Pour pouvoir encoder une commande fournisseur, il faut minimum un journal de type commande fournisseur et un fournisseur, l'article est facultatif, car vous pouvez aussi encoder des commandes pour des lignes de texte non lié à des articles.
Vous disposez de plusieurs possibilités pour placer une commande fournisseur :

Sur cette page:

Ajouter manuellement une commande fournisseur

Accédez au menu Encodages > Documents.

La procédure d'encodage d'une commande est identique à la procédure d'encodage pour une facture.

Dans l'onglet Livraison, vous pouvez entrer la date ou la fourchette de dates prévue(s) pour la livraison, ce qui permettra d'éditer une liste des back-orders par date.

La colonne Stock permet de présélectionner le dépôt dans lequel vous souhaitez réceptionner les marchandises. Uniquement utile si vous gérez plusieurs dépôts.


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Reporter les quantités en BO fournisseur dans la nouvelle commande

Tout comme pour les commandes client et à condition que vous ayez paramétré cette possibilité, le logiciel proposera dès l'encodage d'une nouvelle commande fournisseur, d'y importer les quantités en back-order pour ce même fournisseur et la même adresse de livraison. Les anciennes commandes sont alors soldées.


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Générer une commande fournisseur à partir d'une commande client

Accédez au menu Encodages > Documents.

  1. Recherchez la commande client soit :
    1. via le volet de recherche situé dans l'onglet Liste,
    2. soit via l'affichage des commandes en cours accessible via le bouton .
  2. Quand vous avez la commande client à l'écran, cliquez sur le bouton pour générer un bon de commande fournisseur.
  3. Dans l'écran de Génération des commandes fournisseurs, entrez les critères de sélection et dans l'onglet Options, modifiez éventuellement les modalités de génération des commandes fournisseurs.
  4. Cliquez sur Exécuter:
    1. si vous avez choisi de ne pas éditer les quantités/fournisseurs, les commandes sont directement générées et/ou imprimées;
    2. sinon, un écran intermédiaire s'ouvre et c'est à ce niveau que vous générez les commandes en cliquant sur Exécuter ou que vous ne faites rien en cliquant sur Abandon.

A partir de la commande client, vous pouvez maintenant via le bouton commuter entre la commande client et la/les commande(s) fournisseur.


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Générer une commande fournisseur pour approvisionner les stocks

Accédez au menu Opération > Commandes fournisseurs.

Le principe consiste à générer des commandes fournisseurs en fonction d'un certain nombre de critères. Le fonctionnement est identique à celui pour générer une commande fournisseur à partir d'une commande client.

Vous allez utiliser cette fonction pour générer des commandes fournisseurs

  • Pour pouvoir livrer plusieurs commandes clients sélectionnées (indépendamment du stock disponible et des livraisons partielles).
  • Pour pouvoir livrer plusieurs commandes clients avec des articles en back-order (indépendamment du stock disponible).
  • Pour remettre le stock à terme à 0 Commander les quantités nécessaires pour qu'après livraison des commandes clients en cours et réception des commandes fournisseurs en cours, le stock disponible soit à 0.
  • Pour remettre le stock à terme au stock minimum Commander les quantités nécessaires pour qu'après livraison des commandes clients en cours et réception des commandes fournisseurs en cours, le stock disponible atteigne le stock minimum.

  • Pour atteindre le stock optimal (max.) Commander les quantités nécessaires pour qu'après livraison des commandes clients en cours et réception des commandes fournisseurs en cours, le stock disponible soit compris entre le stock minimum et le stock maximum. (warning) Une quantité est donc uniquement commandée si le stock disponible est inférieur au stock minimum.

Liens entre documents

Pour que les liens entre les commandes clients et fournisseurs soient établis, il faut utiliser la méthode de calcul Quantités commandées par les clients.  
Si par exemple, on choisi la méthode de calcul Pour remettre le stock à terme au stock min, Logistics tiens compte des BO clients et fournisseurs, mais n'établit jamais de liens.


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Ecrans

Ecran de génération des commandes fournisseurs

Cet écran est quasiment identique dans les 2 deux fonctions où il apparaît :

  • Menu Encodages > Documents, bouton Commander.
  • Menu Opération > Commandes fournisseurs
    Dans la deuxième fonction, vous disposez cependant de trois critères de sélection en plus :
    • fourchette de n° de commande clients,
    • fourchette d'articles
    • et possibilité de sélectionner un fournisseur particulier.

Onglet Sélection

Volet

Description

Méthode de calcul

Indiquez sur base de quoi le logiciel doit calculer les Quantités à commander : le dernier choix utilisé est proposé par défaut, vérifiez donc toujours bien ce choix avant de générer les commandes, car suivant votre choix, les quantités commandées peuvent varier plus ou moins fortement.

  • commandées par les clients : En principe si vous générez une commande fournisseur à partir de la commande client, vous allez plutôt opter pour le choix Commandées par les clients : vous commandez alors que les quantités commandées (non tenu compte du stock disponible ou des livraisons partielles éventuelles).
  • back-order pour les clients : vous ne commandez alors que les quantités non encore livrées (non tenu compte du stock disponible mais tenu compte des livraisons partielles éventuelles).

Documents sources

Dans le cas où vous générez des commandes fournisseurs pour livrer les commandes ou que les back-order des commandes, il faut sélectionner un journal et un ou une suite de numéros de commande client.
Vous pouvez limiter vos commandes à un article, une suite d'articles ou un fournisseur.

Si vous gérez de l'analytique dans l'en-tête des documents, vous pouvez sélectionner les codes analytiques pour le(s) bon(s) de commande(s) fournisseur.

Documents générés

Le logiciel propose le journal de commandes fournisseur et le statut initial tel qu'il a été défini pour ce journal. Ces données sont modifiables.
Cochez éventuellement Compléter si vous souhaitez compléter une commande fournisseur existante (par exemple parce que vous souhaitez regrouper vos commandes fournisseurs pour avoir de meilleures conditions).
Si vous gérez des statuts, indiquez le statut que doit avoir la commande fournisseur à compléter.

Onglet Options

Paramètre

Description

Volet Options

La partie Options s'applique principalement à la génération des commandes fournisseurs en fonction des back-order/commandes clients.

Cumuler les quantités par article

Dans le cas où vous générez la commande fournisseur à partir d'une commande client, cette option n'a de l'intérêt que si votre bon de commande client contient plusieurs lignes pour le même article.

Reprendre les libellés articles de la commande client

Cochez pour reprendre sur la commande fournisseur, le libellé modifié de la commande client.

Commander aussi les articles sans code

Permet de reprendre les lignes de la commande client qui n'ont pas de code article.

Reprendre les quantités à 0

Permet de reprendre les lignes de la commande client qui ont une quantité 0 ou négatives.

Reprendre les quantités négatives

Permet de reprendre les lignes de la commande client qui ont une quantité négatives.

Transférer la référence du document

La référence de la commande client sera reprise comme référence des commandes fournisseur auxquelles elle donnera lieu.
Cette option n'a de sens que si vous générez des commandes fournisseur à partir d'une commande client.

Tenir compte des dépôts définis dans les commandes

Si vous avez indiqué un dépôt - et que vous gérez plusieurs dépôts - dans les lignes de la commande client, ce dépôt sera repris dans la commande fournisseur et permettra de consulter/imprimer la liste des back-order triés par dépôt et de mouvementer automatiquement ce dépôt lors de l'envoi/réception des marchandises.

Tenir compte des commandes clients déjà traitées

Si le paramètre Quantités à commander est sur back-order pour les clients dans l'onglet Sélection, alors cochez ce paramètre pour permettre de reprendre les commandes client qui ont déjà été en partie traitées.

Tenir compte des articles en sommeil

Permet de reprendre les lignes de la commande client qui correspondent à des articles qui ont été mis en sommeil.

Volet Actions

La partie Actions de l'onglet options permet de sélectionner les actions que vous voulez exécuter avant/après la génération des commandes fournisseur.

Modifier les quantités ou les fournisseurs

Cochez cette option pour pouvoir modifier les quantités à commander, les fournisseurs, avant de générer les commandes aux fournisseurs. Dans l'écran intermédiaire qui s'affiche, vous pouvez modifier les colonnes affichées en noir. Le bas de l'écran présente éventuellement les fournisseurs alternatifs, que vous pouvez sélectionner en double-cliquant.

Afficher les états de stock

Si vous cochez cette option, vous verrez pour chaque article à commander, une ligne Quantités affichant les états de stock. En plus des renseignements se trouvant déjà dans la grille même (stock disponible, stock non disponible (dépôt étant défini comme non disponible)), quantité en back-order tous clients/fournisseurs confondus, quantité de réapprovisionnement, vous verrez également le stock à terme et le stock minimum et maximum.

Impression des commandes fournisseurs générées

Cochez cette option pour avoir la possibilité d'imprimer directement les commandes fournisseurs. Dans le cas contraire, les commandes sont uniquement générées. Vous pouvez les imprimer après-coup.

Calcul statistique

Les utilisateurs avisés pourront définir une sélection SQL afin que le programme ajoute des colonnes avec des informations d'ordre statistique dans l'écran de proposition (par exemple le CA en achat) pour calculer les quantités nécessaires pour le réapprovisionnement.

Mémoriser la commande sql pour ce journal de livraison

Permet de définir par journal une sélection sql (voir paramètre Calcul statistique ci-dessus).

Ecran de proposition de commande

Si vous avez demandé d'éditer les quantités et les fournisseurs lors de la génération des commandes (paramètre Modifier les quantités ou les fournisseurs), vous passez par un écran de proposition de commande :

  • Les colonnes en noir sont modifiables.
  • Les lignes en jaune indiquent les articles qui ne seront pas commandés soit parce que la quantité à commander est à zéro (colonne Q.Comm.), soit parce que le fournisseur principal n'est pas défini. Dans ce dernier cas il est donc à compléter sans quoi aucune commande ne sera générée pour cet article.
  • Les quantités en rouge concernent les articles gérés hors stock.

: si vous avez dans l'onglet Options, coché l'option Reprendre les quantités à 0, vous pouvez en cliquant sur Filtre masquer les lignes à 0 donc où il n'y a rien à commander.

Le bas de l'écran propose les fournisseurs alternatifs, encodés via l'onglet Prix de la fiche article ou via le bouton Prix de la fiche fournisseur. Double-cliquez sur la ligne avec une proposition alternative pour utiliser le fournisseur alternatif.


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Actions possibles à partir d'une commande fournisseur

Bouton

Description

La modifier.

L'imprimer (avec éventuellement une liste des back-orders)

La livrer en générant un bon de livraison.


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Effets

  • Création d'un back-order fournisseur : les back-order fournisseurs augmentent
  • Mise à jour des stocks : le stock disponible à terme augmente

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