WinBooks laat toe om de aanmaningen die naar de klanten werden verstuurd beter op te volgen. Tevens kunnen de brieven al dan niet gearchiveerd worden onder PDF formaat.

Deze functie is voorzien indien u over een ENTERPRISE of een FIDUCIAIRE versie van WinBooks Accounting beschikt .

Wij onderscheiden 4 niveaus waar er beroep op kan gedaan worden voor deze historiek :

  • Lijst van alle aanmaningen die naar alle klanten werden verstuurd (een regel per verzonden set)
  • Lijst van alle aanmaningen verstuurd naar een welbepaalde klant.
  • Lijst van alle facturen die op de geselecteerde aanmaning voor deze klant werden vermeld.
  • Lijst van alle aanmaningen die betrekking hebben tot een welbepaalde transactie.

Instellingen

Om het beheer van de historiek van de aanmaningen te activeren dient u als volgt te werk te gaan :

  1. Klik op het menu OPERATIES en vervolgens op AANMANINGEN KLANTEN
  2. Klik op de knop 
  3. Ga naar het tabblad Historiek

Deze functie wordt operationeel door het aankruisen van de optie Beheer v. d. historiek.

Automatisch bewaren van de aanmaningen onder PDF formaat

Tevens kan de gebruiker in dit tabblad aanduiden of hij al dan niet zijn aanmaningen onder PDF formaat wenst te bewaren.

En zo ja, in welke map WinBooks deze PDF bestanden moet opslaan.

Opkuisen v.d. historiek

Wanneer er wat moet geruimd worden, zal u via deze optie de historiek kunnen opkuisen met uiteraard het wissen van overtollige pdf bestanden. Dit is vooral belangrijk als het bestand te omvangrijk wordt.

U kan deze opruiming even beperken door een datum aan te duiden. De aanmaningen die na deze datum werden verzonden blijven dan bewaard.

 

Lijst van alle aanmaningen die naar alle klanten werden verstuurd (een regel per verzonden set)

In het selectiescherm voor het aanmaken van aanmaningen, ziet u een nieuw onderdeel waarin de historiek van de reeds verzonden aanmaningenset wordt getoond.

 
D.m.v.  kan u de detail van de verzonden brieven bekijken.

Verzendingsdatum

De datum waarop de aanmaningen werden verstuurd.

Beheerdatum

Datum die aan de basis ligt om te bepalen of een vervallen factuur al dan niet vermeld dient te worden.

Referentie

De referentie van de klant

Naam

De naam van de klant

Bedrag fac.

Het bedrag die oorspronkelijk werd gefactureerd

Vervallen bedrag

Het vervallen bedrag dat nog open staat

Interesten

De interesten die voor dit boekstuk werden berekend

Kosten

De kosten die voor deze klant werden berekend

Niveau

Het niveau van de geprinte/verstuurde aanmaning

Afd./Mail/Fax

Wijze waarop de aanmaning werd verstuurd. In het overeenstemmende vakje staat een vinkje.

Icoontje Document

Link om de aanmaning in ware grootte te bekijken als het document destijds onder PDF formaat werd bewaard.

 

Om het document te bekijken, dient u op het icoontje te dubbelklikken. Indien u echter de detail van de aanmaning wenst te zien, moet u gebruik maken van de knop Detail. Alle regels van de aanmaningen verschijnen dan in een apart venster.

Lijst van alle aanmaningen verstuurd naar een welbepaalde klant.

Vanuit de identificatiefiche van de klant kan u eveneens alle aanmaningen die naar hem werden gestuurd, raadplegen.
U gaat als volgt te werk :

  1. Klik op het menu BESTAND
  2. Klik vervolgens op het sub-menu KLANTEN (F6)
  3. Klik op het tabblad Fiche F5
     laat u toe om de lijst van de naar deze klant verzonden aanmaningen te bekijken.
     

    Lijst van alle facturen die op de geselecteerde aanmaning voor deze klant werden vermeld.

    Nadat er een welbepaalde brief werd geselecteerd, biedt de knop
     de mogelijkheid om alle betrokken transacties te zien.
     

Lijst van alle aanmaningen die betrekking hebben tot een welbepaalde transactie.

Dankzij het bijhouden van de historiek van de aanmaningen, kan u een welbepaalde transactie selecteren en alle aanmaningen zien waarin deze transactie werd vermeld. Deze staan allen in het tabblad van de boekingen
U gaat als volgt te werk :

  1. Klik op de menu BESTAND
  2. Klik vervolgens op de sub-menu KLANTEN (F6)
  3. Klik op het tabblad Boekingen F4
    Door te klikken op  verschijnt er een venster met alle verzonden aanmaningen waarin deze transactie vermeld werd.

 

Uiteraard zal de knop  alleen maar beschikbaar zijn als er effectief voor deze transactie aanmaningen werden verzonden.

Eens deze module geactiveerd wordt, is het maken van een back-up ook enigszins aangepast om de PDF bestanden al dan in acht te nemen.

Bovenaan de pagina