Principe

Si vous gérez plusieurs sociétés ou en tant que fiduciaire, vous êtes amenés envoyer à l'Administration (Belcotax) autant de fichiers (de type XML) relatifs aux fiches 281.50 que de dossiers traités.
Pour faciliter l'envoi des différents fichiers, vous pouvez les regrouper par type et de ce fait, n'envoyer qu'un seul fichier de regroupement.

Au préalable, il vous faut d'abord générer les différents fichiers à regrouper en vous connectant dans chacun des dossiers et en demandant la génération des fichiers XML des fiches 281.50.

Nous conseillons, par mesure de facilité, de créer un répertoire spécifique afin d'y placer tous les fichiers XML à regrouper et ce, éventuellement par catégorie.

Ensuite, à partir de n'importe quel dossier, générer un fichier de regroupement.
La méthode d'envoi à l'Administration de ce fichier de regroupement est identique à celle utilisée pour les fichiers uniques. (site web et authentification identiques)

Pour effectuer un regroupement des fichiers XML des fiches 281.50

Sélectionnez le menu OPERATIONS - REGROUPEMENT XML – FICHES 281.50

 

  • A partir de cet écran, vous avez la possibilité de Générer un nouveau fichier de regroupement ou de récupérer un fichier existant afin de le modifier (ou de le consulter). Si vous décidez de Récupérer un fichier de regroupement existant, vous devez renseigner le chemin d'accès à ce fichier dans la zone Fichier.

  • Dans la partie Tiers Déclarant, vous devez obligatoirement renseigner les coordonnées du Tiers déclarant (souvent, le bureau comptable) nécessaires au dépôt du fichier auprès de l'Administration. Par défaut, ce sont les données introduites dans l'onglet 'Admin. Expéditeur' du paramétrage général qui sont reprises. Si ces informations ne sont pas remplies, il sera impossible de générer le fichier.

    Les données relatives au Tiers déclarant sont mémorisées et sont proposées lors de la génération du nouveau fichier de regroupement. Pour autant bien sur que le regroupement soit effectué dans le même dossier.

  • Afin d'alimenter le fichier des regroupements, vous pouvez, à l'aide de  accéder au répertoire contenant les fichiers XML des fiches 281.50 des différents dossiers. Il suffit dès lors de sélectionner un fichier commençant par 281 et finissant par l'année civile d'imposition.
    Vous pouvez donc de la sorte ajouter autant de fichiers que vous le désirez (maximum 999), mais uniquement pour la même année d'imposition.

    Les touches de sélection multiples Windows (SHIFT ou CTRL) permettent de sélectionner plusieurs fichiers en un seul ajout.

    WinBooks, vous propose de mémoriser le chemin d'accès à ces fichiers afin de vous proposer automatiquement la liste des fichiers à regrouper lors de la prochaine sélection.

    Après sélection du fichier, le N° d'entreprise, la période (Année civile d'imposition), le total de contrôle et, l'emplacement du fichier (à titre informatif) sont repris.

  •  permet de visualiser (d'imprimer) une liste reprenant tous les fichiers XML 281.50 repris dans ce fichier de regroupement, et signale, les erreurs éventuelles.


Si des erreurs sont détectées, après consultation (ou impression) de la liste récapitulative, et en retournant dans l'écran de mise à jour vous pouvez constater que les lignes en erreurs fatales sont en rouge et les lignes en erreurs Warning sont en mauve.

  • Une erreur fatale peut être affichée si vous avez deux fois le même fichier XML des fiches 281.50 (pour la même société). Vous pouvez corriger cette erreur en supprimant un des deux fichiers à l'aide de .
  •  permet d'effacer tout le contenu du tableau.


  • WinBooks permet de modifer le N° d'envoi en cliquant sur . Le N° d'envoi est à '1' lorsqu'il s'agit du premier fichier que vous envoyez à l'administration. Si vous devez envoyer un second fichier ou si vous devez renvoyer un fichier après avoir du effectuer des corrections (suite à un refus de l'Administration), vous devrez modifier vous-même le N° d'envoi.

 

  • Lorsque votre travail de contrôle est terminé, cliquez sur .

    Si des erreurs subsistent, un message d'avertissement vous est affiché, et vous ne pouvez générer le fichier de regroupement.

 

  • A la fin du traitement, WinBooks vous confirme la création du fichier et le répertoire dans lequel il a été correctement généré. Par facilité, il est conseillé de créer un répertoire spécifique réservé aux fichiers de regroupements.

    Lorsque vous êtes connecté au site vous devez renseigner le nom et le répertoire du fichier à remettre à l'Administration : http://minfin.fgov.be/belcotaxonweb.html.
    Ce nom de fichier changera en fonction du type de déclaration que vous devez remettre.

    • Regroupement des fichiers XML fiches 281.50
      D-281Grouplist suivi de la date et de l'heure de génération
      Exemple : D-281Grouplist_160121_11.46.36.xml

    Ensuite, un second message vous proposera de supprimer les fichiers individuels qui ont servi à la création de ce fichier de regroupement.Ce second message sera lui-même suivi d'un message de confirmation de suppression.