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Inventaire initial
L'encodage de l'inventaire initial peut se faire de différentes façons :
Quelle que soit la méthode adoptée : il faut qu'il existe un journal de type Inventaire (KI) !
Via la fiche article
Dans l'onglet 'Stock', sélectionner le dépôt et taper la quantité d'inventaire dans le champ 'Inventaire réel'.
Il faut que pour cela, il existe un journal de type inventaire : un document d'inventaire est alors créé à la date du jour reprenant l'article et la quantité. Si vous faites cette opération sur plusieurs jours, un document sera créé par date.
Via un document du type inventaire (KI)
Accédez au menu Encodage > Documents :
Si vous gérez plusieurs dépôts de stockage, vous pouvez :
- encoder un seul document d'inventaire en séparant par ligne les différents dépôts;
- encoder plusieurs documents d'inventaire dans le même journal, un document par dépôt;
- créer plusieurs journaux d'inventaire suivant la localisation du dépôt: l'avantage ici est que le bon entrepôt est automatiquement sélectionné en fonction des paramètres du journal.
Le prix unitaire :
- si vous encodez un inventaire par fournisseur, le logiciel utilisera le prix d'achat (et la remise) de la fiche article;
- si vous encodez un inventaire ayant trait à différents fournisseurs, mettez un fournisseur générique (ex. Inventaire) et récupérez les prix d'achat (avec remise) après-coup via Utilitaires > Documents > Mise à jour des prix dans les documents.
Vous pouvez aussi choisir de ne pas encoder de prix unitaire à condition de ne pas utiliser une méthode de valorisation de stock qui se base sur les documents (FIFO, Prix d'achat moyen pondéré).
Par importation
Vous pouvez importer le fichier articles avec les quantités en stock à partir de différents formats de fichier. L'assistant d'importation vous guide à travers les différentes étapes. Il existe 2 possibilités : via l'import d'articles ou via l'utilitaire d'import de stocks.
Import d'articles
Soit par importation d'un fichier articles à partir d'Excel via Dossier > Importer > Articles.
Le champ Logistics dans lequel la quantité doit être importée, correspond à QTY_<code du dépôt>. Ce champ est un peu spécial car il n'existe pas réellement dans la base de données de Logistics. La quantité associée à ce champ est en fait utilisée pour créer le document d'inventaire.
Après la dernière étape de l'Importation des articles & tiers, si au moins un champ QTY_<code du dépôt> a été lié à une colonne du fichier Excel, l'écran supplémentaire suivant propose quelques options à propos de l'inventaire.
Depuis la version 6 de Logistics, il est possible d'importer des articles avec des tailles différentes pour générer l'inventaire.
Dans le bas de la liste des champs Logistics, les 4 champs supplémentaires suivants sont disponibles (si la Gestion des tailles est activée dans le dossier) et chacun doit être lié à une colonne du fichier Excel :
size_xsalepric_xfinalpri_xbuyprice_x
Pour plus d'informations sur le fonctionnement de l'importation, voir Importation des articles & tiers.
Utilitaire d'import de stocks
Soit par importation à partir d'un fichier DBF, ASCII CSV via Utilitaires > Stocks > Import d'un inventaire.
UNIQUEMENT si vous gérez les codes à barre et que le fichier contient des codes à barre existant dans le logiciel.
- Etape 1 :
S'il n'y a pas de programmes préalables à exécuter, passer à l'étape suivante. - Etape 2 :
Si votre fichier est déjà en format DBF et qu'il respecte la structure indiquée, passer à l'étape suivante, sinon indiquez le fichier à convertir et cliquez sur Convertir.
En cas d'une conversion, le logiciel indique où se trouve le fichier converti et le propose automatiquement à l'étape suivante. - Etape 3 :
Cadre Document à générer :
Entrez la date réelle à laquelle vous avez fait cet inventaire, sélectionnez le journal d'inventaire, indiquez la méthode de valorisation et le dépôt de stock auquel se rapporte l'inventaire.
Indiquez ensuite ce que le logiciel doit faire : dans le cas où il s'agit d'un inventaire initial et qu'il n'y a pas encore eu de mouvements influençant les stocks, il faut opter pour Ajouter ces quantités au stock.
Voir également le paragraphe suivant 'Inventaires intermédiaires'.
Inventaires intermédiaires
Dépendant de l'organisation de votre société, vous ferez des inventaires « physiques » à des intervalles plus ou moins réguliers (1x par mois, trimestre, semestre, an).
Il y a deux logiques différentes :
- Soit vous encodez les différences par rapport au stock calculé par le logiciel.
- Soit vous remettez le stock du logiciel à zéro et vous encodez les nouvelles quantités.
L'inventaire doit être le 1er document du jour ou mettez -le à une date sans mouvements. Vous pouvez également donner à l'inventaire une date à laquelle aucun autre mouvement n'a eu lieu (par exemple pendant le week-end).
Exemple : Vous faites l'inventaire le week-end, encodez-le à une date du week-end où vous n'encodez aucun document impliquant une entrée ou une sortie de stock.
N'encodez pas de documents mouvementant le stock entre le moment où vous mettez l'inventaire à 0 et que vous encodez le nouvel inventaire !
Faites un backup via Dossier > Maintenance > Backup avant de générer un inventaire.
Encoder les différences d'inventaire
Accédez au menu Encodages > Documents.
Vous encodez un document dans le journal de type inventaire (KI) ou dans un journal de type mouvement de stock (KM). Les quantités positives s'ajoutent au stock existant, les quantités négatives se déduisent du stock existant.
Exemple :
article A : 10 dans le logiciel, 12 compté : quantité à entrer = 2;
article B : 6 dans le logiciel, 5 compté : quantité à entrer : -1.
Encoder un nouvel inventaire
Ecran de génération de l'inventaire :
Accédez au menu Utilitaires > Stocks > Génération de l'inventaire.
Vous disposez ici de deux logiques :
- Vous générez 2 documents : un inventaire de remise à 0 des stocks et un inventaire avec les quantités calculées. Vous modifiez ce deuxième document en mettant les quantités comptées à la place des quantités calculées dans votre stock physique.
- Vous générez 1 document : un inventaire de remise à 0 des stocks et vous encodez manuellement un deuxième document avec les quantités comptées ou encore mieux vous importez les quantités comptées à partir d'une feuille Excel.
Champ | Description |
|---|---|
Stock | |
En date du |
|
Pour le stock |
|
Dont le total est |
|
Filtre | |
Code article | Pour un seul article ou pour une (ex. des articles saisonniers commençant par une lettre renvoyant à la saison (ex. E06 pour été 2006) ou deux sélections d'articles (ex. article saisonniers (ex. E06) et articles récurrents (commençant par 0 par exemple). |
Fournisseur | Pour tous les fournisseurs (laisser le champ à blanc) ou pour un fournisseur particulier. Si vous avez défini d'autres critères de tri dans les paramètres généraux, d'autres champs seront disponibles dans notre exemple (rotation en jours, stock minimum) |
Valorisation | |
Type | Vous disposez de plusieurs méthodes de valorisation (voir Gestion des stocks).
Dernier prix d'achat Pour utiliser uniquement le prix d'achat du dernier document fournisseur, cocher l'option 'Mémoriser le dernier prix d'achat par fournisseur depuis un document' dans les paramètres généraux (onglet 'Prix') et utiliser la méthode de valorisation 'Prix d'achat courant' (prix de la fiche article) lors de l'inventaire. |
Valorisation séparée par dépôt | A utiliser avec la valorisation FIFO si vous désirez calculer une valeur FIFO par dépôt. |
| Avec la devise du fournisseur | Disponible uniquement à partir de la version 6.0 de Logistics. Pour plus d'informations, voir Impression de l'inventaire avec valorisation dans la devise du fournisseur. |
Dates | |
Dernière entrée | Permet d'imprimer sur le rapport d'inventaire la date de la dernière entrée et de la dernière sortie de stock. |
Générer l'inventaire | |
Document | Sélectionnez le journal d'inventaire et Optez pour 1 des 2 méthodes suivantes suivant votre façon de travailler : |
Mise des stocks à zéro + reprise de quantités totales en stock | Deux documents d'inventaire seront créés : un pour la remise à zéro du stock, un avec les quantités calculées d'après les documents entrés influençant le stock. |
Mise des stocks à zéro | Un document de remise à zéro du stock sera généré. |
Générer un document d'inventaire par fournisseur | Si vous avez beaucoup d'articles, il est conseillé mais pas obligatoire de générer un document d'inventaire par fournisseur. |
Ne pas générer de ligne pour les articles dont le stock est égal à zéro | Les articles dont le stock est égal à zéro ne seront pas repris dans le document d'inventaire généré. |
Ordre | Par défaut, les documents d'inventaire sont classés par article, vous pouvez ici changer l'ordre de tri ou sélectionner plusieurs ordres de tri. Exemple par dépôt, par article. |
Cliquez sur le bouton 'Exécuter'.
Le programme propose d'imprimer les documents générés :
Importer un nouvel inventaire en format DBF
Accédez au menu Utilitaires > Stocks > Import d'un inventaire.
Si vous avez un fichier scanné de votre inventaire et que les codes à barre sont présents dans les fiches article, vous devez utiliser cette méthode-ci à la place de la précédente.
Si vous avez un fichier DBF avec les références articles et les quantités, vous pouvez également utiliser cette méthode-ci.
Dans les écrans ci-dessous nous générons l'inventaire pour un fournisseur particulier à partir d'un fichier CSV converti en format DBF.
Fichier CSV
Fichier CSV converti en DBF
Cliquez sur le bouton 'Importer'.
Le système crée un document d'inventaire de mise à zéro et un deuxième document dans lequel il importe le fichier.
Vous pouvez également importer des documents qui corrigent l'inventaire. Dans ce cas-là, vous ne faites pas de 'Mise du stock à zéro ', mais vous optez pour 'Ajouter ces quantités au stock' ou 'Soustraire ces quantités du stock'.
Imprimer un inventaire
L'impression d'inventaire se fait via le menu Impression > Stocks > Inventaire.
L'écran d'impression d'inventaire présente globalement les mêmes options que l'écran de génération d'inventaire. Pour une explication sur ces options communes, voir Encoder un nouvel inventaire.
La seule option spécifique à l'impression d'inventaire est l'option 'Valorisation comptable' qui se situent dans le volet 'Valorisation'.
Valorisation comptable
Lorsque l'option 'Valorisation comptable' est cochée, les livraisons non facturées ne sont pas prises en compte ni en quantité ni en valeur. Cela peut expliquer des différences de valeur de stock entre la valeur donnée par cette impression d'inventaire et la valeur affichée dans la fiche article.
Un écran s'affiche avec ce même avertissement afin d'attirer l'attention sur ce que cela implique lorsque cette option est sélectionnée.
Valorisation
La valorisation des articles se fait au moment de l'impression ou de la génération de l'inventaire.
Le type de valorisation par défaut se définit au niveau du paramétrage général de la Gestion des stocks.
Et dans la fiche article, un type de valorisation différent du paramétrage général peut être défini pour chaque article via le champ Type de valorisation.
Lors de l'impression ou de la génération de l'inventaire, le champ Type (dans le volet Valorisation) permet de définir une méthode de calcul générale pour tous les articles ou alors de sélectionner la valeur 'Par défaut (paramètres)' pour tenir compte du type de valorisation définit dans le paramétrage général et dans la fiche article.
Avec le Module Gestion des articles composés, le prix de production peut se calculer sur base des composants et d'un coût de production (via le paramétrage général de la Gestion de la production). Dans ce cas, si on souhaite que ce prix soit pris en compte dans le calcul de l'inventaire, il faut utiliser le type de calcul FIFO pour le champ 'Composés' dans le paramétrage général de la Gestion des stocks.
