Gebruiksvriendelijk
Functies te activeren via menu's, iconen of sneltoetsen. Met het tabbladenprincipe switcht u zo tussen verschillende soorten rekeningen, tussen de rekening en zijn boekingen, zijn totalen of zijn identificatiegegevens. Incrementeel zoeken en sorteermogelijkheid op alle kolommen. Beheer van memo's volgens urgentie. De presentatie van de gegevenstabellen kan naar wens aangepast (de grootte of de volgorde van de kolommen wijzigen, kolommen verbergen, ...) en voor een volgende werksessie opgeslagen worden. Duidelijke presentatie : gebruik van kleuren bij het matchen. Drie inzoomniveaus : het document zoals u het hebt ingevoerd, zoals het in de dagboeken is bewaard en het gescande originele document (optie). Geïntegreerde gecomprimeerde reservekopie van uw bestanden, eventueel beveiligd met een wachtwoord.
Documenten, zoals facturen en aanmaningen kan u zelf 'ontwerpen' volledig afgestemd op uw huisstijl : logo, kleuren, ...
Windows online help, met geïndexeerde zoekfunctie, hypertext navigeren, schermafbeeldingen, ... Bovendien is een multimedia help in de vorm van geïntegreerde video met geluid ter illustratie van extra aandachtspunten beschikbaar.Boekhoudkundige nieuwigheden
Real time-boekhouding : als u gegevens invoert, worden deze onmiddellijk verwerkt. De boekhouding is altijd up-to-date. Boekingen kunnen echter gewijzigd worden tot u zelf beslist - door te valideren - dat dit niet meer mag. Een beginneling kan zo boekingen invoeren volgens zijn kennisniveau, eventueel met gebruik van wachtrekeningen (rekening 'Ik weet het niet' bv.) en zijn werk later laten controleren door een bevoegde persoon die de boekingen verbetert en valideert. U hoeft boekjaren niet meer zelf te openen : de overdracht van het boekjaar N naar het boekjaar N+1 gebeurt automatisch en kan herhaald worden. De gegevens zijn dus altijd gesynchroniseerd.
Gestructureerde invoer van de BTW-percentages.
Automatisch beheer van de gedeeltelijk aftrekbare BTW op één regel.
Uitgebreide reeks verrichtingsjablonen met BTW-uitsplitsing.Import/export boekhoudkantoor
Een klant en zijn boekhoudkantoor kunnen boekingsbestanden uitwisselen op CD of d.m.v. de beveiligde Internet e-mail.
Voorbeeld : op basis van de boekhoudsituatie die de klant hem doorstuurt, kan het boekhoudkantoor bepaalde boekingen (afschrijvingen, regulariseringen, ...) invoeren. Het boekhoudkantoor stuurt vervolgens het resultaat van de boekingen terug naar de klant die dit resultaat in zijn boekhouding kan importeren.
Bij het exporteren hebt u de mogelijkheid de geëxporteerde dagboeken te blokkeren om conflicten bij het importeren te vermijden.Geïntegreerd documentenbeheer - Virtual Invoice (optie)
Nadat u uw documenten (facturen, bankafschriften, bewijsstukken van diverse verrichtingen) gescand hebt, kent u ze toe aan de boekingen, hetzij bij het invoeren van de boeking, hetzij achteraf door aanduiding van het boekstuknummer. U kan de gescande documenten nog 'manipuleren' : zoom, rotatie, onderlijnen, vergrootglas, notities, stempel, ... De mogelijkheid om het originele document te bekijken samen met de gebruiksvriendelijkheid van het pakket maken van WinBooks een uiterst geschikt pedagogisch hulpmiddel. Een functie ontwikkeld voor het optisch herkennen van gescande boekstukken in combinatie met de instelmogelijkheden van WinBooks laat u toe toppunten te bereiken bij de automatisering van het eentonige invoerwerk van boekstukken.Internet enabled
Volledige integratie van het Internet, en met name automatisch kiezen van het nummer en tot stand brengen van de communicatie vanuit het boekhoudprogramma. Directe koppeling met de website van WinBooks (support, vaak voorkomende vragen, ...). Raadplegen vanuit en ophalen in WinBooks van mails m.b.t. uw boekhouding en direct importeren van deze informatie in uw boekhouding. En dankzij het afstandsonderhoudssysteem van WinBooks (optie) kan uw WinBooks partner u support geven door de controle over uw computer te nemen via het Internet : nooit tevoren was support zo efficiënt.Extra modules : Facturatie, Analytische boekhouding, Beheer van vaste activa, Bankverbinding
Naast zijn gebruiksvriendelijkheid onderscheidt de facturatiemodule zich door de instelmogelijkheden van de verschillende lay-outs (facturen, offertes, verzendingsnota's, ...).
Niet alleen laat de module Analytische boekhouding u toe tot 9 analytische plannen te beheren, hij staat ook volledig los van de Algemene boekhouding : de analytische uitsplitsing kan u dus uitvoeren ofwel direct bij het invoeren van de boeking ofwel achteraf bij het raadplegen van een eerder ingevoerde boeking, wat u een uitzonderlijke invoersoepelheid verleent en voor een scheiding tussen de Algemene boekhouding en de Analytische boekhouding zorgt.
Wat het beheer van de vaste activa betreft, is dit – door de pragmatische aanpak van de lineaire, degressieve en versnelde afschrijvingen en door de volledige integratie met de Algemene boekhouding – een voortreffelijke tool voor het voorbereiden van de bijlage 'Vaste activa' van de balans, alsook voor het automatiseren van hun boekhoudkundige verwerking.Client/Server netwerk
Voor netwerkinstallaties stelt WinBooks - naast de gebruikelijke netwerkaanpak - een innoverende full Client/Server oplossing. De voordelen van een Client/Server versie hoeven we niet meer te bewijzen. Wat u misschien niet weet, is dat de WinBooks oplossing - en dit maakt van WinBooks een zonderling - eenvoudig te installeren en bij te werken is, krachtig is (SQL queries op grote bestanden 25 keer sneller dan in lokale modus of in Foxpro), hetzelfde bestandsformaat aanhoudt in Client/Server en in lokale modus (geen conversie vereist en compatibiliteit met bestaande toepassingen) en tenslotte zich kenmerkt door haar Autoswitch modus, wat inhoudt dat WinBooks automatisch in gebruikelijke modus (niet Client/Server) doorgaat als de server niet beschikbaar is of als een dossier zich niet op de server bevindt.Beveiliging verzekerd
Toegang beveiligd door wachtwoorden met verschillende toegangsniveaus in functie van de gebruiker. Mogelijkheid om de gescande documenten en de e-mails te beveiligen met een wachtwoord, waardoor deze zonder de gepaste toegangssleutel onleesbaar zijn. Ook kan u de boekhoudkundige database permanent beveiligen met een wachtwoord (optie). Zo garandeert u de vertrouwelijkheid van de dossiers en blokkeert u de toegang tot externe niet-toegelaten programma's. Zonder wachtwoord hebt u geen toegang tot het boekhouddossier, noch d.m.v. WinBooks noch d.m.v. een extern programma.
Het gebruik van controletotalen tijdens het afdrukken van de dagboeken en van het unieke centraliserende dagboek laat toe, t.o.v. de vorige versies, te bevestigen dat er geen wijzigingen later aangebracht werden (hetzij d.m.v. WinBooks, hetzij d.m.v. een extern programma, hetzij door het kopiëren van oude bestanden, ...).Integratie van Excel
Na de installatie van deze module krijgt u een extra menu, WinBooks, te zien in de MS Excel menu, waardoor u onmiddellijk toegang hebt tot de boekhouddossiers (lijsten, totalen van de balans van de algemene en analytische rekeningen, boekingen, ...). Exclusiviteit van WinBooks : het is mogelijk de gegevens van meerdere dossiers/boekjaren te consolideren, alsook ingewikkelde SQL zoekacties uit te voeren om de kwintessens van uw boekhoudgegevens te halen.Het elektronische dossier
Speciaal voor het boekhoudkantoor en zijn klanten : het elektronische dossier. Deze functionaliteit laat toe het elektronische dossier van een klant gemakkelijk op te stellen. In plaats van alle boekhoudkundige overzichten aan het einde van de periode/het boekjaar af te drukken en naar de klant door te sturen, genereert u een elektronisch beeld in PDF formaat (standard Adobe Acrobat, eventueel beveiligd). Dit PDF bestand kan u dan op CD of per e-mail aan de klant bezorgen die op zijn beurt kan kiezen om het te archiveren, te bekijken of af te drukken. U bespaart dus beide tijd en geld.
