De WinBooks facturatie ligt in het verlengde van de boekhouding. Ze combineert flexibiliteit en gebruiksgemak met talrijke mogelijkheden voor het lay-outen van documenten (facturen, offertes, verzendnota's, ...).
Om een factuur op te maken, baseert WinBooks zich gedeeltelijk op de gegevens die in een nieuw bestand opgeslagen worden, nl. het artikelbestand. Wat de rest betreft, gebruikt de facturatiemodule gemeenschappelijke gegevens van de boekhouding en de facturatie : rekeningen, klanten, tabellen, ...
De WinBooks facturatie vertoont o.a. volgende eigenschappen :
- De boekhouding wordt onmiddellijk bijgewerkt. Reeds bij het invoeren wordt een factuur of een creditnota in de boekhouding opgenomen, in de vorm van een niet-gevalideerde boeking. Gedaan met het dubbel invoerwerk. Dit betekent dus minder kans op fouten en minder tijdverlies.
Zolang een periode niet afgesloten is, kan u correcties aanbrengen. - Naast facturen en creditnota's kan u andere documenten bewerken die niet aan de boekhouding gekoppeld zijn, zoals kostenramingen, verzendnota's, ...
- U kan de lay-out van alle documenten zelf bepalen. Ofwel kiest u een bestaande lay-out ofwel maakt u eigen lay-outs aan, in de taal van uw keuze. Het aantal lay-outs is niet beperkt en elke lay-out wordt aan een dagboek gekoppeld. Deze koppeling bepaalt de verwerking in de boekhouding.
- WinBooks laat u bovendien toe toonbankverkopen te beheren (d.m.v. een fictieve klant voor alle 'anonieme' verkopen). De artikelen worden bij het invoeren aangemaakt (tijdelijke artikelen) of in het artikelbestand geselecteerd. Offertes en verzendnota's kunnen in facturen omgezet worden.
- De documenten worden in één of meerdere exemplaren afgedrukt. Ze worden rechtstreeks, batchgewijs of na selectie, ... afgedrukt.
- U kan een korting per artikel toekennen, maar ook een globale korting of een betalingskorting. Ook kan u portkosten aanrekenen. Voor elk document hebt u de mogelijkheid om een memo in te voeren : u kan een eigen tekst typen of een bestaande commentaar selecteren.
