eenheid P voor de GEGEVENS (DATA). Aangezien het om onafhankelijke abonnementen gaat, moet u per abonnement een privé map aanmaken op de eenheid welke bestemd is voor het stockeren van de gegevens, om de scheiding te waarborgen. Tevens moet de logische DATA eenheid dynamisch toegewezen worden bij het inloggen van de betrokken gebruiker(s). Op niveau van het besturingssysteem bestaat er dus een overeenstemmingsbestand tussen een (of meerdere) gebruikerslogin en een welbepaalde privé map.

Er bestaat namelijk een users.dbf bestand per abonnement, en niet een users.dbf bestand per server of servergroep. Zo niet, zou eender welke gebruiker de volledige lijst van de andere gebruikers zien alsook hun dossier, wat zeker niet de bedoeling is.
Controleer of in de map die het programma WinBooks.exe bevat, tevens het WinBooks.ini bestand aanwezig is. Dit bestand dient de rubriek Install te bevatten; rubriek waaronder volgende verwijzing vermeld moet staan: UserPath=P:
Bij het inschrijven van een nieuw abonnement, dient u dus :

  1. Een privémap data op de DATA eenheid aan te maken voor het abonnement P:\ . Eventueel indien u die klant toegang wenst te geven tot een van de demodossiers, dient u de betrokken gegevens te kopiëren.
    P:\data\parfinv bevat de gegevens van PARFINV (NL demodossier)
    P:\data\parfilux bevat de gegevens van PARFILUX (FR demodossier)
  2. Kopieer een basisbestand WinBooks.ini in de root van de eenheid P. Dit basisbestand hoeft geen informatie van de licentie te bevatten; ook de rubrieken Install, Fiduc en Terminal Services mogen niet aanwezig zijn*.* Bij de installatie van WinBooks zal dit bestand aangevuld worden. Andere rubrieken zoals Path,General,... daarentegen, mogen al aanwezig zijn doch het hoeft niet per se. Indien ze aanwezig zijn, zullen ze als default waarden aangezien worden. Indien het bestand bv Create=P:\data\ bevat onder de rubriek Path zal WinBooks het correcte pad (P:\data\naam v.h. nieuw dossier) voorstellen bij het aanmaken van een nieuw dossier.  
  3. Pas het loginscript van de gebruiker aan :
    een dynamische mapping van P : naar de privémap data, full access.
    een mapping van M : naar de map met het WinBooks programma (waar WinBooks.exe en WinBooks.ini eventueel in READONLY opgeslagen zijn)
    creeër de nodige toegangen tot de tempory bestanden
  4. Kijk het WinBooks.ini bestand, dat zich in dezelfde map op de eenheid M: bevindt als het programma winBooks.exe, na. Dit bestand dient volgende informatie in de rubriek Install te bevatten: UserPath = P:\users.dbf. Deze parameter is van uitzonderlijk belang voor de goede werking van de toepassing. Hij duidt WinBooks aan waar de privémap data met het WinBooks.ini bestand (dat de gegevens omtrent de licentie bevat) zich bevindt, alsook de plaats van het users.dbf bestand waarin alle gebruikers van de licentie vermeld zijn.
  5. Log in met deze nieuwe gebruiker en start WinBooks opdat de mapping van de P: eenheid correct wordt uitgevoerd. Tijdens het opstarten, zal WinBooks melden dat gegevens van de licentie niet beschikbaar zijn. U moet het dossier niet openen en onmiddellijk overgaan tot de registratie van de licentie (DOSSIER/ONDERHOUD/WINBOOKS REGISTREREN)
  6. Vervolgens inloggen met de verschillende login names van uw klant en deze registreren in WinBooks als FULL of READONLY gebruiker. De administrator code zal gevraagd worden.
  7. Start de configuratietest en check de toegang tot de logische eenheden.
    In het dossier PARFINV, als u gaat kijken naar het beheer van documenten moet u volgende eenheden kunnen zien :
  • M : (indien mogelijk : niet naar een hoger niveau kunnen gaan dan de map WinBooks),
  • P : (de privémap data kunnen zien doch niet naar een hoger niveau kunnen gaan),
  • de lokale eenheden (Citrix of Terminal Server 2003),
  • en checken of er geen andere logische eenheden toegankelijk zijn (uitgezonderd uitdrukkelijke aanvraag, uiteraard)

    Installatie in een boekhoudkantoor

Op de server bevat een map M de programma's en een andere map bevat de DATA. Er is een gebruikersbestand voor de medewerkers van het kantoor. Indien de fiduciaire toegang aan sommige klanten wenst te verlenen moet men twee situaties onderscheiden :

  • de klant heeft enkel een toegang om zijn eigen gegevens te raadplegen. Dan krijgt hij een READONLY toegang in WinBooks met de nodige beperkingen op vlak van de verschillende mappen op niveau van het besturingssysteem.
  • de klant beschikt over een eigen WinBooks licentie (gekocht of gehuurd). In dit geval, dient er voor hem een privé map met de gegevens van zijn licentie aangemaakt te worden. (zoals beschreven in de vorige paragraaf).
    Indien het dossier van die klant reeds in het fiduciaire gedeelte werd aangemaakt, moet het naar de privémap data van de klant (klantengedeelte van de server) verplaatst worden.
Bij de installatie van het programma WinBooks op de Terminal-Server :

1. Installeer het users.dbf bestand in de map DATA (en niet in de map met de programma's daar deze read only zou kunnen zijn)
2. Wijzig als volgt het WinBooks.ini bestand : in de rubriek Install : UserPath=P:\users.dbf

Bij het aanmaken van een login voor een medewerker van het kantoor :

1. Mapping van M : naar de map waarin de programma's WinBooks zich bevinden
2. Mapping van P : naar de map DATA van WinBooks
3. Op niveau van het besturingssysteem een login voor de gebruiker aanmaken met de aangepaste rechten
4. In WinBooks, via  het beheer van de gebruikers, de nodige toegangen tot de dossiers toekennen.
5. Inloggen met de login van de gebruiker en deze laatste als medewerker (full access modus) registreren in de fiduciaire licentie

Bij het aanmaken van een login voor een klant die enkel mag raadplegen :

1. Mapping van M : naar de map waarin de WinBooks programma's zich bevinden
2. Mapping van P : naar de map DATA van WinBooks
3. Op niveau van het besturingssysteem een login voor de gebruiker aanmaken met de aangepaste rechten
4. In WinBooks, via  het beheer van de gebruikers, toegang tot zijn eigen dossier aan deze gebruiker toekennen. Hij moet als read only gebruiker worden aangemaakt.
5. Inloggen met de login van de gebruiker en deze laatste als 'raadplegende klant' (read only modus) registreren in de fiduciaire licentie
In WinBooks zal dergelijke klant zijn eigen login niet kunnen wijzigen (kan niet openen met SYSTEM en bijgevolg alle dossiers zien) en zal enkel toegang tot zijn eigen dossier hebben.

Bij het aanmaken van een login voor een klant die over zijn eigen licentie beschikt :

Hier verwijzen wij naar de procedure die reeds beschreven werd in het hoofdstuk 'installatie bij een provider' doch met een variant. Indien het (de) dossier(s) van de klant reeds bestaat (bestaan) in het gedeelte van de fiduciaire, moet u deze dossiers verplaatsen (nieuwe optie). U moet u inloggen als medewerker van de fiduciaire en in de optie 'beheer gebruiker' het (de) dossier(s) verplaatsen naar de privémap van de klant welke u net hebt aangemaakt.

De toegang tot bepaalde privédelen van het netwerk is de verantwoordelijkheid van de administrator van het netwerk. Echter bestaat er een parameter (Drives/excluded) die in het WinBooks.ini bestand ingelast kan worden, zodat sommige logische eenheden vanuit de toepassing WinBooks toch verborgen lijken.

Dankzij deze opbouw van het netwerk kunnen er meerdere versies van het WinBooks programma op de server geïnstalleerd worden. Stel dat er op M een map WinBooks250 met de versie 2.50 van WinBooks.exe werd aangemaakt, en een andere gelijkaardige map, doch welke de versie 3.00 bevat,...dan hoeft u nog enkel naargelang het abonnement naar de juiste map op M: te verwijzen via dynamische mapping.

Standaard-installatie
WinBooks.ini bevindt zich in de map waar u ook het programma WinBooks.exe terugvindt. Dit bestand mag niet in Read-Only zijn want de voorkeursinstellingen en de licentiegegevens worden in dit bestand toegevoegd.

Installatie Multi-licenties op een server

Elke licentie heeft zijn eigen WinBooks.ini bestand. dat zich in de privémap DATA van het abonnement bevindt. Bij de aanvang, wordt de rubriek « UsersPath » van het WinBooks.ini bestand dat zich in de map met de programma's bevindt, gelezen. Zo vindt het programma de map met het bestand met de gebruikers (users.dbf). Indien deze map ook een WinBooks.ini bestand bevat, zal dit laatste gebruikt worden door WinBooks en het WinBooks.ini bestand dat zich bij de programma's bevindt, wordt bijgevolg genegeerd. Daarentegen, indien er geen WinBooks.ini bestand in deze map wordt gevonden, zal WinBooks wel degelijk het winBooks.ini bestand dat zich bij de programma's bevindt gebruiken.

Het is dus uiterst belangrijk om een blanco WinBooks.ini bestand in de privé map DATA van het abonnement te installeren indien u meerdere licenties op een server wenst te installeren. Dit systeem laat toe om alle abonnementen correct af te bakenen; ieder abonnement heeft zijn eigen gebruikersbestand alsook zijn eigen licentiegegevens. De andere dossiers of gebruikers zijn niet zichtbaar.

Beheer van de voorkeursinstellingen van de gebruikers

Het gaat om verschillende parameters (muziek tijdens het laden, full screen of niet, scanninginstellingen, ...) maar eveneens de configuratie van de persoonlijke werkbalk per gebruiker.

De instellingen die betrekking hebben tot de SYSTEM gebruiker worden in het Winbooks.ini bestand bewaard.
Voor de andere gebruikers, maakt WinBooks een submap UsersPrefs aan op niveau van de map waarin het Winbooks.ini bestand zich bevindt. In deze submap wordt er voor iedere gebruiker een .ini bestand  waarin de voorkeuren bewaard worden, aangemaakt : USER1.INI, USER2.INI, ... Zolang een gebruiker geen specifieke voorkeuren heeft ingesteld zullen deze van het WinBooks.ini voorgesteld worden. Eens een gebruiker wel bepaalde voorkeuren heeft aangevraagd, zullen deze uiteraard opnieuw worden voorgesteld wanneer hij opnieuw met WinBooks wenst te werken.

Op vlak van licencing MOET een TS versie steeds gepaard gaan met een Advantage licentie.

Bovenaan de pagina