Lay-out

Selecteer de te gebruiken lay-out in de eerder aangemaakte lay-outs.
In principe dient u tenminste 2 lay-outs aangemaakt te hebben : één voor facturen en één voor creditnota's. Maar niets verhindert u meerdere lay-outs voor elk documenttype aan te maken (een lay-out voor het factureren van dienstverleningen, een andere voor het factureren van materiaal bv.). Elke lay-out wordt aan een bepaald dagboek gekoppeld. Dit dagboek bepaalt of het document als een verkoop of als een creditnota beschouwd dient te worden in de boekhouding. Tevens kan u een lay-out aanmaken voor documenten die in de boekhouding niet dienen opgenomen te worden, zoals de verzendnota's bv.

Nr doc

WinBooks stelt het volgende documentnummer voor dit dagboek voor. Bij het invoeren van de eerste boeking in een dagboek dient u zelf een nummer toe te kennen. In dit verband is het vaak interessant om de nummers door het jaartal te laten voorafgaan (2013nnnn waarbij nnnn met het nummer overeenkomt).
U kan een onderbreking in de nummering forceren gewoon door het voorgestelde nummer te wijzigen. WinBooks vraagt dan een bevestiging. In principe is een onderbreking enkel bij het overgaan tot een nieuw boekjaar gegrond, indien u van de gelegenheid gebruik wil maken om een nieuwe nummering toe te passen.

Klant

Typ de volledige klantenreferentie, typ enkel het of de eerste karakter(s) van de referentie of selecteer de referentie in de klantenlijst door op  te klikken.
Indien de klant nog niet bestaat, kan u hem aanmaken zonder het invoerscherm te verlaten.
Nadat u een klant geselecteerd hebt, wordt het adresblok automatisch ingevuld met de gegevens uit de basisfiche.

Toonbankklant

Indien u een toonbankklant geparametreerd hebt en u selecteert deze klant, hebt u toegang tot het adresblok. U kan dan de coördinaten van de klant invoeren. Deze coördinaten gelden enkel voor dit document ; ze worden niet in het klantenbestand opgeslagen.

Datum

Het programma stelt de datum van de dag voor. U kan deze datum wijzigen.
Het programma aanvaardt enkel de data die binnen het boekjaar dat u bij het openen van het dossier geselecteerd hebt, vallen. WinBooks geeft tevens een melding indien de datum vóór de datum van het vorige document valt.
Bij het boeken wordt deze factuur of deze creditnota geboekt in de periode die met deze datum overeenkomt. In dit verband vergeet niet dat de boekingsperiode de berekening van de BTW-aangifte bepaalt.
Een factuur van 15/11/2012 wordt automatisch geboekt in de periode 'November 2012'.

Valuta

De dossiermunteenheid wordt standaard voorgesteld, behalve als u een andere munteenheid aan de geselecteerde klant gekoppeld hebt. U kan deze valuta indien nodig wijzigen. De eenheidsprijzen worden in de weerhouden valuta uitgedrukt.
De voor deze valuta gevonden wisselkoers wordt naast de valuta getoond. Wijzig hem indien nodig.
De boekingen worden automatisch in euro geconverteerd op basis van deze wisselkoers.

Vervaldatum

Indien een betalingstermijn in de klantenfiche gedefinieerd werd, wordt deze standaard voorgesteld en de overeenkomende vervaldatum wordt tevens getoond. Om de betalingstermijn te wijzigen, klik op  en selecteer de gepaste code in de tabel van de betalingstermijnen.
De vervaldatum bepaalt of een factuur vervallen is of niet, en of er bijgevolg een aanmaning gestuurd dient te worden. De vervaldatum dient ook als basis bij het raadplegen van het vervaldagboek van de klant alsook bij het afdrukken van de vervaldagbalans.

Omschrijving

Het invoeren van een omschrijving voor het document biedt meerdere voordelen :

  • Indien de lay-out het voorziet, wordt de omschrijving op de factuur afgedrukt.
  • De omschrijving wordt in de factuurlijst die bij het opzoeken van een document getoond wordt, gegeven (RAADPLEGEN).
  • De omschrijving blijft aan de boeking van de klant gekoppeld. De omschrijving verschijnt in de historiek en aanmaningsbrieven van de klant.
  • is vereist zodra u een elektronisch factuur naar deze klant wenst te sturen
Memo 

De memo laat u toe een vrije tekst in te voeren. Zoals de omschrijving wordt deze tekst afgedrukt indien de lay-out het voorziet en dienovereenkomstig geparametreerd is.

Standaard memo's en omschrijvingen 

Naast het icoon 'Memo' vindt u een icoon STANDAARD MEMO'S EN OMSCHRIJVINGEN. Het gaat om een bibliotheek omschrijvingen en memo's die u kan bewaren.

  • Klik op  om een omschrijving aan de bibliotheek toe te voegen, om een omschrijving te wijzigen of te verwijderen.
  • Klik op  om een eerder opgeslagen omschrijving/memo te selecteren. De omschrijving/de memo van de factuur wordt dan automatisch ingevuld. U kan nog wijzigingen aanbrengen.

   


Bovenaan de pagina