Cette option permet de suivre la trace des opérations effectuées dans un dossier par les différents utilisateurs notamment la création du dossier, les entrées/sorties du programme, les entrées /sorties dans Excel, ... Il y a un LOGBOOK par dossier.
Pour consulter le logbook d'un dossier :
- Choisissez le menu DOSSIER, l'option MAINTENANCE et ensuite LOGBOOK.
- Sélectionnez le critère de tri dans la liste déroulante.
- Cochez la case si vous souhaitez voir Uniquement les accès aux dossiers.
- Cliquez sur
pour effectuer des sélections supplémentaires : utilisateur, type d'action, date.
- Vous pouvez finalement
la liste, 
ou 
c'est-à-dire vider le logbook.
A l'heure actuelle, ce sont principalement les fonctions d'entrée/sortie dans les dossiers qui sont tracées (en plus de la création du logbook).
OPEN/CLOSE : Ouverture du dossier dans WinBooks, avec mention des coordonnées utilisateur, de la date et heure, du type de connexion (local ou client/serveur), et de l'exercice comptable activé.
OPENXLS/CLOSEXLS: Ouverture d'un dossier WinBooks en Excel, avec les même mentions.
Le logbook permet donc de détecter les accès illicites, d'identifier sans équivoque les personnes qui travaillaient dans un dossier à un moment déterminé. Il indique également le temps passé par les collaborateurs sur un dossier dans une fiduciaire, permettant d'alimenter la facturation des prestations du cabinet.
La fonction d'approbation des documents relatifs à la TVA sont également tracés.
APPRVAT : Approbation de la déclaration TVA.
APPRINTRA : Approbation du relevé intracommunautaire.
APPRLIST : Approbation du listing TVA annuel.
Pour des raisons évidentes de sécurité, il n'est pas possible de débrancher le traçage des opérations dans le logbook. Si les opérations s'accumulent, vous pouvez décider d'archiver les plus anciennes. Appliquez d'abord un filtre pour sélectionner les mouvements, et cliquez ensuite sur 
.
