Het maken van een back-up is het belangrijkste in een boekhoudsoftware ! Uw boekhoudbestanden (en de andere) zijn kwetsbaar: stroomonderbreking, deficiëntie van de harde schijf, vastlopen van Windows, ... Alhoewel de meeste problemen d.m.v. een back-up opgelost worden, kan het voorkomen dat u van een back-up moet vertrekken.
Om de nadruk te leggen op het belang van het regelmatig nemen van een back-up, stelt WinBooks bij het sluiten van een gewijzigd boekhouddossier (invoeren van boekingen, boekhoudkundige verrichtingen, ...) automatisch voor een back-up te maken.
BACK-UP = ALL-RISKVERZEKERING !
De back-upprocedure van WinBooks gebruikt comprimeringsmethodes die hoge prestaties leveren. Deze procedure is uiterst snel en genereert een klein bestand (de bestandsgrootte is ongeveer 10 keer kleiner dan het boekhouddossier).
U kunt de informaticadrager waarop de back-up zal worden weggeschreven, aanduiden:
- C: komt meestal overeen met de harde schijf.
- E: komt overeen met een harde schijf van het netwerk of met een losse schijf, ...
- of het per mail verzenden.
De uitvoeringssnelheid hangt af van de informaticadrager waarop de back-up gemaakt wordt: harde schijf (zeer snel, in de orde van enkele tientallen seconden voor kleine dossiers), afneembare drager (snel).
We kunnen u dan ook aanraden om:
- dagelijks een back-up op de harde schijf te nemen: dit gaat heel snel.
- wekelijks of na het uitvoeren van een geslaagde boekhoudtest een back-up op USB sleutel, externe harde schijf te nemen en deze in een apart gebouw op te bergen (brand, diefstal, ...).
- tevens een back-up op de harde schijf te nemen vóór elke onherroepelijke actie, zoals het afsluiten van een boekjaar, ...
Indien u zich vergist of indien er een panne is, vertrekt u gewoon van de back-up en doet u de handeling gewoon opnieuw.
De frequentie hangt natuurlijk van uw behoeften af. U moet zich in dit verband de volgende vraag te stellen: hoeveel tijd kan ik aan het opnieuw invoeren van de gegevens besteden indien een belangrijk probleem zich voordoet? Bedenk het volgende: indien een back-up verleden maand genomen werd, zult u de hele maand opnieuw moeten invoeren. Indien de back-up van gisteren dateert, zult u enkel uw werk van de dag opnieuw moeten invoeren.
Een door WinBooks gemaakte back-up kan enkel via de restorefunctie van WinBooks gerecupereerd worden.
Om een back-up te nemen
- Klik op de menu DOSSIER.
- Klik op de optie ONDERHOUD.
- Klik op de optie BACK-UP.
- Voer de gevraagde gegevens in:
Voer een onderwerp in
Standaard worden de dossiernaam, de datum en het tijdstip ingevuld.Voer eventueel een verklarende notitie in
Typ eventueel een commentaar dat u achteraf zal toelaten de back-up te identificeren.Verzendwijze
Duid aan of u het zip-bestand op uw harde schijf wenst te kopiëren of per mail te verzenden.Gescande documenten
Standaard worden gescande documenten niet opgenomen in de back-up. Selecteer MET – rekening houdend met het feit dat u dan meer ruimte nodig zal hebben – om gescande documenten in de back-up op te nemen.Historiek van de klantenaanmaningen
Indien u de historiek van de aanmaningen beheert, kunt u eveneens een kopie van de bestanden met de aanmaningsbrieven aan de back-up van de overige bestanden toevoegen. Uiteraard zal er meer ruimte op de drager nodig zijn.Voer de naam van het back-up bestand in
Dit veld verschijnt enkel indien u opteerde voor bestand als verzendwijze. Standaard wordt de dossiernaam gevolgd door de datum (volgens het formaat yyyy.mm.dd, voor de opeenvolging) als bestandsnaam voorgesteld. U kunt een andere directory selecteren en/of de naam wijzigen. Het bestand heeft de extensie .ZIP. WinBooks stelt u voor om het pad van het bestand te bewaren zodat dit pad kan voorgesteld worden bij het nemen van een volgende back-up.Voer het adres van de bestemmeling in.
Dit veld verschijnt enkel indien u opteerde voor e-mail als verzendwijze. Vul een correct e-mailadres in.Met veiligheidscode
Kruis deze optie aan om de back-up tegen ongewenst lezen te beschermen. U dient dan een wachtwoord in te voeren. Dit wachtwoord moet u dan opnieuw invoeren om het te bevestigen. Bij het herstellen van deze back-up zal u dit wachtwoord dienen in te voeren of u zal deze niet kunnen herstellen. - Klik op
om de back-upprocedure te starten.
Indien u meerdere back-ups van eenzelfde dossier op dezelfde dag wenst te maken, stelt WinBooks voor de vorige back-up te vervangen. Wijzig de naam indien u de oude versies wenst te bewaren.
In een netwerkomgeving is het niet mogelijk een back-up te maken zolang andere gebruikers in het dossier werken. Dit is dus de laatste persoon die het dossier sluit die de back-upprocedure kan starten. Indien de back-up van de server door de netwerkadministrator automatisch gemaakt wordt en de door WinBooks voorgestelde back-up van de boekhoudgegevens een overbodige herhaling is, kunt u vermijden dat WinBooks een back-up voorstelt telkens als u een dossier sluit door de optie Een back-up voorstellen bij het verlaten van het dossier (in VENSTER/GEBRUIKERSVOORKEUREN/ALGEMEEN) te deactiveren.
Wanneer u een back-up wenst te versturen dat enkel gegevens van de algemene boekhouding - klanten en leveranciers van een boekjaar bevat om bijvoorbeeld een administratieve controle te doen, kunt u kiezen voor optie e-Audit (Art 323bis).
Deze back-up bevat enkel de hoofdbestanden van de boekhouding. De memo's, de analytische gegevens, de vaste activa, de facturatie en andere instellingen worden niet mee geback-upt...
U vindt er enkel de rekeningen (algemene, klanten- en leveranciers-) waarop verrichtingen in het bewaarde boekjaar hebben plaatsgevonden, evenals hun boekingen terug.
Indien u dit type back-up aanmaakt vanuit een tweede actief boekjaar, dan zullen de gegevens voor de twee bewaarde actieve boekjaren worden bewaard. Indien dit niet het geval is, zullen enkel de gegevens van het bewaarde boekjaar weerhouden zijn.
Bij elke restore van dit type back-up, zal er een nieuw dossier worden aangemaakt (deze back-up overschrijft dus het bestaande dossier dus niet).
Dit dossier is enkel toegankelijk in alleen-lezen-modus.
