Installation en Terminal Server ou Citrix

Remarques préliminaires

Chaque utilisateur doit disposer de son propre Login Name au niveau du réseau. La licence Terminal Server de Winbooks n'autorise pas des logins multiples avec le même login name. Chaque nouveau Login Name doit préalablement être enregistré dans Winbooks (nécessite code administrateur) suivant une procédure très simple. Au démarrage, dès que Winbooks détecte un Login Name non enregistré, il propose de le faire, dans la limite bien sûr du nombre d'utilisateurs (FULL ou READ ONLY) indiqués dans la licence, et moyennant introduction du code administrateur.

Pour pouvoir tourner en Terminal Server, le voucher de licence Winbooks doit comporter le module Terminal Server (string modules) et le nombre correct d'utilisateurs FULL doit être mentionné dans le string supplémentaire pour le mode Terminal Server. Rendez-vous dans l'écran de sérialisation de l'application Winbooks et encodez-y soigneusement les renseignements reçu sur votre voutcher d'installation. Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit d'une licence Terminal Server pour 10 collaborateurs FULL et 999 consulting users.

Un bouton permet d'enregistrer directement les « login names » dans Winbooks. Vous obtenez alors l'écran suivant :

Répétez l'enregistrement pour chaque utilisateur. Cette procédure est néanmoins facultative. Si un utilisateur « non enregistré » tente de rentrer dans Winbooks, cette fenêtre apparaît automatiquement. Evidemment, une fois que l'utilisateur est « enregistré », la fenêtre n'apparaît plus lors des logins successifs.
D'un point de vue installation, nous pouvons distinguer distinguer deux cas :

• installation chez un provider (plusieurs abonnements de groupes d'utilisateurs totalement indépendants)
• installation dans une fiduciaire (avec possibilité de donner accès aux clients en lecture, ou héberger la licence du client)
  
  

Installation chez un provider

Une unité de disque contient les programmes M:, une autre unité contient les DATAS. Comme il s'agit d'abonnements indépendants, il est nécessaire de créer sur le disque DATA un directory privé par abonnement afin d'assurer le cloisonnement, et d'assigner l'unité logique DATA dynamiquement lors du login d'un utilisateur: P:\. Il y a donc un fichier de correspondance au niveau de l'OS entre un (ou plusieurs) login utilisateur et un directory data privé.

En effet, il y a un fichier users.dbf par abonnement, et non pas un fichier users.dbf par serveur ou groupe de serveurs, auquel cas un utilisateur visualiserait la liste des autres utilisateurs dans le système, et également de leur dossier, ce qui est évidemment à proscrire.

Il faut vérifier le fichier Winbooks.ini qui se trouve dans le répertoire de winbooks.exe sur l'unité M: rubrique Install: UserPath=P:
Ainsi, lors de la procédure d'inscription d'un nouvel abonnement, il faut :

1. Créer un private data directory pour l'abonnement P:\ sur l'unité DATA, et, facultativement, si on veut donner au client accès à l'un ou l'autre des dossiers de démonstration, recopier dans :
   P:\data\parfilux contenant les données de PARFILUX (démo FR)
   P:\data\parfinv contenant les données de PARFINV (démo NL)
2. Recopier un fichier Winbooks.ini minimaliste dans le root de P : Ce fichier sera alimenté par Winbooks avec les options générales et les informations de licence du client. Au départ, ce fichier ne doit pas contenir d'informations de licence pas de rubrique Install, Fiduc et Terminal Services, mais les autres rubriques Path,General,...) bien que non obligatoires, peuvent être mentionnées, qui serviront de valeur par défaut. Par exemple, Si on indique pour la rubrique Path la valeur par défaut Create=P:\data\ , Winbooks proposera un chemin correct (P:\data\nom du nouveau dossier) lors de la création d'un nouveau dossier.
3. Adapter le script de login de l'utilisateur :
   faire un mapping dynamique de P : vers le private data directory , full access
   faire un mapping de m : vers le directory programme de Winbooks (contenant Winbooks.exe et Winbooks.ini, éventuellement en READONLY
   ménager les accès nécessaires aux fichiers temporaires
4. Vérifier le fichier Winbooks.ini qui se trouve dans le répertoire de winbooks.exe sur l'unité M: rubrique Install : UserPath = P:\users.dbf. Ce paramètre est capital pour le bon fonctionnement de l'application : Il indique à Winbooks le directory data privé qui contient le fichier Winbooks.ini avec les infos de licence, ainsi que la localisation du fichier contenant les utilisateurs de la licence (users.dbf).
5. Lancer Winbooks en se loggant avec le nouveau login utilisateur , de manière à ce que le mapping correct de l'unité P : soit réalisé. Winbooks indiquera lors du lancement que les informations de licence ne sont pas disponibles : ne pas ouvrir de dossier et procéder directement à l'enregistrement de la licence du client (Dossier/Maintenance/Enregistrer Winbooks) suivant le « Licence Voucher Winbooks »
6. Se logger successivement sur le réseau avec les différents login names attribués au client, et les enregistrer dans Winbooks en tant qu'utilisateur FULL ou READONLY. (nécessite code administrateur)
7. Lancer le test de configuration et vérifier l'accès aux unités logiques : dans la gestion des documents de Parfilux, on doit voir au niveau des unités logiques :

• M : (si possible, ne pas pouvoir remonter plus haut que le directory programme de Winbooks),
• P : (voir le private data directory et ne pas pouvoir remonter plus haut),
• les unités locales (Citrix ou Terminal Server 2003),
• et vérifier qu'il n'y a pas d'autres unités logiques accessibles (sauf expressément autorisées)

 

Installation chez une fiduciaire

Un répertoire du serveur contient les programmes M:, un autre répertoire contient les DATAS. Il y a un fichier utilisateurs pour les collaborateurs de la fiduciaire. Si la fiduciaire désire donner accès également à certains de ces clients, deux cas se présentent :

• soit le client dispose d'un accès en lecture uniquement à son dossier sur la licence de sa fiduciaire et on lui ménage un accès utilisateur "read only" dans Winbooks avec restrictions adéquates sur les répertoires au niveau de l'OS.
• soit le client dispose d'une licence WinBooks (achetée ou louée), auquel cas il faut lui créer un directory privé avec ses informations de licence, comme exposé plus haut.
  Dans ce dernier cas, si le dossier client a été créé auparavant dans la zone fiduciaire, il faudra donc le déplacer vers le directory data privé du client (dans la zone CLIENT). Ainsi ;

Lors de l'installation du programme WinBooks sur le Terminal-Serveur :

1. Installer le fichiers users.dbf dans le directory DATA (et non dans le directory programme qui pourrait être en readonly)
2. Modifier le fichier WinBooks.ini de la manière suivante : rubrique Install : UserPath=P:\users.dbf

Lors de la création d'un login pour un collaborateur de la fiduciaire :

1. Mapper M : vers le directory programme de Winbooks
2. Mapper P : vers le directory DATA de Winbooks
3. Créer le login utilisateur au niveau de l'OS, avec les droits adéquats
4. Dans la gestion des utilisateurs de Winbooks, donner les accès nécessaires aux dossiers.
5. Se logger avec le login utilisateur et enregistrer ce client sur la licence fiduciaire en mode « collaborateur » (full access).

Lors de la création d'un login pour un client lecture sur la licence fiduciaire :

6. Mapper M : vers le directory programme de Winbooks
7. Mapper P : vers le directory DATA
8. Créer le login utilisateur au niveau de l'OS, avec les droits adéquats
9. Dans la gestion des utilisateurs de Winbooks, ménager un accès pour cet utilisateur à son dossier : définir comme utilisateur en lecture seule uniquement.
10. Se logger avec le login utilisateur et enregistrer ce client sur la licence fiduciaire en mode « client lecture uniquement ». Dans Winbooks, un client lecture ne pourra pas changer son login (pas possible de passer en SYSTEM pour voir tous les dossiers) et n'aura accès qu'à son(ses) dossier(s).

Lors de la création d'un login pour un client de la fiduciaire disposant d'une licence :

Se reporter à la procédure d'inscription d'un nouvel abonnement dans le cas d'un provider (cfr + haut : installation d'un private data directory) avec une variante : Si le(s) dossier(s) du client existe déjà dans la zone fiduciaire, les déplacer (nouvelle option) en se loggant comme collaborateur fiduciaire dans la gestion des utilisateurs, et en déplaçant les(s) dossier(s) dans la gestion des utilisateurs vers le directory privé du client nouvellement créé.

Il est à noter que cette architecture permet également de maintenir plusieurs moutures du même programme Winbooks sur le serveur. En imaginant qu'on crée sur M :, un directory Winbooks250 contenant la version 2.50 de winbooks.exe, et un directory Winbooks300 contenant la version .... 3.00, il suffit dans le mapping dynamique d'assigner, en fonction de l'abonnement, M : sur le bon directory.

Installation Standard

Winbooks.ini est implanté dans le directory contenant le programme Winbooks.exe. Cette unité ne peut donc être en Read-Only, puisque les préférences et les informations de licence sont réécrites dans ce fichier.

Installation Multi-licences sur un serveur

Il y a un Winbooks.ini par licence. Ce Winbooks.ini est situé en principe dans le Private Data Directory de l'abonnement. Au départ, la rubrique « UsersPath » du Winbooks.ini situé dans le directory programme est lue : Si dans ce directory qui contient le fichier des utilisateurs (users.dbf) se trouve également un fichier Winbooks.ini, alors c'est celui-là qui est utilisé par Winbooks : celui du directory programme est ignoré. Si aucun Winbooks.ini n'est trouvé dans le directory du users.dbf, Winbooks utilise celui du directory programme.

Gestion des préférences utilisateurs

Il s'agit des différents settings (musique au démarrage, full screen ou non, paramètres de scanning, ...) mais également la configuration par utilisateur de la Toolbar customizable.

Quand il s'agit de l'utilisateur SYSTEM, ces préférences sont enregistrées dans le Winbooks.ini.
Pour les autres utilisateurs, Winbooks crée, au niveau du directory du Winbooks.ini, un sous-directory UsersPrefs contenant, pour chaque utilisateur, un fichier .ini reprenant ses propres préférences : USER1.INI, USER2.INI, ... Tant qu'un utilisateur n'a pas défini de préférences particulières, ce sont celles du Winbooks.ini (définies par SYSTEM) qui sont proposées. Une fois qu'il a choisi d'enregistrer des préférences propres, ce sont évidemment celles-ci qui seront restaurées par défaut pour cet utilisateur.

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