L'archivage des données permet de déplacer des données anciennes dans des archives. Une fois archivé, ces données ne sont plus modifiables mais toujours consultables.
Dans cette première version de l'archivage, seul les documents et les données directement liées sont archivés. Ce sont principalement ces tables qui augmentent de volume avec le temps.
Disponible depuis la version 6.0 de Logistics.
Logistics 7.0
À partir de Logistics 7.0, il est possible de travailler avec une base de données Microsoft SQL sans fichiers DBF partagés sur le réseau.
L'utilisation de l'archivage des données devient alors redondante.
Sur cette page :
Utilisation
Avant de procéder à un archivage, il est conseillé de faire un backup !
Pour lancer un archivage, accéder à l'écran d'archivage via le menu Dossier > Maintenance > Archivage.
| Option | Description |
|---|---|
Taille du dossier Place disponible | L'écran d'archivage affiche la taille du dossier ainsi que la place restante. Il faut compter une place disponible au minium égale à la taille du dossier. |
Archiver les données avant le Archiver les documents clôturés avant cette date | L'archivage se fait à une date donnée de votre choix, vous pouvez faire un archivage tous les 5 ans comme tous les mois. Lors de l'archivage, vous pouvez archiver que certains documents. Par exemple, vous pouvez archiver toutes vos offres, commandes et livraisons et garder les factures. Les documents ouverts ne sont pas archivés : les commandes non soldées, les livraisons non facturées, et les factures non liées à la comptabilité sont conservées dans le dossier. Les documents liés à ces documents ouverts sont également gardés. |
Inventaire Transferts et consignations Générer un document d'inventaire par fournisseur | L'archivage retirant un ensemble de documents du dossier, les états de stock doivent rester corrects. A cet effet, des inventaires sont générés à la date d'archivage ainsi que des documents de mouvements de stock reprenant la situation des dépôts de transits des transferts en cours et des états de consignations par tiers. Indépendamment du fait que l'archivage supprime des documents du dossier, les positions de stock doivent rester correctes. C'est pourquoi des documents d'inventaire sont générés à la date d'archivage, ainsi que des documents de mouvement de stock reflétant la situation des dépôts de transits des transferts en cours et des états de consignations par tiers. Ces documents d'inventaire peuvent être générés par fournisseur (option cochable). |
| Liste des journaux à archiver | La liste des journaux à archiver permet de visualiser ceux qui seront traités et de sélectionner ceux qui ne doivent pas l'être ou à forcer.
|
Vérifier les données (recommandé) | Avant leurs archivages, les données sont vérifiées, leur cohérence doit être correcte pour que celles-ci puissent être classées. La vérification se fait sur tout le dossier, si vous réalisez un archivage sur plusieurs années par tranche d'un an, vous pouvez décocher l'option après le premier archivage. |
Corriger les données (recommandé) | Il est recommandé de corriger les données avant l'archivage. |
| Forcer l'archivage même s'il y a des erreurs dans le dossier | L'archivage peut être forcé même si le fichier contient des erreurs en cochant cette option. |
Une fois la vérification terminée, un fichier log est ouvert contenant les messages de prévention ou d'erreur.
Celui-ci se trouve dans le répertoire du dossier et porte un nom au format CheckData_yyyymmdd.txt où yyyymmdd correspond à la date d'archivage.
L'archivage terminé, un autre fichier log est ouvert contenant la liste des opérations réalisées.
Stockage des archives
Les données archivées sont placées dans le répertoire ARCHIVAGE du dossier.
Ce répertoire ARCHIVAGE contient
- un sous-répertoire dont le nom est la date d'archivage au format YYYYMMDD,
- la table ArchiveLock.dbf utilisée uniquement lors de la procédure d'archivage,
- et la table IdMin.dbf contenant les plus grands identifiants archivés, derniers numéros de journaux utilisés, …
Le répertoire des données archivées contient les tables archives avec comme suffixe la date d'archivage.
Vérification de l'archivage
Pour s'assurer que l'archivage est correct, vous pouvez imprimer l'état d'inventaire avant archivage et vérifier avec l'état d'inventaire après.
Consultation des données archivées
La consultation des données est accessible via l'écran des documents, l'impression des documents et les rapports paramétrables.
Ecran des documents
Cette consultation dépend de la version de l'écran des documents, du mode de recherche (fixe ou paramétrable), et de l'utilisation ou non du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
| Ecran des documents | Version <= 4.2 | Version >= 5.0 | ||
|---|---|---|---|---|
| Archives | SQL | Archives | SQL | |
| Recherche Fixe |  | | | |
| Recherche Paramétrable |  | | | |
| Documents liés | | | | |
Parcours documents (suivant, précédent, premier, dernier) | | | | |
| Impression | | | | |
| Dupliquer | | | | |
| Dossier | | | | |
| Rechercher un article | | | | |
| Créer une action | | | | |
Sans le Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2), la recherche sur les documents archivés peut être moins rapide. Pour éviter des lenteurs inutiles, l'option Rechercher également dans les archives a été ajoutée dans les critères de recherches fixes.
Impression des documents
L'impression des documents archivés se fait avec ou sans l'utilisation du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
Rapport paramétrable
L'impression des rapports paramétrables des documents archivés ne peut se faire qu'avec l'utilisation du Module Synchro SQL (disponible jusqu'à la version 6.2).
L'accès à ces données ne se fait que si l'option Accéder à la base de données SQL est cochée.
Plug-in
Il est également possible d'accéder aux données archivées par plug-in. Voir la documentation technique sur l'archivage réservée aux revendeurs.
