La gestion des statuts permet un meilleur suivi du flux des documents. Par exemple des offres acceptées, rejetées, notes d'envoi ouvertes, partiellement livrées, clôturées (= facturées), factures à imprimer, imprimées, envoyées en comptabilité.

Sur cette page:

Logistics est fourni avec une série de statuts prédéfinis que vous pouvez personnaliser par exemple en ajoutant d'autres statuts, ou en renommant les statuts existants ou en créant vos propres statuts que vous associez aux statuts existants.

Il est conseillé de démarrer avec les statuts prédéfinis et de les compléter si besoin en est par vos propres statuts.

Paramétrage

  1. Activer la gestion des statuts via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Documents, option Gestion des statuts.
    Via le bouton Editer, vous pouvez Empêcher la suppression des documents dont le statut est défini.


  2. Récupérer les statuts standard (= prédéfinis), via le menu Dossier > Paramétrage > Statuts, en cliquant sur le bouton Récupérer .

    Il est conseillé de commencer par la création/paramétrage de ces statuts qui pourront alors être référencé lors de la création/paramétrage des journaux.



  3. Définir le statut initial (création par ajout/transformation) dans les journaux où vous souhaitez utiliser des statuts via le menu Dossier > Paramétrage > Journaux, onglet Général.



  4. Ainsi dans l'exemple ci-dessus, lorsque vous créerez une nouvelle facture ou lorsque vous la générerez à partir d'une note d'envoi, elle aura automatiquement le statut GE = Générée.

Définir les statuts

Accessible via le menu Dossier > Paramétrage > Statuts.

Paramètre

Description

Type de journal

Commencez par sélectionner le type de journal pour lequel vous désirez définir ou consulter les statuts.

Code

C'est le code que vous attribuez au statut. Pour ajouter un nouveau statut, vous devez cliquer sur le bouton nouveau . Le champ code devient accessible.

Statut obligatoire

Actuellement, cette option n'est pas gérée.

Statut standard

Si vous définissez un statut correspondant à un statut standard pour le type de journal, vous devez faire l'association via ce champ.

Ce bouton permet de récupérer les statuts standard (= prédéfinis) pour le type de journal en cours ou pour tous les types de journaux

Description

Le nombre de descriptions dépend du paramètre générale Langue d'utilisation (volet Coordonnées).

  • Les boutons premier, précédent, suivant, dernier  qui permettent de naviguer parmi les statuts du type de journal sélectionné.

  • Le bouton chercher  affiche la liste des statuts et permet en même temps de modifier l'ordre des statuts (la chronologie).
    Cliquer sur le statut à changer de place et glisser le à la bonne place.


  • Quand vous cliquez sur le bouton nouveau , vous passez en mode ajout. Quand vous sauvez votre encodage, Logistics vous propose ensuite d'ajouter le statut suivant jusqu'au moment ou vous abandonnerez l'ajout.

    Par exemple pour les offres, il n'y a pas de statuts prédéfinis, vous pourrez créer des statuts OK, KO, AT (en attente), ...
    Il faut sélectionner le type de journal (ex. Offre client), attribuer un code (ex. OK), un ou plusieurs libellés suivant le nombre de langues (ex. Offre acceptée, Offerte aanvaard) et sauvegarder via le bouton correspondant.

    Comme il n'y a pas de statuts prédéfinis pour les offres, vous ne pourrez pas faire la correspondance entre votre statut et un statut prédéfini.

Encodage d'un document

Lorsque vous encoderez un document et que vous avez défini un statut initial dans le journal pour ce type de document, le statut sera automatiquement complété. Vous pourrez le changer si cela vous semble utile.

Statuts des notes d'envoi

En général, on définit le statut OP comme statut initial.

Lorsqu'une note d'envoi est transformée en facture, elle reçoit automatiquement le statut IN.

Le statut TI n'est pas géré automatiquement, vous pourrez l'attribuer par exemple pour indiquer que la note d'envoi été contrôlée et est donc prête à être facturée.

Impression

Vous pourrez également lier ce statut TI à l'impression. Par exemple, la note d'envoi avec le statut OP reçoit le statut TI une fois imprimée. Ceci se définit dans l'onglet Impression du journal :

Lorsque vous imprimerez la note d'envoi, Logistics vous demandera :

Le statut de la note d'envoi changera automatiquement en cas de réponse positive.

Statuts des factures

En général on définit le statut GE comme statut initial.

Lorsqu'une facture a été envoyée en comptabilité via une liaison comptable, elle reçoit automatiquement le statut AC et n'est plus modifiable.

Par défaut, le statut SE n'est pas géré automatiquement, mais vous pourrez comme pour les notes d'envoi le lier à l'impression.

Le statut PA est attribué automatiquement après importation des paiements de la comptabilité ou dans le module de rappels/paiements lors de l'encodage d'un paiement.

Exemples d'exploitation du statut

Recherche

Dans l'onglet Liste de l'écran des documents (menu Encodages > Documents), il est possible de rechercher des documents par statut. Par exemple, lister seulement les notes d'envoi ouvertes.

Opérations en batch

Via le menu Opération > Facturation clients, il est par exemple possible de ne transformer en factures que les notes d'envoi avec le statut TI.

Impression

Via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, toutes les factures générées auront par exemple après l'impression le statut Envoyé au client.

Via le menu Impression > Documents > Journal, n'imprimer que le journal des factures payées.

Changement de statuts

Via le menu Utilitaires > Documents > Mise à jour des statuts des documents, il est possible changer le statut d'une série de documents

Par exemple, faire passer toutes les notes d'envoi qui ont été contrôlées, en statut A facturer.

Dans la liste, vous pouvez ensuite sélectionner tous les documents via le bouton Tous ou que les documents de votre choix en double-cliquant sur les lignes correspondantes. Double-cliquer sur une ligne déjà sélectionnée pour la déselectionner.