Cet utilitaire permet d'injecter des données issues d'une autre application telles que les fiches signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable ou encore des écritures comptables, dans WInBooks en effectuant préalablement une série de contrôles.


Ce document se veut être un complément au guide WinbooksApi dans lequel la manière de créer et traiter les fichiers est largement expliquée.

Différentes étapes à suivre pour injecter les données

  1. Connexion au dossier vers lequel les données vont être importées
  2. Renseigner la période et le répertoire dans lequel se trouvent les données à importer
  3. Tester 
  4. Résolution des anomalies éventuelles (Avertissements ou erreurs fatales)
  5. Importer
  6. Quitter ou déconnecter


Mise en route du Winbooks linker.


 

Après l'appel du programme, renseignez l'utilisateur , le mot de passe de l'utilisateur si nécessaire, le dossier et l'exercice comptable vers lequel vous désirez injecter les données.

Ces paramètres (Utilisateur/Société) ainsi que les paramètres (Information, détaillé ci-après) peuvent être mémorisé en cliquant sur


Connexion





Cliquer sur CONNEXION , pour se mettre en liaison avec le dossier comptable sélectionné.
Lorsque la connexion est établie, l'icône CONNEXION est grisée et l'icône DECONNEXION est accessible.


Certaines informations concernant le dossier sont affichés.

Nom du dossier

Répertoire :

  • Répertoire dans lequel le dossier se trouve.
  • Dossier qui exploite l'analytique ou non.
  • Indique si on utilise le fichier USERS retrouvé via userpath du winbooks.ini (fonction init de la winbooksofficeapi retourne 0) ou si on utilise le fichier USERS local (fonction init de la winbooksofficeapi retourne 4 et on a demandé à l'utilisateur si il voulait utilisé le fichier USERS local et celui-ci a répondu "OUI")
  • Type de connexion au dossier (LOCAL, C/S, INTERNET ou NETWORK)

Information.





Dans la partie Information : Renseignez, la période par défaut, le format de fichier utilisé (TXT dans l'exemple) et le répertoire de travail dans lequel se trouvent les fichiers à importer.
La période par défaut est utilisée si la notion de période n'est pas renseignée dans le fichier ACT qui doit être importé.

Les formats de fichier pouvant être lus sont DBF, TXT, CSV, SDF  et les fichiers utilisés par CPTLINK de Cubic.

CPTLINK Cubic


Les fichiers CPTLINK ne peuvent être traités que pour des dossiers de législation belge.

Au niveau des fichiers cptlink cubic, le programme reconnait les fichiers txt et dbf.

CPTLINK Cubic TXT

Voici la liste des noms de fichiers acceptés dans le cas d'intégration de fichiers cubic txt :

cptsc01.txt,cptsf01.txt, cptjv01.txt,cptja01.txt,cptjf01.txt,cptjo01.txt.

Cliquez ensuite sur le bouton 

Précisez l'emplacement du fichier structure temporaire dbf cubic. (scli.gen, sfou.gen,cptjv.gen,cptja.gen,cptjf.gen,cptjo.gen)

Précisez l'emplacement des fichierds TXT à convertir.

Ensuite cliquer sur Convertir* pour transformer les fichiers .TXT en .TMP.

Pour terminer, indiquez que vous aller importer des fichiers Cubic DBF et vous pourrez importer vos fichiers.

CPTLINK Cubic DBF 

 Dans le cadre d'une intégration de fichiers cubic DBF,  les noms des fichiers doivent être les suivants cptsc01.tmp,cptsf01.tmp,cptjv01.tmp,cptja01.tmp,cptjf01.tmp,cptjo01.tmp.

En cas d'intégration au format Cubic, l'extension des fichiers doit être .TMP


Fichiers TXT 


Les fichiers .txt doivent-être au format ANSI et non pas en UNICODE, le séparateur doit être la virgule, chaque fin de ligne doit contenir un CRLF (Carriage Return Line Feed), le format date doit être YYYMMDD, les valeurs des champs doivent-êtres entre double quotes

Fichiers CSV


En cas d'intégration de fichiers de type csv, le séparateur doit être la virgule, chaque fin de ligne doit contenir un CRLF (Carriage Return Line Feed), le format date doit être YYYMMDD.

Bien entendu, le séparateur décimal doit être le point.

To Exclude

Le bouton To exclude permet d'exclure certaines zones des fichiers clients, fournisseurs et comptes généraux qui NE DOIVENT PAS être importés dans le dossier.
Par exemple, la notion de catégorie client est gérée dans WinBooks et pas dans l'application de facturation. Lorsqu'un client est importé dans WinBooks, sa fiche signalétique par défaut est totalement remplacée. En excluant la zone catégorie, ce sont toutes les autres zones qui seront remplacées.
Les zones exclues seront toutefois traitées et vérifiées dans le test, mais ne seront pas importées.

Tester

Lorsque toutes les données ont été renseignées, en cliquant sur l'icône , le programme va tester la validité des fichiers se trouvant dans le répertoire de travail.
L'écran est bloqué pendant la durée du test. 
Le résultat du test pourra être consulté dans les onglets « Avertissements » et « Erreurs fatales ».

Opérations




Permet de visualiser toutes les opérations qui ont été exécutées.

Avertissements.



 

Cet écran affiche les messages de type « Warning ». Cela veut donc dire qu'ils ne sont pas bloquants pour la suite du traitement, mais doivent être traités.Il est donc nécessaire de passer dans l'onglet Résolutions afin de contrôler et éventuellement d'adapter la manière dont ces « Warnings » vont être gérés.

Erreurs fatales.






Comme son nom l'indique, cet écran affiche les erreurs fatales. Tant qu'il y a une erreur fatale, le fichier ne sera pas importé.
Dans cet exemple, les pièces comptables ont une année comptable différente de 2006, qui était celle renseignée lors de la connexion.
Solution, corriger le fichier ou changer d'exercice.

Attention, si une erreur relative a un compte analytique est affichée, la référence du compte analytique est précédé du numéro de section (Numéro de plan analytique).


Résolutions.





Cet écran permet pour les messages de type « Avertissements », de sélectionner l'option la plus adéquate pour le traitement.
Dans cet exemple, l'utilisteur peut, soit remplacer , ignorer ou alors effacer.
Remplacer : Si certaines écritures (même journal, période, numéro de document) se trouvent dans WinBooks et se retrouvent aussi dans le fichier à importer, les écritures du fichier à importer vont remplacer celles de WinBooks. Les autres écritures contenues dans ce fichier seront également importées et ajoutées au fichier de WinBooks.
Ignorer : Les écritures suivantes sont injectées dans WinBooks.
Effacer/Tout écraser : Les écritures existantes dans WinBooks pour le journal et la période concernée sont effacées et remplacées par les écritures contenues dans le fichier Import. 

Les paramètres sélectionnés seront sauvegardés en cliquant sur l'icône « Sauver ».


Pour les erreurs fatales, il s'agit ici juste du descripitif de l'erreur. Il faut corriger le fichier et ensuite relancer un test avant d'importer.


Lorsque les anomalies sont résolues, cliquez sur   pour injecter les données.

Divers.





Enregistrer la résolution des conflits automatiquement

Les paramètres de résolution seront sauvegardé automatiquement dès qu'ils sont modifiés sans passer par le bouton sauver. Cette option n'est actuellement pas exploitée .

Générer automatiquement un historique de l'importation

Un fichier LOG est généré lorsque vous quittez l'application ou lorsque vous vous déconnectez du dossier. 
Le fichier log se trouve dans le sous répertoire "History" du répertoire ou se retrouve  WBLinkInterface.

Effacer les fichiers temporaires en quittant

Si vous cochez cette case, TOUS les fichiers du répertoire de travail sont automatiquement supprimés lorsque l'on quitte WBLinker.

Afficher auto les avert et les erreurs fatales

Si cette option est cochée, la liste des messages est automatiquement présentée dans les onglets adéquats. Plus besoin de cliquer sur le bouton Afficher

Restaurer automatiquement le fichier des langues

Cette option est automatiquement cochée. Elle permet de mieux gérer les messages du WBlinker dans la langue de l'utilisateur. Remplace le fichier language.txt du  répertoire par celui de l'exe.

Copier automatiquement le fichier VATALT dans le répertoire d'importation

Principalement utilisé pour les imports de fichiers au format cubic. Le fichier VATLAT contient la corespondance entre les codes TVA cubic et WinBooks

Cette option permet de recopier le fichier VATALT  vers le répertoire de travail et d'exploiter ce fichier.

  • Comment retrouver le fichier VATALT que l'on va copier :
    • On regarde le Path dans lequel WinBooks est installé (via la clé de registre WinBooksPath se trouvant HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WINBOOKS\Winbooks\<version> (Pour connaitre le numéro de version on remonte les numéros de versions contenu dans une table). Remarque en vérifiant dans le code il semblerait que le dernier numéro de version sur lequel on se base est le numéro 5.01 (=> manque 5.50 et  6.00)
    • Si on ne trouve pas de fichier VATALT.DBF dans le répertoire en question, on va voir dans le sous-répertoire import du répertoire retrouvé.
    • On essaie de recopier le fichier VATALT.DBF ainsi trouvé

Passer outre Fiche Signalétique bloquée

Lors de l'import on contrôle si l'on bien accès en écriture sur les enregistrements à modifier.  Dès lors, on reçoit un message "Référence bloquée par un autre utilisateur"

SI cette option est cochée, on continue le traitement sans mettre la fiche signalétique "bloquée" à jour.

Injection directe des factures

Lorsque l'on injecte des données avec WBLinker (WinBooksOffice API), tous les fichiers concernés sont bloqués en écriture.

Par exemple, si vous injectez un fichier ACT (écritures comptables), les fichiers ACT - CSF - ACF sont bloqués en écriture. Vous ne pouvez donc pas encoder dans WInBooks pendant la durée de la procédure.

Avec cette option activée, vous pouvez injecter qu'une facture en ne bloquant que le journal correspondant.

Remarque dans le cas d'injection directe, on force l'option "Bypass fiche signalétique bloquée"
Si l'option n'est pas activée, on "LOCK" tout les fichiers que l'on serait susceptible d'utiliser. (ACT-CSF-ACF-DBK-CODEVAT-COUNTRY-CURRENCY-MEMO-TABLE-ZIPCODE)

Paramètres 

 TVA 

En introduisant un code TVA client ou fournisseur, le programme va afficher le code interne, le taux et les comptes centralisateurs. Utile pour remplir le code TVA des fichiers à importer. 

 Périodes

En introduisant une date, le programme va indiquer la période comptable de WinBooks auquel elle appartient dans le dossier en cours. 

Champs

Description de toutes les zones pour chaque type de fichier à importer.

  • Sélectionnez le type de fichier
  • Sélectionnez ensuite une zone du fichier
  • Le descriptif, le type et la longueur de la zone sont affichés.

Attention, le WBLinker ne fonctionne pas en mode client/serveur, il faut donc basculer temporairement l'application en mode non client/serveur, le temps de faire l'intégration

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