Objet du lettrage

Le principe du lettrage - aussi dénommé « réconciliation » – consiste à marquer des dettes ou des créances dont le règlement a été effectué en rapprochant les paiements et les factures auxquelles ils se rapportent. Dans l'extrait de compte, WinBooks rapproche en outre physiquement les écritures lettrées et les attribue un même numéro de lettrage, marqué dans une même couleur. Lorsque le solde des écritures lettrées égale 0, les écritures sont apurées : dans l'extrait de compte de WinBooks, des écritures lettrées et apurées sont reconnaissables par l'icône .
Le lettrage s'applique en premier lieu aux comptes tiers. Dans WinBooks le principe de rapprocher des écritures dont les montants se neutralisent a en outre été étendu aux comptes généraux. En effet, le lettrage s'avère particulièrement utile dans le cas des comptes d'attente ou de transfert.
Enfin, WinBooks permet d'effectuer un lettrage partiel, c'est-à-dire de rapprocher des écritures dont le solde n'est pas égal à zéro, ce qui dans le cas des comptes tiers permet de rapprocher le paiement partiel et la facture à laquelle il se rapporte. Dans ce cas également, WinBooks rapproche physiquement les écritures partiellement lettrées, leur attribue un même numéro de lettrage, marqué dans une même couleur. Les écritures partiellement lettrées sont des écritures non apurées. Dans l'extrait de compte de WinBooks, elles sont reconnaissables par l'icône .

Lorsque des écritures partiellement lettrées sont ensuite rapprochées d'autres écritures afin de les apurer, WinBooks remplace l'ancien numéro de lettrage par un nouveau numéro de lettrage, marqué dans la même couleur.

Moment du lettrage

Le lettrage peut se faire lors de l'encodage du paiement dans les financiers ou encore après-coup dans l'extrait de compte.

Intérêt du lettrage

Dans le cas des comptes tiers, le lettrage systématique permet de voir ce qui vous est encore dû et ce que vous devez encore. Il est possible de consulter l'historique complet, avec les écritures lettrées et apurées, ou seulement l'historique des écritures partiellement lettrées ou pas lettrées du tout. Comme le système de lettrage permet de détecter et d'isoler les postes ouverts, il offre d'autres issues importantes pour une gestion efficace des dettes et des créances : l'édition des postes ouverts, la balance âgée des clients et des fournisseurs et l'impression des lettres de rappel.
Dans le cas des comptes généraux, tels que les comptes d'attente ou de transfert, il permet de voir quelles sont les écritures pour lesquelles il n'y a pas de contre-écriture qui les annule.

Important

Si vous ne lettrez pas un paiement avec sa (ses) facture(s):

  • Dans les propositions de paiement à faire à vos fournisseurs, Winbooks pourrait vous proposer des montants erronés (qui ne tiennent pas compte d'éventuels acomptes),
  • Dans les rappels, Winbooks pourrait rappeler erronément une facture déjà payée,
  • Les balances âgées pourraient sortir des montants fantaisistes, ...

Pour ces différentes raisons, si vous utilisez la gestion des paiements de Winbooks, vous devez au préalable lettrer correctement les écritures, soit directement lors de l'encodage des financiers, soit après-coup en consultant les extraits de compte.

N'oubliez pas de nettoyer régulièrement vos comptes, en imputant les éventuelles différences de paiement.