• L'écran d'encodage des documents est commun à tous les types de documents.
  • L'écran des documents s'ouvre d'office sur le dernier document sur lequel vous (donc différent par utilisateur) avez travaillé.
  • L'écran est « non modal », cela veut dire que vous pouvez ouvrir plusieurs fois cet écran, et surtout l'ouverture de ce dernier n'empêche pas le démarrage d'une autre option du menu.
  • L'écran se présente de la même manière que l'écran des tiers et des articles, à savoir un onglet Liste, Statistiques et Fiche, on retrouve donc une cohérence par rapport au reste de l'application.

Accédez à l'écran d'encodage des documents :

  • via le bouton dans la barre d'outils (A côté de ce bouton, affiche la liste des documents disponibles, qui peuvent également être ouverts à partir d'ici.)
  • ou le menu Encodages > Documents
  • ou le raccourcis CTRL+D

Sur cette page :


Descriptif de l'écran des documents

L'écran se présente différemment suivant que vous êtes en mode de consultation ou en mode d'édition.

Mode Consultation ou Edition 

Signes distinctifs des écrans : la couleur de fond et les boutons d'actions en bas.

En mode 'Consultation'

En mode 'Edition'

Boutons d'action en bas d'écran
  • En mode 'Edition' (ajout et modification), les boutons sont identiques quelque soit le type de document :


    Bouton d'actionDescription

    Ce bouton ou F9 joute une ligne d'article dans le document.

    On utilise ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F9 pour insérer une ligne d'article à l'emplacement souhaité dans le document.

    Ce bouton ou F3 duplique la ligne d'article active sur laquelle vous vous trouvez dans le document.

    Ce bouton ou F12 supprime la ligne d'article active sur laquelle vous vous trouvez dans le document.

    Ce bouton ou F8 ajoute une note à la description d'une ligne d'article, qui apparaît à son tour dans une case grise à l'extérieur de la fiche technique.

    Le bouton donne accès à un certain nombre de fonctions via un menu contextuel, comme Transférer un document, consulter la fiche article, rechercher un article, importer des articles, trier les lignes (vers le haut ou vers le bas), modifier les dépôts ou sortir de ce menu.

    Ce bouton ou F7 enregistre le document.

    Avec ce bouton ou PGDN, vous pouvez enregistrer un document, l'imprimer, l'envoyer par e-mail et ajouter un nouveau document dans le même journal.

    Avec bouton ou ESC vous pouvez annuler les modifications apportées.

  • En mode 'Consultation', certains boutons diffèrent suivant le type de document. Comparez les actions suivantes :

    Nous avons repris ici les types de documents principaux dans l'ordre logique de la chaîne des documents dans une gestion commerciale composés des modules commande, facturation, stock : Offre, Commande client, Commande fournisseur, Livraison fournisseur, Note d'envoi client, Facture, Note de crédit.

      • Offre client :
      • Commande client :
      • Commande fournisseur :
      • Livraison fournisseur :
      • Note d'envoi client :
      • Facture client :
      • Note de crédit :



        Bouton d'actionDescription

        En appuyant sur ce bouton ou F9, vous pouvez créer un nouveau document. La liste des journaux s'affiche pour vous permettre de choisir.

        En appuyant sur ce bouton ou sur la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F9, vous créez un nouveau document du même type de journal.

        Ce bouton ou F5 modifie le document.

        Ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier ALT+O copie le document.

        Ce bouton ou F12 supprime le document.

        Avec ce bouton ou F4, vous pouvez imprimer et/ou envoyer le document par e-mail.
        Bouton d'action spécifiqueDescription

        Ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F4, convertit l'offre d'un client en une commande client.

        Une note d'envoi peut être créée à partir d'une commande client via ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F4. Le nombre d'articles à livrer est saisi automatiquement, mais peut être ajusté manuellement.

        A partir d'une commande client, ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F5 permet de créer une commande auprès du fournisseur pour les articles manquants.

        A partir d'une commande fournisseur, un document de livraison fournisseur peut être créé via ce bouton ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F4.

        Le bouton Facturation, ou la combinaison de touches de raccourci SHIFT+F4, convertit une commande fournisseur en facture fournisseur.

        Le bouton Facturation, ou la combinaison des raccourcis clavier SHIFT+F4, convertit un bon de livraison en facture client.

        Ce bouton ou la combinaison des touches de raccourci SHIFT+F4 convertit la facture client en note de crédit.

        Le bouton Transfert dans le document de la 'livraison fournisseur' ou d'une note de crédit' assure le réapprovisionnement du stock.

        Via le bouton Lien ou la combinaison des raccourcis clavier ALT+L, vous pouvez voir les documents liés et à partir de là, vous pouvez accéder à un document lié en cliquant dessus.

        Le bouton donne accès à un certain nombre de fonctions via un menu contextuel, que vous pouvez également récupérer en faisant un clic droit dans les lignes d'un document.

        Vous avez entre autres la possibilité de consulter les commandes clients en cours, de modifier l'imputation comptable avec le compte d'imputation générale pour l'ensemble du document, de consulter la fiche article, de rechercher un article dans le document à l'écran. Vous pouvez également créer un fichier Excel ou XML contenant tout ou une partie des informations contenues dans le document à l'écran.


Haut de page


Onglet 'Fiche'

Données générales

Icônes à droite des données générales : différentes icônes peuvent s'ajouter suivant les actions effectuées, y compris la date et l'heure dans une info-bulle:

IcôneDescription

Document imprimé

Document envoyé par e-mail

Document échangé via EDI

Document transmis à la comptabilité

Action générée dans le module CRM

PDF du document créé

Document domicilié

Fichier XML du document créé

Fichier 'XML UBL' du document créé


Sous-onglet 'Facturation'

Par défaut, l'adresse de facturation du tiers s'affiche dans la zone en dessous.

Vous pouvez en faisant un clique-droit puis la fonction 'Sélectionner une autre adresse de facturation' sélectionner une autre adresse de facturation s'il en existe une dans les contacts du tiers.


L'identifiant de cette personne de contact correspondant à cette adresse de facturation sélectionnée est récupéré dans le champ DOCHEAD.INVPERSID, dans le layout vous pouvez alors imprimer les coordonnées de facturation via la fonction goCache.PersGetFieldValue(PersId, pxField, pxDefault). Voir aide technique, via votre revendeur. A noter que notre layout de base "invoice modern 1" gère cet affichage.

Par rapport à ce bloc adresse, il est possible de paramétrer l'information affichée (ex. le montant des postes ouverts, la catégorie du client etc. ...) via un paramètre général DOC_CUST_PREVIEW (DOC2_CUST_PREVIEW pour l'écran des document 5.0). Votre revendeur pourra vous aider à réaliser cette adaptation.

Calcule de la date d'échéance

Le paramètre caché COMPUTE_DATEPAY_ALLWAYS mis à .T. permet de calculer automatiquement la date d'échéance du paiement pour les documents de tous les journaux.
Le paramètre caché COMPUTE_DATEPAY_DOCTYPE peut contenir les types de journaux où il faut calculer automatiquement la date d'échéance. La valeur par défaut est "CI*CC". Pour activer ce paramètre, le paramètre COMPUTE_DATEPAY_ALLWAYS doit est être mis à .F.

Sous-onglet 'Livraison'

L'adresse de livraison peut être identique à l'adresse de facturation. Via le champ contact, vous pouvez changer l'adresse de livraison en la récupérant à partir d'un contact. Vous pouvez également changer l'adresse de livraison rien que pour ce document en tapant une autre adresse à ce niveau-ci.

Sous-onglet 'Analytique'

Cet onglet est souvent vide et est destiné aux informations analytiques et aux champs paramétrables.

Sous-onglet 'Notes'

Par défaut, cet onglet contient des zones de notes relatives aux principaux types de documents.

Il est possible de paramétrer d'autres notes comme dans l'exemple via un paramètre général DOC_NOTE_STRUCT. Votre revendeur pourra vous aider à réaliser cette adaptation.

Haut de page


Lignes d'encodage

  • L'ordre des colonnes est modifiable (principe de glisser au bon endroit) et est mémorisé par journal.
  • Les colonnes affichées sont identiques pour tous les types de documents mais varient en fonction du paramétrage général.
  • Vous pouvez glisser les colonnes non significatives à la fin.
  • La colonne * (paramétrable) indique la fin de la ligne d'encodage : mettez les colonnes non modifiables ou dont la modification n'est pas souhaitée à la droite de cette colonne.
  • En fonction du champ dans lequel se trouve le curseur (en mode édition), Logistics affiche une petite aide. Dans notre exemple, les différents tarifs.
  • Le libellé est marqué en jaune s'il y a une note de ligne qui y est associée. Double-cliquez dessus pour la visualiser/éditer suivant que vous êtes en 'Edition' ou en 'Consultation'.
  • En mode 'Consultation', si vous double-cliquez sur un Code article, Logistics ouvre la fiche de l'article en question.
  • Clic droit dans une colonne affiche un menu contextuel :
  • Utilisez les boutons d'action pour Ajouter, Insérer (au-dessus de la ligne active), Copier ou Effacer une ligne.

Haut de page


Totaux

Les totaux sont suivant le paramétrage du journal calculés en cours d'encodage ou lors de la sauvegarde.

Champ

Description

Base

Montant HTVA.

TVA

Code de la TVA appliquée

Taux

% TVA à payer

Mont. TVA

Montant TVA

TVAC

Montant TVAC

Total quantité

Total des quantités des différentes lignes.

Total à payer

Montant total à payer.

Solde à payer

Solde à payer (se met à jour via l'importation des paiements ou manuellement via le module paiements).

Haut de page