U krijgt dan een lijst van de betrokken documenten te zien met allerlei informatie :

 

  • De Referentie van de ontvanger (leverancier)
  • De Naam van de ontvanger (leverancier)
  • Het Beroep van de ontvanger (Dit veld is niet verplicht)
  • De Naam, Voornaam en Nationaal nr. als het om een Natuurlijk persoon gaat en het overeenstemmende vakje aangekruist is. Deze gegevens worden opgehaald uit de identificatiefiche van de leveranciers. Klik op

    naargelang u al dan niet de kolommen aangaande de natuurlijke personen wenst te zien. Dit laat toe om het scherm te vereenvoudigen indien er zich geen natuurlijk persoon bevindt onder uw leveranciers.
  • Het geboekte bedrag
  • Het betaalde bedrag. Het gaat om het Bedrag dat effectief betaald werd aan deze leverancier in de loop van het betrokken kalenderjaar. Dit bedrag werd berekend aan de hand van de afpunting van de facturen. Deze functionaliteit is dus zeer belangrijk.
  • De Aard van de kosten
  • Het veldje Sport is voorbehouden voor de sportbeoefenaars en trainers. (Dit vakje kan enkel manueel ingevuld worden)
  • Een aankruisvakje dat u aangeeft of het document voor de fiches in aanmerking wordt genomen
  • Een Commentaar. (De commentaar dient manueel ingevuld te worden, indien nodig)
  • De achterliggende boeking.
    Verschillende kleuren worden gebruikt opdat u de boekingen in de lijst zou kunnen onderscheiden (gewijzigd of niet, ...).

Werkwijzen :

U hebt de keuze tussen verschillende werkmethodes :

  • Ofwel definieert u geen enkele leverancier als 281.50 en u bepaalt de kostenaard (commissies, erelonen, enz.) in de algemene rekeningen. Bij het genereren van de lijst dient u in dit geval te kiezen enerzijds voor alle leveranciers en anderzijds voor de als 281.50-rekeningen gedefinieerde algemene rekeningen. Alle regels zullen geselecteerd en gemarkeerd worden om uw aandacht te trekken.
  • Ofwel bepaalt u de kostenaard in de leveranciersfiches. Voor een leverancier die advocaat is, selecteert u het type Erelonen bv. Afhankelijk van het geval, selecteer tevens een kostenaard voor de algemene rekeningen, maar niet voor alle. Sommige algemene rekeningen kunnen meerdere kostentypes omvatten.
    Bij het genereren van de lijst dient u in dit geval te kiezen enerzijds voor de 281.50 leveranciers en anderzijds voor alle algemene rekeningen. Alle regels waarvoor u geen type voor de algemene rekening bepaald hebt, zullen gemarkeerd worden om uw aandacht te trekken, maar zullen geselecteerd worden. De regels waar de algemene rekening een voorgedefinieerd type heeft, maar waar de aard niet overeenkomen, zullen aanleiding geven tot een conflictbericht en zullen niet geselecteerd worden.
  • Ofwel hebt u de status Te bepalen type in de leveranciersfiche aangeduid en selecteert u de gepaste kostenaard bij de rekeningen. Bij het genereren van de lijst dient u in dit geval te kiezen voor de als 281.50 gedefinieerde leveranciers en algemene rekeningen. In geval van leveranciers die meerdere kostentypes verlenen, zal de algemene rekening beslissend zijn en de kostenaard bepalen. Voorbeeld : een dealer of een makelaar aan wie een commissie betaald wordt, maar aan wie sommige kosten terugbetaald worden of bepaalde voordelen in natura aangeboden worden (minitrip, enz.).
  • U kunt tevens meerdere methodes combineren : u zou leveranciers met één enkele kostentype kunnen hebben (voor deze leveranciers vermeldt u de kostenaard op hun fiche) en leveranciers met meerdere kostentypes (voor deze leveranciers doet u er beter aan om Te bepalen type te kiezen en de kostenaard bij de rekeningen te definiëren).
  • Tenslotte, indien u vreest iemand te vergeten bij het genereren van de lijst, kunt u altijd alle leveranciers selecteren. In dit geval zullen enkel de boekingen op algemene rekeningen waaraan een type 281.50 werd toegekend, voor leveranciers die niet als 281.50 gedefinieerd zijn (want ze komen effectief niet in aanmerking voor de fiches 281.50 of omdat u ze gewoonweg bent vergeten als dusdanig te definiëren) op de voorstellijst staan, doch in een verschillende kleur.

Controles

WinBooks waarschuwt u als :

  • De kostenaard op de leveranciersfiche gedefinieerd is, maar de algemene boekingsrekening werd niet als 281.50 gedefinieerd of omgekeerd. De factuur wordt geselecteerd, maar het programma trekt uw aandacht.
  • De kostenaard die voor de leverancier gedefinieerd is, verschilt van de kostenaard die voor de boekingsrekening gedefinieerd is. In dit geval dient u zelf aan te geven welke kostenaard van toepassing is. Voorbeeld : op de leveranciersfiche hebt u het type 'Erelonen' gedefinieerd en op de rekeningfiche, het type 'Kosten'.
  • Het adres of het BTW-nummer ontbreekt, is niet volledig of niet correct. Vul het in de leveranciersfiche in.

  • De voornaam van de natuurlijke personen waarvan het Nationaal nummer niet vermeld staat, ontbreekt.

    Een controleoverzicht kunt u eveneens bekomen door het klikken op .
    Deze lijst vermeldt alle ontbrekende gegevens die vereist zijn om een XML bestand voor Belcotax aan te maken.

Het voorstel wijzigen

De inhoud van de kolommen waarvan de hoofding in het paars staat, kan gewijzigd worden.

Wijzigen van de gegevens "Natuurlijke Personen"

De verschillende gegevens aangaande de natuurlijke personen komen van de identificatiefiche van de leverancier. Indien deze gegevens niet volledig of onjuist zijn, kunt u deze in dit scherm nog steeds aanpassen. Bij iedere wijziging, zal WinBooks u vragen of u de identificatiefiche wenst te bijwerken. Zodra u één regel met betrekking tot een leverancier wijzigt, zullen alle regels met betrekking tot diezelfde leverancier automatisch worden aangepast.
Wanneer u een ontvanger als natuurlijke persoon verklaart, moet u minstens diens naam en voornaam vermelden. De voornaam is niet verplicht indien u zijn Nationaal nummer invult (of voor buitenlanders zijn Fiscaal identificatienummer).

Bij het aanmaken van het XML bestand voor Belcotax zal WinBooks nakijken of er wel een Nationaal nummer vermeld staat voor minstens 85% van de natuurlijke personen. Indien dit niet het geval is, zal WinBooks, doch louter ter informatie, een melding daaromtrent geven om uw aandacht te trekken en te waarschuwen voor een mogelijke controle van de Administratie.

Wijzigen van de aard of het bedrag

Het kan voorkomen dat de kostenaard niet gedefinieerd is bij het inboeken van de factuur of onder een ander document valt. Daarom hebt u - bij het genereren van de fiche 281.50 - de mogelijkheid om :

  • Een bedrag te selecteren of te deselecteren door het al dan niet aanvinken van het vakje Ok.
  • De kostenaard van een bedrag te wijzigen. U kunt kiezen tussen 4 verschillende mogelijkheden (Commissies, Erelonen, Voordelen en Kosten)
  • Een totaalbedrag op meerdere regels uit te splitsen en een verschillend kostentype aan elk van deze gedeeltelijke bedragen toe te kennen. Hiervoor dient u het totaalbedrag te selecteren en vervolgens op  te klikken. Er wordt een regel toegevoegd. Geef het bedrag en de gepaste kostenaard aan. Klik opnieuw op  om een bijkomende regel toe te voegen.
  • Tevens kunt u het Geboekte bedrag alsook het Betaalde bedrag aanpassen.
    Beheer van de Sportbeoefenaars
    Voor sommige ontvangers uit de sportwereld, moeten bepaalde specifieke velden vervolledigd worden. Daarom moet u in dit geval voor iedere betrokken boeking ofwel een S (Sportbeoefenaar) of een M(Opleider, trainers en begeleiders) aanduiden.
    Een commentaar vermelden
    Indien u een commentaar ter attentie van de Administratie wenst aan te duiden in de daartoe bestemde plaats op de fiche 281.50, dient u de kolom Commentaar op de betrokken regel te vervolledigen.
    Daar er maar één commentaar per ontvanger kan worden vermeld, zal deze automatisch worden hernomen op alle regels met betrekking tot diezelfde ontvanger. Indien u dit commentaar op één regel wijzigt (ongeacht dewelke), zal deze aanpassing op alle andere overeenstemmende regels automatisch doorgevoerd worden.

Handelingen

  • Klik op  om de fiches af te drukken zodat u deze naar uw leveranciers kunt versturen.
  • Klik op  om de controlelijst te bekijken.
  • Klik op  om het XML-bestand aan te maken dat naar Belcotax moet worden verstuurd.
  • Klik op  om het detail van de geselecteerde regel te bekomen.
  • Klik op  om een nieuwe regel toe te voegen. De lijst met de leveranciers wordt getoond zodat u de betrokken leverancier eruit kunt selecteren.
  • Klik op  om de geselecteerde regel uit te splitsen (maximum 4 verschillende kostentypes).
  • Klik op  om een overzicht van het voorstel af te drukken.
  • Klik op  om de lijst op te slaan en een volgende keer te kunnen recupereren.

    Bovenaan de pagina
    .