De boekhoudtest controleert de coherentie van de boekhoudbestanden op de schijf, dit zijn de basisevenwichten : ieder boekstuk dient in evenwicht te zijn (totaal debet = totaal credit), de saldi van de rekeningen dienen met het totaal van de verrichtingen overeen te komen, de som van de volledig gematchte boekingen dient nul te zijn, ...)
In geval van toevallige onderbreking van het programma (stroomonderbreking, onverwacht verlaten van het programma, ...) zal u de volgende keer dat u het programma opstart gevraagd worden of u de bestanden wil herindexeren.
Start vervolgens de boekhoudtest om zich van de coherentie van de boekhoudbestanden te vergewissen. In de meeste gevallen zal dit voldoende zijn om door te kunnen gaan. Echter, het programma kan tijdens een cruciale actie, zoals het opslaan van een boeking of het afsluiten van een periode, onderbroken zijn. In dit geval zou het herindexeren niet voldoende kunnen zijn om de coherentie van de boekhoudgegevens te herstellen. U dient dan de bestanden te reorganiseren. Bij het reorganiseren worden niet alleen de bestanden geherindexeerd, maar worden de saldi van de rekeningen ook herberekend, het evenwicht van sommige verrichtingen hersteld, de matchingen herberekend, ... alsook de gegevensbestanden opgeschoond (fysisch verwijderen van de voor het verwijderen gemarkeerde records).
Start vervolgens de boekhoudtest : de problemen zouden nu opgelost moeten zijn. Indien niet, richt u zich tot uw WinBooks partner voor een eventuele interventie op uw bestanden.
Ook vraagt WinBooks het u niet, aarzel niet de boekhoudtest regelmatig uit te voeren, vóór het maken van een backup, het afsluiten van een periode of het definitief afsluiten van een boekjaar bv. : het gaat snel en u bent zeker van de coherentie van uw boekhoudgegevens.
Indien u anomalieën opspoort in de werking van het programma, dient u eerst de boekhoudtest op het dossier uit te voeren om te weten of het probleem aan de gegevensbestanden (in dit geval dient u de bestanden te reorganiseren) of aan het programma te wijten is.
Om een boekhoudtest uit te voeren
- Klik op het menu DOSSIER.
- Klik op de optie ONDERHOUD.
- Klik op de optie BOEKHOUDTEST : standaard worden alle voorziene controles aangekruist :
- Zet eventueel de testen die u niet wil uitvoeren uit.
- Klik op
om de boekhoudtest te starten. - Zodra de boekhoudtest uitgevoerd is, geeft WinBooks aan of deze geslaagd is of niet. In beide gevallen kan u het resultaat BEKIJKEN en/of AFDRUKKEN door op de overéénkomstige knoppen te klikken.
- Klik op
nadat u het resultaat eventueel bekeken en/of afgedrukt hebt. - Indien de boekhoudtest niet geslaagd is, dient u de reorganisatie te starten en vervolgens de boekhoudtest opnieuw uit te voeren.
Enkele voorgestelde controles
Geldigheid van het ondernemingsnummer
Controle op het modulo 97, de lengte. Controle op de aanwezigheid van verboden tekens (karakter, ander teken) in het ondernemingsnummer.
Periode/jaar nakijken
Werd er aan iedere boeking wel degelijk het nummer van het boekjaar en een periode toegekend?
Onbestaande BTW codes
Bestaat de BTWcode die aan de boeking gekoppeld is, wel in de lijst van de BTWcodes?
Verboden tekens en lege velden
Staan er verboden tekens (=,.,...) in klanten/leveranciers referenties?
Zijn sommige verplichte velden in het transactiebestand (datum, vervaldatum, algemene rekening, documenttype,...) niet ingevuld?
Validiteit van de bedragen
Uitgezonderd bij nulfacturen, wordt er nagekeken of er aan iedere boeking wel een bedrag gekoppeld is. Zo niet krijgt u een waarschuwingmelding.
Meerdere records klant/leverancier
Kijkt na of er voor elke factuur/creditnota er maar een regel op de derderekening werd geboekt.
Centraliserende klant/leverancier
Kijkt in het transactiebestand na of de centraliserende rekening wel overeen stemt met het derdetype (klant of leverancier)
Controles m.b.t. de gegevens van de facturatie module
Facturen die niet doorgeboekt werden in de boekhouding
Kijkt na of alle facturen die via de facturatie module wel degelijk ook aanwezig zijn in het transactiebestand van de algemene boekhouding.
Discordantie tussen facturatie en algemene boekhouding
Kijkt na of er geen discrepantie is tussen de bedragen in de bestanden van de facturatiemodule en die van de boekhouding.
#Bovenaan de pagina
