Voor elke rekening van uw boekhoudplan kan u twee omschrijvingen invoeren. De eerste omschrijving, de hoofdomschrijving, dient u verplicht in te vullen. De tweede omschrijving, de alternatieve omschrijving, is facultatief. Indien u een alternatieve omschrijving invoert, kan u deze op de verschillende boekhoudkundige rapporten afdrukken, i.p.v. de hoofdomschrijving.
Het invoeren van een alternatieve omschrijving laat u bv. toe aan de volgende behoeften te beantwoorden :
- Noodzakelijkheid om de boekhouddocumenten in een andere taal dan de dossiertaal af te drukken.
- Verplichting om het moederbedrijf afdrukken te leveren met inachtname van vaste omschrijvingen die aan alle bedrijven van de groep opgelegd worden.
Indien gewenst, kan WinBooks de alternatieve omschrijving automatisch invullen in het Frans, het Nederlands of het Engels voor de meeste rekeningen van uw boekhoudplan. Het programma baseert zich hiervoor op het standaard geleverde MAR. Achteraf hoeft u enkel nog de alternatieve omschrijving van de rekeningen waarvoor er geen bestaat in het MAR (dit zijn de rekeningen die u zelf toegevoegd hebt in functie van uw activiteit) handmatig in te vullen.
Om de alternatieve omschrijving te gebruiken :
- Selecteer het menu DOSSIER, kies de optie PARAMETERS / ALGEMEEN / BOEKJAAR/ALG. REKENINGEN.
- Kruis het vak* Beheer van een alternatieve omschrijving* aan.
- U kan de alternatieve omschrijving van alle rekeningen zelf invoeren (per fiche) of het programma vragen om dit te doen.
- In dit laatste geval selecteer de taal van de alternatieve omschrijving in de afrollijst en klik vervolgens op de knop
- WinBooks recupereert de omschrijvingen in de geselecteerde taal in het standaardboekhoudplan en slaat deze op als alternatieve omschrijvingen.
Alvorens de alternatieve omschrijvingen te laden, controleert het programma of er reeds een alternatieve omschrijving ingevoerd is voor één of meerdere algemene rekeningen. Is dit het geval, dan vraagt WinBooks om een bevestiging alvorens deze omschrijving te vervangen. Indien u dit aanvaardt, worden de oude alternatieve omschrijvingen overschreven door uw nieuwe selectie.
Indien u het laden vanuit het laatste boekjaar van het dossier start, worden de alternatieve omschrijvingen van het vorige boekjaar niet bijgewerkt. Enkel degene van het laatste boekjaar worden gewijzigd. Indien u, integendeel, het laden vanuit het eerste boekjaar start, dan worden de alternatieve omschrijvingen van het volgende boekjaar eveneens bijgewerkt.
- Als het programma klaar is met het laden, wordt het aantal algemene rekeningen getoond waarvoor een alternatieve omschrijving ingevoerd is. De alternatieve omschrijving van alle andere rekeningen dient u handmatig in te voeren. De omschrijving van titelrekeningen wordt ook ingevuld.
- Selecteer vervolgens de omschrijving die standaard gebruikt dient te worden bij het afdrukken.
Zodra de parameters bewaard zijn, hebt u de mogelijkheid om, naar keuze, de hoofdomschrijving of de alternatieve omschrijving van de algemene rekeningen te gebruiken bij het afdrukken van lijsten.
Deze keuze kan u maken voor de belangrijkste boekhoudkundige lijsten : balans, historieken, dagboeken, interne balans. De gekozen omschrijving wordt tevens gebruikt bij het exporteren van een lijst in Excel.
