U kan enkel van deze functionaliteit gebruik maken indien u over de module Virtual Invoice (Beheer van gescande documenten) beschikt.
De module overschrijvingen leveranciers is nauw gekoppeld aan de module goedkeuringen van Virtual Invoice.
U zal zo het goedkeuringsniveau van de documenten die via Virtual Invoice werden beheerd, in acht kunnen nemen bij het samenstellen van het betalingsvoorstel.
Voorbeeld: Een factuur die d.m.v. Virtual Invoice werd geweigerd, zal niet automatisch kunnen betaald worden via WinBooks Accounting.
Hoe gaat het in zijn werk?
- Kruis het vakje De goedkeuringen beheren met Virtual Invoice aan in DOSSIER - PARAMETERS - ALGEMEEN / Tabblad Virtual Invoice / Sub-tabblad Goedkeuringen :
Klik hier om toegang te krijgen tot de online help van Virtual Invoice (Algemene parameters van WinBooks Accounting)
- Tijdens het samenstellen van het betalingsvoorstel zal een informatievenster u vragen om de goedkeuringen in te zamelen (indien dit nog niet is gebeurd).
Het is inderdaad aan te raden om eerst de goedkeuringen in te zamelen, om rekening te houden met de documenten die op het laatste moment nog werden goedgekeurd door uw collega's. Deze procedure is manueel uit te voeren.
U gaat vervolgens te werk zoals u een standaard betalingsvoorstel zou aanmaken.
Doch is het scherm met het betalingsvoorstel lichtjes aangepast.
Er is namelijk een bijkomende kolom 
aanwezig. Zodra u op het icoontje klikt, kunt u de factuur via Virtual Invoice bekijken.
De kolom Sel wordt ook anders beheerd:
- Indien een factuur werd goedgekeurd via Virtual Invoice, zal ze automatisch geselecteerd zijn om betaald te worden.
- Indien de factuur nog niet werd goedgekeurd doch ook niet geweigerd via Virtual Invoice, zal het vakje Sel een oranje achtergrond hebben. Deze factuur zal niet automatisch geselecteerd zijn. Doch kan u toch beslissen om ze te betalen en ze manueel te selecteren.
Er verschijnt wel een extra waarschuwing. Indien de factuur via Virtual Invoice werd geweigerd, zal het vakje Sel een rode achtergrond hebben. De factuur zal niet geselecteerd zijn en u zal ze ook niet manueel kunnen selecteren om alsnog te betalen.
Met betrekking tot de mogelijke wijzigingen die u kan aanbrengen in het scherm met het betalingsvoorstel, verwijzen wij u naar het hoofdstuk Beheer van een betalingsvoorstel.
Indien het bedrag gedeeltelijk werd goedgekeurd in Virtual Invoice (Gedeeltelijke goedkeuring), dan zal dit gedeeltelijk bedrag in het betalingsvoorstel worden weergegeven.
