Op deze pagina:


De begininventaris

Het invoeren van de begininventaris kan op verschillende manieren gebeuren:

Welke methode u ook gebruikt, er moet steeds een dagboek van het type inventaris (KI) bestaan!

Via de artikelfiche

Kies in het tabblad 'Voorraad' het magazijn en voer het aantal waarvan u start in het veld 'Getelde inventaris' in.

Hiervoor moet er een dagboek van type inventaris (KI) bestaan: in het inventarisdagboek wordt een document aangemaakt op de datum van invoer die het artikel en de hoeveelheid overneemt. Als u dit op verschillende dagen doet, zal een document worden aangemaakt per datum.

Via een document van type inventaris (KI)

Ga naar het menu Invoeren > Documenten:

Als u met meerdere voorraadmagazijnen werkt, kunt u:

  • één inventarisdocument invoeren en in de regel elke keer het juiste magazijn selecteren;
  • meerdere inventarisdocumenten, één document per magazijn, invoeren in hetzelfde dagboek;
  • met een inventarisdagboek per magazijn werken: het voordeel hierbij is dat het juiste magazijn automatisch geselecteerd is op basis van de instellingen van het dagboek.

De eenheidsprijs:

  • als u een inventarisdocument per leverancier invoert, zal de software de aankoopprijs (en eventueel de korting) uit de artikelfiche gebruiken;
  • als u in hetzelfde inventarisdocument artikelen van meerdere leveranciers invoert, kunt u een generieke fictieve leverancier gebruiken (vb. Inventaris) en nadien de aankoopprijzen (met eventuele korting) laten invullen via Tools > Documenten > Bijwerken prijzen in de documenten.

U kunt ook kiezen om de eenheidsprijs niet in te geven, maar dan kunt u geen voorraadwaarderingsmethode gebruiken die zich baseert op de documenten (zoals FIFO, Gewogen gemiddelde aankoopprijs).


Begin van de pagina

Via import

U kunt het artikelbestand met de inventarisaantallen importeren op basis van meerdere bestandsformaten. Een importwizard begeleidt u in de verschillende etappes van de import.

Import van artikelen

Ofwel via een artikelbestand vertrekkend van Excel via Dossier > Importeren > Artikelen.

Het Logistics-veld waarin de hoeveelheid moet worden geïmporteerd, is QTY_<magazijn code>. Dit veld is een beetje speciaal omdat het niet echt bestaat in de Logistics-database. De hoeveelheid die aan dit veld is gekoppeld, wordt eigenlijk gebruikt om het inventarisatiedocument te maken.

Na de laatste stap van het importeren van artikelen en derden, als ten minste één QTY_<magazijn Code> -veld is gekoppeld aan een kolom in het Excel-bestand, biedt het volgende aanvullende scherm enkele opties voor de inventaris.


Artikels met maten

Vanaf Logistics versie 6 is het mogelijk om artikels met verschillende maten te importeren om een inventaris-document aan te maken.

Onderaan de lijst met Logistics-velden zijn volgende 4 extra velden beschikbaar (indien de module Beheer van maten actief is in het dossier) waarbij elk veld gekoppeld moet worden aan een Excelveld:

  • size_x
  • salepric_x
  • finalpri_x
  • buyprice_x

Voor meer informatie over hoe importeren werkt, zie Artikelen en derden importeren.

Import tool voorraden

Ofwel door importeren van een bestand in DBF-, ASCII- of CSV-formaat via Tools > Voorraden > Import van een inventaris.

Dit is ENKEL mogelijk als u barcodes gebruikt en het bestand de barcodes bevat zoals die in Logistics staan.

  • Stap 1:

    Als er geen specifiek programma moet worden uitgevoerd, ga naar de volgende stap.

  • Stap 2:

    Als het te importeren bestand reeds een DBF-bestand is met de aangegeven structuur, ga dan naar de volgende stap. Is dit niet het geval, selecteer dan het bestand dat u wilt invoeren en klik op Converteren.
    In geval van een conversie zal Logistics aangeven waar het geconverteerde bestand zich bevindt en het in de volgende stap automatisch voorstellen.

  • Stap 3:


    Kader Te genereren document:
    Voer de werkelijke datum van de inventaris is, selecteer het inventaris-dagboek, geef de waarderingsmethode aan en het voorraadmagazijn waarin u de inventaris wilt importeren.
    Geef vervolgens aan wat de software met deze inventaris moet doen: als het gaat om een begininventaris en er nog geen bewegingen geweest zijn die de voorraad hebben beïnvloed, moet u kiezen voor de optie 'Deze aantallen toevoegen aan de voorraad'.

    Zie ook de volgende paragraaf 'Tussentijdse inventarissen'.


Begin van de pagina

Tussentijdse inventarissen

Afhankelijk van de organisatie van uw bedrijf, zult u op min of meer regelmatige intervallen (1 x per maand, per trimester, per semester, per jaar) de werkelijke inventaris opmaken (= inventaris tellen in het magazijn).
Twee denkwijzen:

  • Ofwel geeft u de verschillen in ten opzichte van de voorraad zoals berekend door de software.
  • Ofwel zet u de voorraad in de software op nul en geeft u de nieuwe hoeveelheden in.

De inventaris moet het eerste document van de dag zijn. U kunt de inventaris ook een datum geven waarop er geen enkele andere beweging is gebeurd (vb. in het weekend).

Bijvoorbeeld: Maakt u de inventaris op in het weekend, dan geeft u ze in op een dag van het weekend waar u geen enkel document invoert die met een voorraadbeweging gepaard gaat.

Geef geen documenten van voorraadbeweging in tussen het moment waarop u de inventaris op 0 zet en u de nieuwe inventaris ingeeft!

Maak een back-up via Dossier > Onderhoud > Back-up vóór u een inventaris aanmaakt.

Het inventarisverschil invoeren

Ga naar het menu Invoeren > Documenten.

U voert een document in een dagboek van type inventaris (KI) in, of in een dagboek van type voorraadbeweging (KM). De positieve hoeveelheden worden opgeteld bij de bestaande voorraad, de negatieve hoeveelheden worden afgetrokken van de bestaande voorraad.

Voorbeeld:
Er zijn 10 stuks van artikel A in de software, u telt er 12. U geeft 2 in bij aantal.
Er zijn 6 stuks van artikel B in de software, u telt er 5. U geeft -1 in bij aantal.

Een nieuwe inventaris invoeren

Scherm voor het aanmaken van de inventaris

Ga naar het menu Tools > Voorraden > Inventaris genereren.

U beschikt hier over twee mogelijkheden:

  • Ofwel genereert u 2 documenten: een inventaris om alle voorraad op 0 te zetten en een inventaris waarin deze oorspronkelijke voorraden staan. U wijzigt dit tweede document door de getelde hoeveelheden in te vullen waar ze afwijken van de berekende aantallen.
  • Ofwel genereert u 1 document: een inventaris om alle voorraad op 0 te zetten. Vervolgens geeft u manueel een tweede document in met de getelde hoeveelheden, of u importeert de getelde aantallen vanaf een Excelsheet.

Veld

Beschrijving

Voorraad


Op datum van

  • Momentopname van deze datum (de datum waarop u dus de telling van uw fysieke voorraad hebt gedaan).
  • Huidige datum: geen datum invullen.

Voor de voorraad

  • Voor alle voorraadtypes = voor alle magazijnen (of ze nu deel maken van uw inventaris of niet).
  • Voor een specifiek type voorraad = bijvoorbeeld enkel voor de magazijnen die deel uitmaken van uw inventaris.
  • Voor 1 magazijn of voor een selectie van magazijnen (= selectie: kies in de lijst en klik op de knop 'Wijzigen').

Waarvan totaal

  • Voor alle aantallen: dit is dus voor zowel de artikelen met voorraad, de artikelen zonder voorraad als de artikelen met een negatieve voorraad

    Hebt u veel artikelen zonder voorraad, dan kan het gegenereerde document zeer lang zijn. Het is dan beter om enkel de inventaris te genereren van de artikelen met een voorraad verschillend van nul.

  • Voor de artikelen met een aantal verschillend van (groter dan, kleiner dan) 0 of van de minimumvoorraad (als u minimumvoorraden gebruikt in de artikelfiche en/of per magazijn).

Filter


Code artikel

Wilt u de voorraad genereren voor één artikel of voor een reeks artikelen. Bijvoorbeeld seizoensgebonden artikelen waarvan het begin van de code verwijst naar het seizoen, bijvoorbeeld Z06 voor zomer 2006. Ook mogelijk voor twee selecties (vb. Seizoensgebonden artikelen) en terugkerende artikelen (die bijvoorbeeld beginnen met 0).

Leverancier

Wilt u de voorraad genereren van alle leveranciers (geen leverancier invullen) of voor een specifieke leverancier.

Hebt u andere selectiecriteria gedefinieerd in de Algemene parameters, dan kunt u ook nog op die criteria selecteren (In dit voorbeeld: de voorraadrotatie en de minimumvoorraad).

Waardering


Type

U beschikt over verschillende waarderingsmethoden (zie Voorraadbeheer).
Als de prijzen niet vaak veranderen en u niet met alternatieve leveranciers werkt, kunt u de courante aankoopprijs gebruiken of de courante aankoopprijs - korting.
De meest gebruikte methodes zijn:

  • Courante aankoopprijs - korting
  • FIFO Lev. (op de Leveranciersleveringen en INV)
  • Gewogen gemiddelde aankoopprijs

Laatste aankoopprijs

Om alleen de aankoopprijs van het laatste leveranciersdocument te gebruiken, vinkt u in de algemene instellingen (tabblad 'Prijzen') de optie 'Laatste aankoopprijs per leverancier opslaan vanaf een document' aan en gebruikt u de waarderingsmethode 'Courante aankoopprijs' (prijs in de artikelfiche) tijdens inventarisatie.


Waardering per magazijn

Te gebruiken met FIFO-waardering als u een FIFO-waarde per magazijn wilt berekenen.

Met de valuta van de leverancier

Alleen beschikbaar vanaf versie 6.0 van Logistics. Voor meer informatie zie Afdruk van de inventaris met herwaardering in de valuta van de leverancier.

Datums


Last in
en Last out

Hiermee kunt u op het rapport van de inventaris de datum afdrukken van de laatste beweging in en uit de voorraad.

Inventaris genereren


Document

Selecteer het inventarisdagboek en kies 1 van de volgende 2 methoden, afhankelijk van uw manier van werken:

Voorraad op nul zetten en herberekening van de aantallen (totalen) in voorraad

Twee inventarisdocumenten worden aangemaakt: een om de voorraad op nul te zetten en een met de berekende hoeveelheden volgens hoe de bewegingsdocumenten de stock hebben beïnvloed.

Voorraad op nul zetten

Een document zal aangemaakt worden dat de voorraad op nul zet.
Geef de nieuwe inventaris in of importeer ze.

Genereren inventarisdocument per leverancier

Als u veel artikelen hebt is het aangeraden maar niet verplicht om een inventarisdocument per leverancier te genereren.

Geen detailrecords aanmaken voor artikelen met voorraad nul.

De artikelen waarvan de voorraad nul is zullen niet overgenomen worden in het aangemaakte inventarisdocument.

Volgorde

Standaard worden de inventarisdocumenten geklasseerd per artikel. U kunt hier de sorteervolgorde wijzigen of meerdere sorteervolgordes selecteren. Bijvoorbeeld per magazijn, per artikel.


Klik op de knop 'Uitvoeren'.
Het programma stelt voor om de aangemaakte documenten af te drukken:

Een nieuwe inventaris in DBF-formaat importeren

Ga naar het menu Tools > Voorraden > Import van een inventaris.

Als u een bestand van uw inventaris hebt met ingescande barcodes en aantallen en de barcodes aanwezig zijn in de artikelfiches, moet u deze methode gebruiken in plaats van de voorgaande.

Als u een DBF-bestand hebt met de artikelreferenties en de hoeveelheden, kunt u ook deze methode gebruiken.

In de onderstaande schermen maken we de inventaris aan voor een specifieke leverancier vertrekkend van een CSV-bestand dat geconverteerd is naar DBF-formaat.

CSV-bestand

CSV-bestand geconverteerd naar DBF

Klik op de knop 'Importeren'.

Het systeem maakt een inventarisdocument aan dat de inventaris op nul zet en een tweede document waarin hij het inventarisbestand importeert.

U kunt deze functie ook gebruiken om aantallen ter correctie van de inventaris te importeren. In dit geval moet u niet kiezen voor 'Voorraad op nul zetten' maar voor 'Deze aantallen toevoegen aan de voorraad' of Deze aantallen aftrekken van de voorraad'.

Begin van de pagina 


Een inventaris afdrukken

De voorraad afdrukken gebeurt via het menu Afdrukken> Voorraden> Inventaris.

Het inventarisafdrukscherm biedt doorgaans dezelfde opties als het inventarisgeneratiescherm. Zie Een nieuwe inventaris invoeren voor een uitleg van deze algemene opties.

De enige optie die specifiek is voor het afdrukken van de voorraad is de optie 'Waardering' die zich in het deelvenster 'Waardering' bevindt.

Boekhoudkundige waardering

Wanneer de optie 'Boekhoudkundige waardering' is ingeschakeld, worden niet-gefactureerde leveringen noch in hoeveelheid noch in waarde in aanmerking genomen. Dit kan de verschillen in voorraadwaarde verklaren tussen de waarde die wordt weergegeven door deze voorraadafdruk en de waarde die wordt weergegeven in het artikelscherm.

Een scherm met deze waarschuwing wordt getoond om de aandacht te vestigen op wat dit inhoudt wanneer deze optie is geselecteerd.


Begin van de pagina

Waardering

De waardering van artikelen gebeurt op het moment van afdrukken of het genereren van de inventaris.

Het standaardwaarderingstype wordt gedefinieerd in de algemene instellingen van het Voorraadbeheer.


En in het artikelscherm kan een waarderingstype dat afwijkt van de algemene instelling voor elk artikel worden gedefinieerd via het veld 'Type waardering'.


Wanneer u de inventaris afdrukt of genereert, wordt het veld 'Type' (in het deelvenster 'Waardering') gebruikt om een algemene berekeningsmethode voor alle artikelen te definiëren of om 'Standaard (parameters)' te selecteren om rekening te houden met het waarderingstype, gedefinieerd in de algemene instellingen en in het artikelscherm.


Met de Module Beheer samengestelde artikelen kan de productieprijs worden berekend op basis van de componenten en de productiekosten (via de algemene configuratie van het Productiebeheer). In dit geval, als u wilt dat met deze prijs rekening wordt gehouden bij de berekening van de inventaris, moet u het FIFO-berekeningstype gebruiken voor het veld 'Samengesteld' in de algemene configuratie van Voorraadbeheer.


Begin van de pagina