Alvorens uw eerste factuur, creditnota, ... te bewerken, dient u een lay-out te kiezen voor ieder documenttype :

  1. Selecteer de menu DOSSIER.
  2. Kies de optie PARAMETERS en vervolgens de optie FACTUURLAY-OUT van de submenu.
  3. In de afrollijst onder Type : selecteer het documenttype waarvoor u een lay-out wenst te kiezen : factuur, creditnota of andere.
  4. Klik op

     

  5. Voer in omschrijving een omschrijving in die u zal toelaten de lay-out te identificeren. Deze omschrijving dient u bij de facturatie aan te geven opdat het programma zou weten om welk documenttype en welke lay-out het gaat.
  6. Typ een dagboekcode in, in het veld gekoppelde dagboekcode. De dagboekcodes dienen vooraf gedefinieerd te worden (d.m.v. de functie BESTAND/TABELLEN/DAGBOEKCODES).
  7. Kies de dagboekcode in functie van het documenttype : een verkoopdagboek voor de facturen, een dagboek van het type creditnota's voor creditnota's, een dagboek van het type 'Andere' voor andere documenten (waarvoor er geen boeking is). Immers, in de facturatie bepaalt de lay-out niet alleen de opmaak, maar ook het dagboek waarin het document geboekt wordt. Meerdere lay-outs kunnen aan eenzelfde dagboekcode gekoppeld worden.

    Indien u reeds verkoopfacturen in de boekhouding hebt ingebracht alvorens de module facturatie te installeren, dient u een nieuw dagboek aan te maken, dagboek die voor de facturatie voorbehouden is. De facturen/creditnota's die via de facturatie module worden ingebracht kunnen namelijk niet rechtstreeks in de boekhouding aangepast worden (INVOEREN/VERKOPEN), doch indien nodig dienen via de facturatie module (FACTURATIE/INVOEREN) aangepast worden. De boekhouding zal automatisch aangepast worden.

  8. Klik op  naast de gewenste taal. Elke lay-out kan in drie talen gedefinieerd worden : Nederlands, Frans en Andere. Bij het afdrukken kiest WinBooks de lay-out die met de aan de klant gekoppelde taalcode overeenkomt of de bij de facturatie gekozen lay-out.

      


  9. Selecteer een met WinBooks geleverde lay-out in de lay-outlijst. Onderaan het venster vindt u een kleine beschrijving die u aangeeft om welk lay-outtype het gaat.
  10. Klik op  om de lay-out op het scherm te zien.
  11. Klik op  om toegang te hebben tot een andere directory dan degene van het dossier waarin u werkt, en dus tot andere lay-outs. Doorloop de directories om de gewenste lay-out (een lay-out die u in een ander dossier gedefinieerd hebt bv.) te lokaliseren. Klik op  om de inhoud van de geselecteerde lay-out te bekijken. Bevestig vervolgens dat u deze lay-out aan de lijst wil toevoegen en selecteer deze lay-out.
  12. Nadat u de lay-out in de lijst geselecteerd hebt, klik op  en bevestig uw keuze.
  13. Selecteer eventueel een andere printer en pas eventueel het defaultaantal af te drukken exemplaren aan.
  14. Klik op  om naar de lijst van de voor dit dossier gedefinieerde lay-outs terug te komen.
  15. Indien u de lay-out wenst aan te passen, dient u deze nog te wijzigen.

    Indien u facturen per mail naar uw klanten verstuurt, hebt u de mogelijkheid om een lay-out aan te maken die verschillend is van deze die voor het afdrukken op papier wordt gebruikt. Om bijvoorbeeld eenvoudigweg een logo toe te voegen. 

    Wanneer u een lay-out wenst aan te maken voor het versturen via mail, dan stelt WinBooks voor om de lay-out die gebruikt wordt voor het uitprinten op papier, te kopiëren.

    Het is niet nodig om lay-outs voor het versturen via mail aan te maken. Indien uw lay-outs hetzelfde zijn voor het afdrukken op papier, als voor het versturen via mail, dan zal WinBooks de lay-out selecteren die voor het afdrukken gedefinieerd is.