Les différentes forme de tri son accessibles via le menu Opérations/Trier les documents ou à l'aide d'un clic droit sur le nom d'un répertoire. |
Lors de la reconnaissance, la date du document est notamment extraite. C'est cette date qui est retenue pour le tri des documents. Vous avez le choix de la sélection des documents à trier mais vous pouvez également définir un intervalle de vraisemblance : Virtual Invoice vous signalera les documents dont la date est en dehors de l'intervalle de vraisemblance.
Sélectionnez le menu Opérations/Trier les documents
Evidemment, Virtual Invoice ne peut pas faire de miracles : les documents qui ne présenteraient aucune date, ou pour lesquels Virtual Invoice n'aurait pas trouvé de zone correspondante, de même que les documents en-dehors de l'intervalle de vraisemblance, se retrouvent alors en tête de liste après le tri.
Dans ce cas, il suffit pour l'utilisateur de les passer en revue et d'indiquer la date du document, soit en l'encadrant sur la facture, soit en l'encodant dans la zone date de la fenêtre des marques reconnues. Cela fait, il suffit de relancer le tri.
Utiliser l'option "Placer les notes de crédit en tête de liste" si vous encodez vos notes de crédit dans un journal dédicacé à cet effet, cela vous évitera de devoir switcher de journal pendant la phase d'encodage |
Les pièces comptables doivent être encodées de manière fidèle et sans retard, par ordre chronologique croissant |
Si vos documents comportent des suites, il est important de les grouper ensemble. A défaut, le tri par date risque à coup sûr d'égarer les suites : les suites avec date seront classées à un autre endroit et celles sans date en début de liste. Impossible alors de vous y retrouver. |
Pour un commentaire approfondi sur cette question, voyez la Discussion sur la numérotation des pièces scannées comptabilisées.
En plus du tri par date, d'autres forme de tri des documents sont disponibles:
Pour changer l'ordre de tri, Sélectionnez le menu Opérations/Trier les documents
Une fois l'option activée, celle-ci s'affichera dans la colonne des marques reconnues:
Les sélections effectuées dans cette fenêtre "Classement des documents" sont automatiquement mémorisés. Vous pouvez également mémoriser ces sélections pour tous vos dossiers comptables. |