Cette fonctionnalité n'est opérationnelle que si vous disposez de Virtual Invoice (Gestion des documents scannés).

Le module des virements aux fournisseurs est étroitement lié au module des approbations de Virtual Invoice.
Il vous est en effet possible de tenir compte du degré d'approbation renseigné au niveau des factures gérées par Virtual Invoice au moment où vous générez vos propositions de paiement.
Par exemple, une facture refusée par Virtual Invoice ne pourra être payée automatiquement par WinBooks.

Pour activer cette fonctionnalité, activez la case Gérer les approbations avec Virtual Invoice dans DOSSIER - PARAMETRAGE - GENERAL Onglet Virtual Invoice.

Cliquez ici pour accéder à l'aide en ligne de Virtual Invoice (Paramétrage général de WinBooks)

Au moment du calcul d'une nouvelle proposition de paiement une fenêtre d'information vous propose (si cela n'a pas été fait) d'effectuer la collecte des approbations.

Il est en effet préférable d'effectuer une collecte des approbations afin de tenir compte des dernières approbations effectuées par vos collègues.

La suite du traitement est identique à la génération de la proposition de paiement standard.

L'écran de proposition de paiement est légèrement adapté.

Une colonne supplémentaire a été ajoutée, en cliquant sur vous pouvez visualiser la facture à payer dans Virtual Invoice.

La gestion de la colonne Sel est également modifiée.

  • Si une facture est approuvée dans Virtual Invoice, celle-ci sera automatiquement sélectionnée pour être payée.
  • Si une facture est en attente d'approbation dans Virtual Invoice, la case Sel sera de couleur orange. La facture ne sera pas sélectionnée automatiquement. Vous avez toutefois la possibilité de cocher cette case pour forcer le paiement de cette facture.
    Une fenêtre d'avertissement vous sera proposée.
  • Si une facture a été refusée dans Virtual Invoice, la case Sel sera de couleur rouge. La facture ne sera pas sélectionnée et vous n'aurez pas la possibilité de forcer le paiement.

Pour les modifications éventuelles de la proposition référez-vous au chapitre gestion de la proposition de paiement.

Si lors de l'approbation dans Virtual Invoice, le montant approuvé a été modifié (Approbation partielle), c'est ce montant qui sera repris dans la proposition de paiement.