Beheer van het digitalisatieplatform van WinBooks en van de webservice van Codabox voor het versturen van PEPPOL-facturen

De elektronische facturen in PEPPOL-formaat worden via het digitalisatieplatform van WinBooks en de webservice van CODABOX beheerd.

Deze webservice laat extra controles toe tijdens het verzenden van PEPPOL-facturen. Zo bijvoorbeeld ondergaat het verstuurde bestand een geldigheidscontrole of wordt er geverifieerd of de bestemmeling geregistreerd is in de SMP PEPPOL. 

Het is daarom vereist om minimum versie 6.51.790 van WinBooks Classic te installeren.

Indien u op het niveau van de identificatiefiche van de klant het PEPPOL + PDF-formaat gekozen hebt, dan zullen deze twee bestanden naar uw klant verstuurd worden ZONDER door ons digitalisatieplatform en de webservice van onze partner CODABOX behandeld te worden.

Op het moment van de installatie van de update van WinBooks Classic, moet u de module WinBooks Data Exchange selecteren, indien dit nog niet is gebeurd.

Hoe PEPPOL-facturen versturen vanuit WinBooks Classic

Indien uw klantenlicentie en uw boekhouddossier in orde zijn op het digitalisatieplatform van WinBooks en indien u over een WinBooks Id beschikt, dan kunt u onmiddellijk naar punt 5 gaan. 

1° Verificatie van de licentie 

De verdeler van WinBooks controleert of de klantenlicentie op ons digitalisatieplatform https://customers.winbooks.be/portal/login bestaat. Indien dit niet het geval is moet de verdeler een mail sturen naar desk@winbooks.be , met de vraag om de klantenlicentie op het digitalisatieplatform van WinBooks aan te maken. 

2° Verificatie van de aanwezigheid van een WinBooks Id

Als verdeler van WinBooks kunt u een WinBooks Id voor de licentie van uw klant op ons digitalisatieplatform aanmaken.  

Uw WinBooks-ID is uw unieke identificatie om toegang te hebben tot het Portaal. Deze ID wordt ingevoerd in verschillende producten van ons gamma, zodat ze eraan kunnen worden gekoppeld.

Elke accountant van het accountantskantoor en elke ondernemer die een van de digitale producten van WinBooks gebruikt, moet zijn eigen WinBooks-ID hebben.

Afhankelijk van de boekhoudproducten die worden gebruikt, kan de WinBooks-ID automatisch worden aangemaakt vanuit het licentiebeheer.

Hoe een WinBooks-ID aanmaken voor gebruikers met een 'WinBooks Classic'-licentie?

Omdat uw connectie-ID voor WinBooks Classic niet wordt beheerd door een cloud product, moet u uw WinBooks-ID handmatig aanmaken op het Portaal. 

De WinBooks-ID van een medewerker van een accountantskantoor moet worden aangemaakt via de menu Administratie - Gebruikers.


Klik in het scherm van de Gebruikers op . 

WinBooks ID

Vul het WinBooks-ID in.

Om het unieke karakter van de WinBooks-ID te garanderen, moet u in dit veld een e-mailadres opgeven.

Wachtwoord

Definieer het wachtwoord dat u wilt toewijzen of klik op , zodat het Portaal er automatisch een voor u genereert.

Het wachtwoord moet minimaal drie van deze vier karaktersoorten bevatten (kleine letters, hoofdletters, cijfers, speciale tekens) en minimaal 12 karakters lang zijn.

Niveau

Wijs uw medewerker het niveau Power User of Administrator toe.

Klik op om hulp te krijgen over de bestaande niveaus.

Licentie

Dit veld geeft de volledige naam van uw accountantskantoor die gekoppeld is aan uw licentie op het Portaal weer.

Gebruiker activeren

Activeer automatisch de nieuw aangemaakte medewerker.

Een e-mail met de informatie naar de gebruiker sturen

Vink deze optie aan als u de inloggegevens per e-mail naar de nieuw aangemaakte medewerker wilt sturen.

Geef de gebruiker toegang tot de dossiers

Selecteer het(de) dossier(s) waartoe de nieuwe medewerker toegang heeft.

Roles

Wijs een rol toe aan de gebruiker.

Voor het gebruik van digitale producten moet de medewerker van een accountantskantoor de rol hebben van Connect.Accountant en View.Admin

De notificaties voor alle dossiers activeren

Vink deze optie aan als u automatische notificaties wilt activeren voor het(de) dossier(s) waartoe de medewerker toegang heeft.

Voornaam

Specificeer de voornaam van de medewerker

Achternaam

Specificeer de achternaam van de medewerker

Naam bedrijf

Specificeer de naam van uw accountantskantoor

Telefoon

Specificeer het telefoonnummer van de medewerker

Klik vervolgens op  .

3°  Het WinBooks Id in WinBooks Classic invullen

Klik via de menu DOSSIER op de optie WINBOOKS Id. 


 

Indien u op 'Yes' klik, verschijnt het volgende venster:

 


Per default is de optie een specifieke WinBooks Id voor elke gebruiker, geactiveerd.

Elke Windows gebruiker moet zijn eigen WinBooks Id invullen (die vooraf op het digitalisatieplatform werd aangemaakt). 

Vul uw WinBooks Id evenals uw wachtwoord is en klik op . 

4° Aanmaken van het dossier op het digitalisatieplatform

Indien Virtual Invoice werd geïnstalleerd, open Virtual Invoice vanuit uw boekhouddossier en klik op Documenten naar het WinBooks Platform versturen.  

Antwoord Yes op de vraag 'U probeert documenten te verzenden die zich in de Ready directory bevinden. Wenst u verder te gaan?'

Annuleer vervolgens de procedure. Uw dossier is alzo op het digitalisatieplatform aangemaakt.

  

Indien u geen Virtual Invoice hebt, dan moet het dossier vanaf het digitalisatieplatform worden aangemaakt.

Beschikbaar vanaf de linkerwerkbalk of vanaf uw licentiescherm, laat het scherm met de dossiers op het digitalisatieplatform toe om al uw dossiers te beheren (bedrijven).

Selecteer als verdeler de licentie van uw klant alvorens het dossier aan te maken.

Klik rechtsboven op '+EEN NIEUW DOSSIER AANMAKEN'. 


De naam van het dossier op het digitalisatieplatform moet gelijk zijn aan de verkorte naam van het dossier in WinBooks Classic.


5° Rechten geven aan de WinBooks Id om toegang te bekomen tot het dossier op het digitalisatieplatform

Per default, wanneer u een dossier geactiveerd hebt via WinBooks of via Virtual Invoice, heeft de WinBooks Id die het dossier geactiveerd heeft toegang tot dit dossier op het digitalisatieplatform.

Indien een WinBooks Id geen toegang heeft tot de dossiers die hij nodig heeft voor het versturen van zijn PEPPOL-facturen, kunt u hem toegang verlenen via het tabblad TOEGANGEN van het betrokken dossier op het digitalisatieplatform. 


6° Toevoegen van de module PEPPOL aan de licentie en aan het dossier

Het is nodig om de module codabox-peppol (lic) op het niveau van de licentie toe te voegen.

U kunt verschillende modules toevoegen op het niveau van de licentie van de klant door rechtsboven op te klikken. 



Vul vervolgens in het tabblad Instellingen van deze module een geldig e-mailadres in en een geschatte jaarlijkse hoeveelheid PEPPOL-facturen.

Dit e-mailadres wordt gebruikt als 'Verzender' van de PEPPOL-facturen.


Nog steeds op het portaal, moet u ook op het niveau van het(de) dossier(s) van waaruit de facturen in PEPPOL-formaat zullen verstuurd worden, de module 'codabox-peppol' activeren.


Selecteer daarom het dossier en klik vervolgens op .

7° Een PEPPOL-factuur versturen vanuit WinBooks Classic

Alvorens een factuur in het PEPPOL-formaat naar uw klant te verzenden, controleer de inhoud van zijn identificatiefiche.

 

Het Ondernemingsnummer (BTW) moet ingevuld zijn en het type factuur moet PEPPOL zijn (elektronisch formaat).

Het ondernemingsnummer is verplicht vermits het toelaat om uw klant op het PEPPOL-netwerk te identificeren. Indien u dit nummer niet invult of indien uw klant niet geregistreerd is op het PEPPOL-netwerk, zal uw factuur niet verstuurd worden.

Herinnering: Indien u in de identificatiefiche van de klant het formaat PEPPOL+PDF geselecteerd hebt, dan worden de twee bestanden naar uw klant verstuurd zonder behandeling op ons digitalisatieplatform en de webservice van onze partner CODABOX.   

Andere velden zijn verplicht in de parameters van uw dossier of van de facturatiemodule ( uw Ondernemingsnummer (BTW) en uw IBAN-nummer).


Boek vervolgens uw factuur in de facturatiemodule.

 

Wanneer u een klant selecteert waarvoor een factuur in een elektronisch PEPPOL-formaat moet worden verstuurd, is de omschrijving van het kopstuk van de factuur vereist.

Klik op  wanneer uw factuur volledig is ingevuld.

Het verzenden zal niet worden uitgevoerd indien uw bestemmeling niet op het PEPPOL-netwerk bestaat.

8° Opvolging van facturen verstuurd naar PEPPOL  


Van zodra de PEPPOL-facturen verzonden zijn, kunt u deze opvolgen op het digitalisatieplatform. 

Selecteer in het tabblad Modules van het dossier, de module CODABOX-PEPPOL en vervolgens PEPPOL-CODABOX- HISTORIEK



Een factuur kan één van de volgende drie statussen hebben: 

  • Niet verzonden: Uw factuur werd wel degelijk van WinBooks naar het Peppol-netwerk verzonden maar Codabox heeft uw factuur nog niet naar de bestemmeling verzonden. 
  • Verzonden: Uw factuur is goed afgeleverd bij uw bestemmeling door Codabox.
  • Mislukt: Uw factuur werd geweigerd door het PEPPOL-netwerk of door Codabox. Ofwel is er een probleem geweest tijdens het verzenden, ofwel is het XML-formaat van het bestand niet correct. Gelieve ons in dit laatste geval te contacteren. 



  • No labels