Gestion de l'historique de l'envoi des rappels

Dans WinBooks, il est possible de garder l'historique de tous les rappels imprimés et/ou envoyés aux clients, en archivant (ou non) les lettres de rappel sous format PDF.

Ceci est prévu pour autant que vous ayez la licence WinBooks de type ENTREPRISE ou FIDUCIAIRE.

Nous distinguons 4 niveaux de détail :

Liste de tous les rappels envoyés tous clients confondus (1 entrée par envoi de rappels)
Liste de tous les rappels envoyés pour un client bien précis
Liste de toutes les factures concernées par un rappel pour ce client
Liste de tous les rappels dont cette transaction a fait l'objet

Paramétrage

Pour paramétrer la gestion de l'historique des rappels

Cliquez sur le menu OPÉRATIONS - RAPPELS CLIENTS
Cliquez sur le bouton
Cliquez sur l'onglet Historique

Vous pouvez cocher l'option Gestion de l'historique

Sauvegarde automatique des rappels en PDF

Vous pouvez demander la sauvegarde d'une copie des lettres de rappel au format PDF.

Vous devez dans ce cas renseigner le répertoire dans lequel les fichiers seront sauvegardés.

Nettoyage historique

Supprimer l'historique des rappels envoyés jusqu'au :

A partir de ce menu, vous pouvez supprimer l'historique des rappels avec suppression des fichiers .PDF devenus superflus. Ceci peut devenir nécessaire lorsque la taille des fichiers devient trop importante.

Vous pouvez décider de ne pas effacer tous les rappels en précisant la date à partir de laquelle vous aller garder les lettres de rappels imprimées.

Liste de tous les rappels envoyés tous clients confondus (1 entrée par envoi de rappels)

Dans l'écran de génération des rappels, un volet Historique est donc présenté. Celui-ci reprend l'historique des rappels envoyés.

Vous pouvez sélectionner une ligne et cliquer sur

Le détail des lettres de rappel envoyées est alors affiché à l'écran.

Vous y retrouvez entre autre

Date d'envoi

La Date de la génération des rappels

Fac. éch.

La date qui a servi de filtre pour le calcul des factures échues

Référence

La référence du client

Nom

Le nom du client

Mt. facturé

Le montant en compte chez le client

Mt. échu

Le montant échu pour le client

Intérêts

Le montant des intérêts calculés pour ce client

Frais

Le montant des frais calculés pour ce client

Niveau

Le niveau du rappel imprimé/envoyé

Imp./Mail/Fax

La méthode utilisée pour l'envoi du rappel est indiquée à l'aide de la coche dans la colonne du mode d'envoi.

Icône de la page blanche

Lien pour la visualisation du document dans son format .PDF (pour autant que le document ait été sauvegardé en PDF).

Pour recevoir la visualisation du document envoyé, double cliquer sur l'icône de la page blanche
Pour recevoir le détail du document sans le visualiser, vous pouvez utiliser le bouton Détail, toutes les lignes du rappel sont alors affichées dans une nouvelle fenêtre.

Liste de tous les rappels envoyés pour un client bien précis

Vous pouvez consulter les rappels envoyés à un client en vous rendant dans la fiche signalétique du client.

Pour y accéder,

Cliquez sur le menu FICHIER
Cliquez sur le sous-menu CLIENTS (F6)
Cliquez sur l'Onglet Fiche F5

permet d'afficher la liste des rappels envoyés pour ce client.

Liste de toutes les factures concernées par un rappel pour ce client

A l'intérieur de cette liste, vous pouvez sélectionner une lettre de rappel et cliquer sur
pour visualiser les transactions qui étaient concernées pour ce rappel.

Liste de tous les rappels dont cette transaction a fait l'objet

Avec la gestion des historiques des rappels, il est possible de se positionner sur une facture et de visualiser les rappels qui ont été envoyés à ce client pour cette facture.